履歴書(応募書類)を入れる封筒の書き方や郵送方法・基本マナー

履歴書(応募書類)を入れる封筒の書き方や郵送方法・基本マナー

就職や転職の際、まずは履歴書などの応募書類を企業に送付するケースが多いです。

それらの書類が採用選考の第一段階になっている場合もあれば、ただ単に面接の事前資料として必要であるケースも。

いずれにしても、応募書類の提出は転職希望の会社に対するファーストアプローチです。

書類選考を通過するためには履歴書の記入自体はもちろん、郵送方法や封筒の選び方、宛名の書き方など、細かい部分まで気を遣う必要があります。

この記事で紹介するのは、履歴書を郵送する際の「宛名書きのマナー」や「気を付けるべきポイント」についてです。

社会人としてのビジネスマナーをしっかり確認し、転職活動の成功を目指しましょう。

履歴書を郵送!封筒の正しい書き方・注意点を解説

応募書類を確認する際、まず第一に採用担当者の目に入るのは封筒の宛名書きです。つまり封筒の宛名をどう書くのかは、応募書類を郵送する際の重要なポイント。

封筒に宛名を書く際の注意点は次の5つです。

履歴書郵送時の宛名書きルール
  • 宛名は縦書きで黒サインペンを使う
  • 住所には漢数字を使用、省略はしない
  • 社名は正式名称、採用担当者名はフルネーム
  • 封筒の表面に赤字で「履歴書在中」と記入する
  • 自分の住所・氏名は裏面に書く

履歴書を郵送する際の封筒(表面・裏面)の書き方見本

それぞれ詳しく説明しますね。

履歴書送付の宛名は縦書き!封筒の記入は黒サインペンを使おう

履歴書は縦長の和封筒に入れて郵送するのが一般的なので、封筒の宛名も縦書きが基本です。

封筒表面の右から順に、応募先企業の「住所」と「会社名」、「採用担当者名」を縦書きで書いてください。封筒表面の右上には横書きで郵便番号を書き、左上には切手を貼ります。

履歴書を郵送する際の封筒(表面)の書き方見本

ただし応募先の企業によっては、横長の洋封筒を指定される場合も。洋封筒で履歴書を送付する場合は、封筒の表面に「横書き」で書きましょう。

宛名を記入するペンは、普通の黒ボールペンでいいのでしょうか?
履歴書を郵送するときは一般的に「A4サイズの封筒」を使いますから、ボールペンで書くと少し細くて見づらいかもしれません。

少し太めの黒サインペンを使うと良いですね。油性ペンは裏うつりするので、水性ペンの使用がオススメです。

封筒に記載する住所は省略しない!縦書きなら『漢数字』を使う

都道府県名や番地、号といった住所を表す言葉は、省略せずにすべて書いてください。

たとえば「差出人」と「送付先」の住所が同じ都内であっても、「〇〇市」ではなく「東京都」などの都道府県名から書きましょう。いきなり「◯◯市」や「〇〇区」などの名前から書き始めるのはNGです。

縦書きですから、番地などの数字は「算用数字」でなく「漢数字」を使います。

封筒に宛名を書くとき(株)はNG!採用担当者の名前はフルネームで

封筒に会社名を書くとき(株)などの略称を使うのは、失礼に当たるので絶対に避けましょう。支店名などがわかっている場合は、必ず支店名まで書くべきです。

また会社名が「株式会社〇〇」なのか、それとも「〇〇株式会社」なのかも、間違えないように気をつけてくださいね。

採用担当者の名前がわかっている場合は、必ずフルネームで書きます。名前がわからない場合は、苗字だけでも構いません。

「人事部」などの部署名や「採用担当」などの肩書きもわかっている場合は、必ず名前の上に書きます。

採用担当者名の後には、必ず「様」をつけましょう。

このとき、企業名には「御中」をつけないよう気をつけてください。

担当者名に「様」をつける場合、会社名にも敬称をつけると二重敬語になってしまいます。採用担当者名がわかっている場合は、個人名の後に「様」をつけるだけでOKです。

履歴書を郵送するために宛名を書きたいのですが、採用担当者の名前がわかりません。「〇〇会社 御中」だけでもいいですか?
会社名だけでは、どの部署の誰宛なのかがわからず、非常に不親切です。

