内定承諾メールの例文と送り方を解説!状況別のポイントも紹介

内定承諾メールの例文と送り方を解説!状況別のポイントも紹介
企業からメールで内定通知を受け取った場合、電話とメールのどちらで返事をすればいいですか?
基本的には内定通知がメールで送られてきた場合は、メールで返答して問題ありません。

内定承諾の連絡は届いてから3日前後までにするのが望ましいです。早ければ早いほどいいと考えておきましょう。企業が回答期限を設けている場合は、その期日以内に返事をしてください。

当記事では、4つのシチュエーションを想定して例文と返信のポイントをお伝えします。

それでは、例文と書き方のポイントをみていきましょう。

ケース1:内定通知のメールに承諾の返信をする際の例文

まずは基本のケースとして、内定を承諾する場合の例文を紹介します。

内定承諾メールの例文
【件名】
採用内定のお礼/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

先日、面接をしていただきました◯◯と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

一日も早く貴社に貢献できるよう、日々精進する所存でございます。ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。

————
【署名】
————

次は、例文を基にメールを作成するときのポイントを紹介します。

メールは簡潔かつ丁寧に!絶対に記述するべき2つのポイント

ビジネスメールにおいて何よりも重要なのは、伝えるべきことを簡潔かつ丁寧に伝えることです。

このケースでは、次の2つのポイントが伝わる文面を必ず含めましょう。

  • 内定への感謝の気持ち
  • 入社に向けた意欲・熱意

あとはビジネスメールのマナーに倣って、メールを仕上げます。

メールの基本的な流れとポイントを解説

採用内定の連絡に返事をする際の、メールの基本的な流れは次のとおりです。

  1. 氏名を伝える
  2. 内定へのお礼を述べる
  3. 要件を記載する
  4. 結びの一文で締める

氏名の前には、「先日、面接をしていただきました◯◯」と一文追加しましょう。次に内定をもらったことへのお礼の言葉を書きます。要件を書いたら、締めの言葉で文を結んでください。

ビジネスメールは「件名」「宛名」「署名」を必ず記載しよう!

件名はメールの内容と差出人がひと目でわかるように、次のように記載します。

「採用内定のお礼」/氏名
「内定通知承諾のご連絡」/氏名
件名をわざわざ変えずに、もとの件名のまま返信した方がわかりやすくないですか?
そうですね。ここでは件名も自分でつけることを想定して例文を紹介しましたが、「Re:もとの件名」でもまったく問題はありませんよ。

宛名には、「会社名」「部署名」「役職名」「担当者氏名(敬称)」を記載します。会社名は正式名称を書きましょう。株式会社を(株)のように省略するのは、ご法度なので要注意。

署名は「——」などの線を上下につけ、本文と区切るのが一般的です。署名欄には次のような内容を記載しましょう。

————————
【署名】氏名
メールアドレス
郵便番号
住所
電話番号
————————

ビジネスメールの基本的なマナーを押さえて、メールを作成しましょう。

ケース2:内定を承諾するか迷う!ひとまず保留にしたいときの例文

内定通知をもらったものの、「他社の選考結果がでるまで、保留したい」「承諾するか悩んでいる」というケースも。その場合は次のように、内定を保留したい旨を伝えましょう。

内定保留メールの例文
【件名】
内定承諾のご回答延期のお願い/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

先日、面接をしていただきました〇〇と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社からこのようなご評価を賜りましたこと、大変うれしく存じます。

入社のお返事につきまして、大変恐縮ではございますが、〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。重要なことですので、改めて家族と相談したうえで決断したく思います。

こちらの都合でご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、ご理解いただけましたら幸甚に存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。

————
【署名】
————

回答はいつまでも待ってもらえるものではありません。次の章では、内定保留の期間についてお伝えします。

内定保留は企業の厚意!より丁寧な文面を心がけよう

メールの基本的な書き方は「メールの基本的な流れ」をご覧ください。

内定保留は企業の厚意だということを、忘れてはいけません。より丁寧な文章を心がけましょう。保留期間については、こちらから期限を申し入れます。

保留はどの程度の期間、待ってもらえるものですか?
目安としては3日前後。長くて1週間と考えておきましょう。保留期間が長い場合は、採用取り消しになる可能性もあるので要注意ですよ。

保留の理由として、「他社の選考結果を待ちたい」という人は多いと思います。しかし相手企業としては、そのような保留理由にいい印象を受けません。

「家族と相談のうえ決めたい」など、当たり障りのない言い方が無難です。

ケース3:内定を保留にしていたけれど、受諾すると決めたときの例文

次に紹介するのは「保留にしていた内定を受諾したい」というケースです。

内定保留後の承諾メールの例文
【件名】
内定承諾のご連絡/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

