内定承諾メールの例文と送り方を解説!状況別のポイントも紹介

内定承諾メールの例文と送り方を解説!状況別のポイントも紹介
メールで内定通知を受け取った場合、承諾の連絡は電話とメールのどちらですればいいですか?
内定通知がメールで送られてきたなら、こちらもメールで返答すれば問題ありませんよ。

内定承諾のメールを送るのは、早ければ早いほど印象も良くなります。遅くとも届いてから3日間のうちに返信してください。回答期限がある場合は、それを守ってくださいね。

この記事では、4つのシチュエーションを想定して例文と返信のポイントをお伝えします。

ケース1:内定通知のメールに承諾の返信をする際の例文

まずは基本のケースとして、内定を承諾する場合の例文を紹介します。

内定承諾メールの例文
【件名】
採用内定のお礼/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

お世話になっております。
本日(昨日、一昨日)ご連絡をいただきました、◯◯ ◯◯です。

このたびは、ご内定をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。謹んでお受けいたします。

一日も早く貴社に貢献できるよう、日々精進する所存でございます。ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げました。

————
【署名】
————

メールを作成するときには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。順に見ていきましょう。

メールは簡潔かつ丁寧に!絶対に書いておくべき2つのポイント

内定承諾メールで何より重要なのは、承諾した旨を簡潔かつ丁寧に伝えることです。

次の3つのポイントを必ず含めましょう。

内定承諾メールの必須事項

  • 内定への感謝の気持ち
  • 「承諾した」という意思表示
  • 入社への意欲・熱意

はじめに、内定をもらえたことへの感謝の気持ちを伝えます。

より丁寧にしたいなら「このたび御社よりご内定をいただけましたこと、心より感謝申し上げます」のようにしてもよいでしょう。

内定をもらっても辞退する人がいるので、「承諾した」という事実も明記しておくのがおすすめ。前の文に続いて「謹んでお受けいたします」とすれば、十分伝わります。

せっかく内定をもらったのですから、その気持ちにどう応えるか、意欲や熱意を書いておくと好印象ですよ。

メールの基本的な流れとポイントを解説

採用内定の連絡に返事をする際の、メールの基本的な流れは次のとおりです。

内定承諾メール文章の流れ

  1. 氏名を伝える
  2. 内定へのお礼を述べる
  3. 要件を記載する
  4. 結びの一文で締める

氏名の前には、誰なのかがすぐにわかるよう、「本日ご連絡をいただきました〇〇です」「先日、ご面接いただきました◯◯です」など、自分だとわかってもらいやすい説明を追加しましょう。

次に内定をもらったことへのお礼の言葉を書きます。要件を書いたら、締めの言葉で文を結んでください。

内定承諾メールには「件名」「宛名」「署名」を必ず記載しよう!

件名はメールの内容と差出人がひと目でわかるように、次のように記載します。

「採用内定のお礼」/氏名
「内定通知承諾のご連絡」/氏名
件名をわざわざ変えずに、もとの件名のまま返信した方がわかりやすくないですか?
そうですね。ここでは件名も自分でつけることを想定して例文を紹介しましたが、「Re:もとの件名」でもまったく問題ありませんよ。

宛名には、「会社名」「部署名」「役職名」「担当者氏名(敬称)」を記載します。会社名は正式名称を書きましょう。株式会社を(株)のように省略するのはご法度です。

署名を入れる前には、本文との区切りとして「——」などの線を上下につけるのが一般的です。署名欄には次のような内容を記載しましょう。

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【署名】氏名
メールアドレス
郵便番号
住所
電話番号
————————

ビジネスメールの基本的なマナーを押さえて、メールを作成しましょう。

ケース2:内定を承諾するか迷う!ひとまず内定を保留したいときの例文

内定通知をもらったものの、「他社の選考結果が出るまで保留したい」「承諾すべきか悩んでいる」という人もいますよね。その場合は次のように、内定を保留したい旨を伝えましょう。

内定保留メールの例文
【件名】
内定承諾のご回答延期のお願い/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

お世話になっております。
昨日(または一昨日)ご連絡をいただきました〇〇です。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社からこのようなご評価を賜りましたこと、大変うれしく存じます。

しかしながら入社のお返事につきまして、〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。諸事情により、改めて家族と相談するお時間をいただきたく存じます。

こちらの都合で勝手を申し上げることとなり誠に申し訳もございませんが、ご理解いただけましたら幸甚に存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。

————
【署名】
————

承諾するメールよりも、より丁寧に、へりくだって書くのがおすすめです。

「保留とさせてください」ではダメなんですね。
ええ、「保留」というのはこちら目線の物言いですし、こういう場合に使うのは失礼になりますよ。

保留をお願いする場合のメールは、すぐに返信するのもよいですが、迷っている状況を伝えるためにあえて次の日に送るのもおすすめです。

ただし、回答はいつまでも待ってもらえるものではありません。

内定保留は企業の厚意!いつまでなら待ってもらえる?

内定保留をお願いすることは、事情があれば仕方のないことではあります。しかし待ってもらうのは企業の厚意であることを、忘れてはいけません。

保留期間については、こちらから期限を申し入れます。

どの程度の期間なら、待ってもらえるものですか?
早いに越したことはありませんが、目安としては3日前後。長くて1週間と考えておきましょう。

保留期間が長い場合は、採用取り消しになる可能性もあるので要注意です。

こちらにとっても転職先の決定は一大事ですが、企業にとっても辞退されたら別の人に連絡しなくてはならず、手続き上の問題もあります。あまり長くは待ってもらえないと考えてください。

内定保留の理由は別の会社の合否待ち!その場合はどう書けばいい?