とくに規模が大きく従業員数が多い会社だと、書類が迷子になってしまうリスクもありますよ。

採用担当者名がわからない場合でも「◯◯会社 採用ご担当者様」と、社名だけでなく届けてほしい相手を書いておきましょう。

封筒の左下に『履歴書在中』と赤色サインペンで書く

「履歴書在中」の文字は、封筒の左下に縦書きで入れるのが一般的。

重要書類が入っていると一目でわかるよう、赤文字で書いてください。

住所や会社名を記入したペンと同じ太さの、赤色サインペンを使うといいでしょう。

履歴書郵送に使う封筒の裏面に『自分の住所・氏名』を書く

自分の住所や氏名は、封筒の裏面に書きます。

封筒裏面の「自分の住所・氏名」は、表面に書いた宛名より大きな字で書かないよう注意してください。

履歴書を郵送する際の封筒(裏面)の書き方見本

「自分の住所・氏名」を書く場所は、左下でも中央でもOKです。ただし「氏名」は封筒の中央より左側に書くようにしましょう。

決まった箇所に自分の住所・氏名を書くことは、大量の応募書類を受け取る採用担当者への配慮です。

封筒に宛名を書いたら、あとは投函するだけですね!ほかにも注意点はありますか?
宛名以外にも、履歴書を郵送する際の注意点はたくさんありますよ。たとえば、小さい封筒に履歴書を三つ折りにして入れるのは、避けてくださいね。

履歴書を郵送する際の注意点について、次の章で詳しく見ていきましょう。

履歴書などの応募書類を封筒に入れて郵送する際のマナー・注意点

転職活動で応募書類を郵送するとき「送付状や添え状って入れるほうがいいの?」「提出期限が迫ってるんだけど、速達で送ってもいいの?」など、疑問に思うことはたくさんありますよね。

ここで紹介するのは、応募書類を郵送する際の基本マナーです。マナーをきちんと守れていないと、面接官や採用担当者からの印象が悪くなってしまいます。

履歴書を郵送で提出するときに気をつけたいポイントは、次のとおりです。

履歴書(応募書類)を郵送するときの注意点

それでは詳しく見ていきましょう。

履歴書三つ折りはNG!応募書類はなるべく折らない

市販の履歴書を購入すると、郵送用の封筒がついていることがあります。

大抵の場合、履歴書とセットで販売されている封筒は細長いもの。履歴書を折らなければ入りませんよね。

しかし原則として、会社に提出する応募書類はなるべく折るべきではありません。

A3やB4サイズの履歴書は、すでに二つ折りの状態で市販されているものがほとんどですよね?どんなサイズでも折らずに、封筒に入れるべきですか?
すでに二つ折りの状態で市販されているものなら、問題ありません。

そこからさらに三つ折にするなどして、A4以下のサイズにするのは避けるべきです。

会社にはたくさんの応募書類が届きます。その中で、折り癖がついた書類はかさばりやすく、重ねたりファイリングしたりするときに扱いづらいのです。

また内容を確認する際にも、折り目が邪魔をして読みづらくなります。

読み手のいる書類は、なるべく扱いやすく見やすい状態にしておくのが、相手への配慮でありビジネスマナーです。

そもそも履歴書っていろんなサイズが売られていますけど、どのサイズがいいんでしょうか?
一般的に多く市販されているB5とA4サイズの履歴書は、どちらを選んでも間違いではありませんよ。

ただし同封する「職務経歴書」はA4である場合がほとんどですから、履歴書も合わせてA4にする人もいますよ。

履歴書サイズの選び方については、次の記事を確認してください。

封筒はA4サイズがベスト!履歴書を折らずに郵送しよう

応募書類郵送に使う封筒は、A4サイズの履歴書が折らずに入る「角形2号(角2)」サイズの封筒を使いましょう。

封筒の色は白に限らず、茶色のものでも問題はありません。ただ白い封筒の方が紙質の丈夫なものが多く、中身を守ってくれる安心感はあります。

履歴書を郵送するときは送付状も必ず封筒に入れる

応募書類を送る場合の基本のマナーとして、必ず送付状(添え状)を同封してください。

送付状をつけずに「応募書類だけを封筒に入れた状態」で郵送するのは、マナー違反です。

メールでいえば、挨拶もなく添付ファイルだけ送るのと一緒ですので、非常に失礼にあたります。

応募書類はどんなに完璧でも、送付状がないだけで面接官からの印象がマイナスになってしまうことも。

履歴書の送付は、面接官からの印象を良くする絶好のチャンスです。今後の転職活動を成功させるためにも、送付状の付け忘れには注意しましょう。

送付状には日付を書きますよね。郵送する日にちを書けばいいのですか?それとも送付状を作成した日付ですか?
送付状の日付は、応募書類を郵送する当日の日付を書きます。履歴書に書く日付も揃えておきましょう。