先日、貴社よりご内定をいただき、回答を保留させていただいておりました◯◯です。

この度は私の都合で勝手なお願いをしたにも関わらず、猶予期間をいただき誠にありがとうございました。

改めまして、謹んで内定をお受けし、入社させていただきたく存じます。

ご厚情にお応えできるよう、貴社の発展のため日々精進する所存でございます。ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。

まずは取り急ぎ、ご連絡申し上げます。

————
【署名】
————

回答を待ってもらったことへの感謝を述べたうえで、入社の意志を固めたことを明確に伝えましょう。次の章では、内定保留の期限についてお伝えします。

保留期限に要注意!感謝の気持ちを忘れず伝えるべし

メールの基本的な書き方については「メールの基本的な流れ」を確認してください。

このケースでは、猶予期間をもらったことへのお礼を忘れないようにしましょう。また通常のメール以上に、入社への熱意を伝えることが重要です。

なお保留の期限が迫っている場合は、いつ確認されるかわからないメールよりも電話での連絡をオススメします。

「保留期限ギリギリだけど、どうしてもメールでしか連絡できない」という状況のときは、どうしたらいいですか?
ギリギリであっても、やむを得ない状況でしたら仕方ありません。

しかし「メールでのご連絡となり申し訳ございません」など、一言お詫びを添えたほうがいいでしょう。

ケース4:内定を受諾する前に雇用条件を確認したいときの例文

最後に紹介するのは「内定通知をメールでもらったものの、待遇や雇用条件が確認できていない」という少し難しいケースです。

この場合、内定を承諾する前に必ず雇用条件の確認をしましょう。

正確な雇用条件がわからないまま内定を承諾してしまうと、求人情報で提示されていた雇用条件とは違うことが入社後に判明するなどのトラブルになりかねません。

待遇や条件面などについては、自分からは聞きづらいかもしれませんが、満足のいく転職ができるようにきちんと確認してください。

雇用条件を確認する場合の例文
【件名】
採用内定のお礼と雇用条件の確認/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

先日、面接をしていただきました◯◯と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内定受諾のお返事の前に、ご確認させていただきたいことがございます。

先日の面接の際に、雇用条件について詳細をお伺いすることを失念しておりました。お手数をおかけいたしますが、〇〇について具体的にお教えいただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

————
【署名】
————

内定受諾前の雇用条件の確認は必須です。次の章では「内定を承諾する前に明確にしておくべき雇用条件」を紹介します。

雇用条件の確認は必須事項!内定承諾はそのあとで

メールの基本的な書き方については「メールの基本的な流れ」をご覧ください。

このケースの場合、現時点では「内定を承諾していない」という旨をはっきり伝えることが重要です。雇用条件の確認後にあらためて内定を受諾することをきちんと記載しましょう。

 
企業に質問をする場合は、聞きたいことを明確にする必要があります。

明確にしておくべき主な雇用条件
  • 給料の額
  • 昨年の賞与実績
  • 労働時間(始業時刻~就業時刻、休憩時間)
  • 休日の曜日・日数、休暇
  • 通勤交通費(支給の有無、上限)
  • 福利厚生(社会保険など)

例文の「〇〇について」の部分には、自分の知りたい条件を記載しましょう。

雇用条件を確認することは決して悪いことではないのですが、快く思わない採用担当者もいるかもしれません。「相手の気分を悪くさせない」ことも社会人として大切なマナーですので、謙虚な気持ちで確認しましょう。
もし雇用条件を聞いても教えてもらえなかった場合、どうしたらいいですか?
残念ですが、雇用条件を提示しない会社に入社するのはリスクが高いです。企業の対応次第では、内定辞退を検討する必要もあります。
僕は、内定が出たあとに「雇用条件の確認をしたい」と言えるか、不安です・・・。
企業との条件交渉が苦手な人は、転職エージェントを利用してみましょう。あなたに代わって、雇用条件の提示を求めたり、条件交渉をしたりします。

転職エージェントについて詳しくは「転職エージェントとは?利用すべき理由とメリット・デメリット」をご覧ください。

内定承諾メールを書くときは簡潔かつ丁寧な文章を心がけよう

メールは文面のみの連絡手段であるため、表情や声音などで気持ちを表すことができません。そのため、メールではマナーや言葉づかいなどが重視されます。

内定通知に対するメールを書くときは、伝えたい内容がきちんと伝わり、かつ丁寧な文章となるよう心がけましょう。

「件名」「宛名」「署名」は、記入ミスに要注意。メール本文は氏名を伝え、用件を丁寧かつ簡潔に書いたら、締めの言葉で文章を結びましょう。

ここで紹介したメールの例文は、あくまでも一例です。「メールの流れを参考に1からメールを作成」したり「例文にあなたの気持ちを少しプラス」したりと、当記事を活用してください。

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