内定を保留したいと思うのには、それなりの理由がありますよね。

上の例のように「家庭の事情」という人もいますが、多いのは「別の会社の返事を待ってから決めたい」というケース。

正直に事情を説明するのがおすすめですが、「ないがしろにされた」と感じる担当者もいるでしょう。なるべく心象を悪くしない文面を心がける必要があります。

書き方の例を紹介します。

<別の企業も受けていることを話してあるケース>
面接の際にもお話しましたが、他社への応募も致しております関係上、◯月◯日までお待ちいただけますと幸いに存じます。

<別の企業も受けているとは伝えていないケース>
実は、御社とは別にもう一社で選考を受けており、現在結果を待っている状況です。

結果がわかり次第、速やかにご連絡させていただきます。

こういった場面を防ぐには、面接の時点で別の会社にも応募していることを伝えるのも1つの方法です。「他社に取られたくない」と内定を早くもらえることもあり得ます。

ケース3:内定を保留にしていたけれど、受諾すると決めたときの例文

「保留にしていた内定を受諾したい」となった場合には、次のように書きましょう。

内定保留後の承諾メールの例文
【件名】
内定承諾のご連絡/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

大変お世話になっております。
先日、貴社よりご内定をいただき、回答を保留させていただいておりました◯◯です。

この度は私の都合で勝手なお願いをしたにも関わらず、猶予期間をいただきましたこと、誠にありがとうございました。

改めまして、謹んで内定をお受けし、貴社へのご入社をお願いしたく存じます。

ご厚情にお応えできるよう、貴社の発展のため精進する所存でございます。ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。

まずは取り急ぎ、ご連絡を申し上げます。

————
【署名】
————

まずは回答を待ってもらったことへの感謝を述べたうえで、入社の意志を固めたことを明確に伝えましょう。

内定を辞退することに決めた場合の連絡については、こちらの記事を参考にしてください。

ケース4:内定受諾の前に雇用条件を確認したいときの例文

内定を承諾する前に、「あいまいな点や不明な点をクリアにしておきたい」という場合もありますよね。

その場合は、内定承諾の前に必ず確認をして、納得してから承諾するようにしましょう。

待遇や条件面などについては、入社後に「先にしっかり聞いておくべきだった」と後悔する人がたくさんいます。

聞きづらい気持ちもよくわかりますが、後々のことを考えると、絶対に聞いておくべきです。

雇用条件を確認する場合の例文
【件名】
採用内定のお礼と雇用条件の確認/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

お世話になっております。
ご連絡をいただきました◯◯と申します。

この度は内定をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。

つきましては、ご返事を申し上げる前に、数点確認させていただきたいことがございます。

先日の面接の際に、雇用条件について詳細をお伺いすることを失念しておりました。

お手数をおかけいたしますが、次の点につきまして、具体的な条件等をお教えいただけますでしょうか。

・雇用形態は「正社員」で間違いないでしょうか
・試用期間はございますでしょうか
・休日は隔週の土曜と毎週日曜との認識で間違いないでしょうか

お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

————
【署名】
————

この場合、現時点では「内定を承諾していない」という旨をはっきり伝えることが重要です。

また、「雇用条件を教えてほしい」とざっくり聞いてしまうと、簡単な条件文などが送られてきて、何度も質問をし直したり、肝心なことを質問し忘れたりする可能性が高いです。

1から聞くのではなく、「〇〇でよろしいでしょうか」というように、確認の形でなるべく細かく質問することをおすすめします。

雇用条件で確認しておくべきこととは?

 
企業に質問をする場合は、聞きたいことを明確にしてください。聞いておかないと後悔するのは、次のような項目です。

明確にしておくべき主な雇用条件
  • 給料の額
  • 昨年の賞与実績
  • 残業時間(平均や繁忙期など)
  • 休日の曜日・日数、休暇
  • 通勤交通費(支給の有無、上限)
  • 福利厚生

特に給与については、面接では聞きにくくてもこの時点ではっきりさせましょう。

雇用条件を確認することは当然の権利ですが、承諾の返事と引き換えのような形になることで、快く思わない採用担当者もいる可能性はあります。

「聞くのは当然の権利でしょ」という気持ちでなく、謙虚な気持ちで確認しましょう。

もし雇用条件を聞いても教えてもらえなかった場合、どうしたらいいですか?
残念ですが、雇用条件を提示しない会社に入社するのはリスクが高いです。

そのような企業には、入社しても後悔してしまうかもしれません。内定辞退を検討する必要もありますね。

労働契約を結ぶ際に雇用条件を提示するのは、企業側の義務でもあります。その義務を守らない企業は従業員にとって良い職場とは言えない可能性もあるので、聞くべきことはしっかり聞いてみてください。

内定承諾メールは用件を簡潔かつ丁寧な文章にして早めに送ろう

メールは文面のみの連絡手段であるため、表情や声音などで気持ちを表すことができません。そのため、メールではマナーや言葉づかいなどが重視されます。

内定通知に対するメールを書くときは、伝えたい内容がきちんと伝わり、かつ丁寧な文章となるよう心がけてください。

ビジネスメールのマナーを踏まえて書いたら、なるべく早く送信します。保留をお願いするときには、相手に気を使いつつ、理由も伝えるのがマナーです。

雇用条件などに不明点や不安な点がある場合は、承諾する前に必ず確認して、納得した上で承諾しましょう。

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