何らかのトラブルで郵送の到着日が遅れたとしても、送付状や履歴書の日付で「応募者の投函が遅かったわけではない」ことが証明されますよ。

履歴書を封筒で郵送するときは、必ず書類をクリアファイルに入れる

書類は素の状態ではなく、クリアファイルに入れたうえで郵送しましょう。

郵送中の水濡れや折り曲げなど、アクシデントの影響を防ぐことができます。また書類が複数枚ある場合は、ばらけにくくなるのも利点です。

郵送に使うクリアファイルは、必ず透明無地のものを新しく用意してください。

ビジネス書類を送るのに、柄物や使い古しのものを使用するのはマナー違反ですよ。

封筒に貼る切手の『料金不足』に注意!郵便局に持参しよう

郵送料金は封筒の重量によって変わるため、切手の料金不足には注意しましょう。

切手の料金不足で差し戻され「締め切りに間に合わなかった」なんていう場合も。想定外のトラブルを避けるためにも、郵便局に持参して発送することをオススメします。

履歴書郵送は『普通郵便』でOK!提出期限に余裕を持って投函しよう

履歴書や職務経歴書など、採用選考に関わる重要な書類を郵送するとき「一般郵便ではなく書留として送ったほうがいい?」と迷ってしまう人もいることでしょう。

履歴書などの応募書類を郵送する場合、形式は「普通郵便」で問題ありません。

提出期限が迫っている場合は「速達で送ってもいいのだろうか」と悩む人もいますよね。

基本的には、速達で履歴書を送ったとしても問題はありません。しかし速達で郵送しなければならないほど、提出期限ギリギリに履歴書を送付するのは「印象が良い」とは言えませんね。

速達ではなく一般郵便で間に合うよう、履歴書を郵送しましょう。

履歴書を郵送する前に応募書類をコピー!面接前に確認しよう

応募書類を郵送する前に、履歴書や職務経歴書はコピーしておくのがオススメです。

転職活動では、いくつもの求人に応募する人が多いはず。どの企業にどんな志望動機の履歴書を送ったのか忘れて、履歴書に書いた内容と面接で話す内容が、矛盾してしまう可能性も考えられます。

面接前に履歴書の内容を確認するためにも、コピーをとっておくようにしましょう。

履歴書を封筒で郵送するときのよくある疑問!職務経歴書も同封OK

新卒の就職活動では、応募書類として求められるのは主に履歴書のみ。

しかし転職の場合、履歴書とともに職務経歴書を送るように指示されるケースも少なくありません。

だからこそ「履歴書を郵送してください」としか言われていない場合、職務経歴書を同封すべきかどうか迷う人もいますよね。

結論から言えば「職務経歴書」の指定がなくても、履歴書と一緒に同封して構いません。

職務経歴書は、履歴書には記入しきれない詳しい職歴などの情報を補足するもの。転職者にとっては、履歴書とほぼ同等の意味を持つ書類だからです。

「職務経歴書」を同封されていても、企業側から見て応募者の印象が悪くなることはないでしょう。ただし送付状(添え状)には、職務経歴書を同封する旨を一言書いてくださいね。

指定のない書類を送るのに抵抗がある人は、応募する会社に直接電話などで確認してみましょう。

「職務経歴書を同封していただいても構いません」と言われれば、送っても問題ありません。「履歴書だけ送ってください」とはっきり言われたら、それに従えば良いのです。

「履歴書を送って」と指示があるのに、わざわざ会社に直接問い合わせをしたら、失礼ではないですか?
応募要項に記載のないことを疑問に思って確認するのですから、まったく問題ありませんよ。

ただし問い合わせする際は「メールの文章はシンプルかつ丁寧に書く」「スマホ用のアドレスではなく、パソコンでも利用できるアドレスでメールを送る」など、ビジネスマナーには気をつけましょう。

職務経歴書に記入する内容や適切なまとめ方については、次の記事で紹介していますので転職活動に役立ててください。

また転職活動中は、履歴書を郵送する「封筒の書き方」以外にも、履歴書に書く内容で悩んだり、面接での受け答えに困ったりすることもありますよね。

転職活動中の悩みや疑問は、転職エージェントに相談するのもオススメです。転職エージェントに登録すれば、履歴書の添削や面接対策などのサービスを無料で受けることもできます。

転職エージェントのサービス内容や登録するメリットについて、詳しくは次の記事を参考にしてください。

履歴書を郵送する際の封筒の書き方は基本的なビジネスマナー

この記事では企業に履歴書を郵送する際の、封筒の書き方や注意点について紹介しました。

履歴書や応募書類のような書類の郵送方法や宛名の書き方は、社会人として基本的なビジネスマナーです。

とくに転職者の場合は、できて当たり前と思われる可能性が高いでしょう。

書類や封筒に明らかな間違いや雑さがあると目立ってしまいやすく、面接官からの第一印象をマイナスにしてしまうこともあります。

履歴書の作成はもちろん、封筒の宛名や郵送方法のマナー・注意点をしっかり確認して、転職活動の成功を目指しましょう。

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