履歴書(応募書類)の郵送方法と封筒の宛名の書き方

たいていの会社では、実際に面接を行う前に履歴書やその他の応募書類の提出を求めてきます。

それらの書類が採用選考の第一段階になっている場合もあれば、ただ単に面接の事前資料として必要というケースもありますが、いずれにしても、書類の提出が転職希望の会社に対するファーストアプローチであることは間違いありません。

となるとやはり、履歴書自体の記入に気を遣うのは当然として、郵送方法や封筒の選び方、宛名の書き方など、細かい部分まで失敗なく進めたいところです。

そんな履歴書や応募書類を郵送する際の正しいマナーや気を付けるべきポイントについて、ここでは紹介していきたいと思います。

どうやって送るのが正解?応募書類郵送の基本のマナー

履歴書という採用選考に関わる重要な書類となると、書留などではなく一般的な郵便として送っていいものか迷ってしまう方もいるかもしれません。

結論から言えば、履歴書などの応募書類を郵送する場合でも、形式は普通郵便で問題ありません。

ただし応募書類を送る場合の基本のマナーとして、気を付けてほしいのが、必ず添え状を同封するということです。

添え状をつけずに応募書類だけを封筒に入れた状態というのは、メールでいえば文章なしで書類だけ添付して送りつけるようなイメージなので、非常に失礼にあたります。

どんなに応募書類を完璧に仕上げても、郵送方法が正しくても、添え状がないだけで印象がマイナスになってしまうこともあるので、くれぐれも注意しましょう。

三つ折りはNG!書類はなるべく折らずに送るべし

市販の履歴書を購入すると、郵送用の封筒がついていることがあります。ただ、たいていの場合そうしたセットの封筒は細長いもので、履歴書を折らなければ入らないようになっていますよね。

しかし原則として、会社に提出する応募書類は必要以上に折るべきではありません。

A3やB4の用紙は大きすぎるので二つ折りにはする必要がありますし、市販のものもすでに二つ折りの状態になっていますが、A4サイズになっている用紙をさらに二つ折りや三つ折りにするのは避けましょう。

会社にはいくつもの応募書類が届きます。その中で、折り癖がついてしまった書類はかさばりやすく、重ねたりファイリングする時に扱いづらいのです。また、内容を確認する際にも折り目が邪魔をして読みづらくなります。

読み手のいる書類は、なるべく扱いやすく見やすいきれいな状態にしておくのが、相手への配慮でありビジネスマナーなのです。

封筒は書類を折らずに入れられるA4がベスト!

書類をA4以下に折り曲げるべきではないということは、封筒もその状態で入れられるものを選ばなければなりません。

したがって、応募書類郵送に使う封筒はA4がベストということになります。色は白に限らず、茶封筒でも問題はありませんが、白い封筒の方が紙質が丈夫なものが多いので安心感はあります。

ちなみにA4サイズの郵便物は、カテゴリとしては定形外郵便になるので注意しましょう。重量によっても値段が変わってくるので、料金不足で差し戻されて締め切りに間に合わなかった…なんていうトラブルが起こらないように、念のため郵便局から発送することをおすすめします。

なお、書類は素の状態ではなく、クリアファイルに入れたうえで封筒に入れましょう。郵送中の水濡れや折り曲げなどのアクシデントによる影響を防ぐことができますし、書類が複数枚ある場合には、ばらけにくくなるのも利点です。

クリアファイルは必ず透明無地の物を新しく用意しましょう。ビジネス書類を送るのに、柄物や使い古しの物を使用するのは失礼に当たります。

B5判の履歴書を使用する場合は、封筒も合わせてB5サイズにした方がいいような気もするのですが…実際のところ、どうなのでしょうか?
ビジネス書類のサイズはA4が主流になっていますから、B5判の履歴書でも封筒はA4を使って構いませんよ。他の応募書類や添え状はたいていの場合、A4サイズですしね。

第一印象を左右する!正しい宛名の書き方とは

応募書類を確認する際に、まず第一印象として採用担当者の目に入るのは封筒の宛名書きです。したがって、ここも応募書類を郵送する際の重要なポイントになります。

応募書類の封筒の宛名を書く際には、以下の4つのルールを守りましょう。

  • 原則として縦書きにする
  • 住所、会社名、採用担当者名の順に書く
  • 封筒の表面に赤字で履歴書在中と記入する
  • 自分の住所氏名は裏面に書く

会社名や個人名を書く際に敬称の付け方に悩む人も多いと思います。

会社名のみであれば『御中』を使うのですが、『御中』と『様』という2つの敬称を重複して使うことはできないので、採用担当者名がわかっている場合は、その個人名の後に『様』をつけるのみにとどめておくのが適切です。

都道府県名や番地、号と言った住所を表す言葉は省略せずにきっちりすべて書くようにしてください。(株)などの略称を使うのも避けましょう。

なお、『履歴書在中』の文字は、封筒の左下に入れるのが一般的です。

採用担当者の名前がわからない…こんな時、宛名はどう書く?

会社によっては応募書類の宛先部署や採用担当者名を明記していないこともありますよね。

この場合、『○○会社 御中』とだけ書いて送ってしまってよいのか悩むところだと思いますが、これだけでは会社に書類が送られてきても、どの部署の誰のもとに届ければよいのかがわからず非常に不親切です。

特に規模が大きく従業員数が多い会社だと、書類が迷子になってしまうリスクもあります。

採用担当者名がわからない場合でも、『○○会社 採用ご担当者様』という形で必ず社名だけでなく届けてほしい相手を書いておくようにしましょう。

宛名を記入するペンは、普通の黒のボールペンでよいのでしょうか?ちょっとしたことでもミスしたくないんです。
A4サイズの大き目の封筒にボールペンで書いてしまうと、少し細くて見づらいかもしれません。黒のサインペンのようなものの方が良いですね。油性は裏うつりするので避けてください。

指定がなくても職務経歴書は送るべき?履歴書郵送のよくある疑問

転職の場合、履歴書とともに職務経歴書を送るように指示されるケースも少なくありません。だからこそ、逆に『履歴書を郵送してください』とだけ言われた場合に、職務経歴書を同封すべきかどうか迷う方もいるでしょう。

結論から言えば、職務経歴書は特に指定がなくても同封しておくことをおすすめします。職務経歴書は履歴書には記入しきれない詳しい職歴などの情報を補足するものであり、転職者にとっては履歴書とほぼ同等の意味を持つ書類だからです。

採用側からしても、職務経歴書であれば、同封されていても印象が悪くなるということは基本的にはないでしょう。ただし添え状には、職務経歴書を同封する旨を一言書いておいた方が良いかもしれません。

指定のない書類を送るのに抵抗がある方は、直接応募する会社に電話などで確認してみましょう。

『職務経歴書を同封していただいても構いません』と言われれば送っても問題ありませんし、『履歴書だけ送ってください』とはっきり言われたらそれに従えばよいのです。

『履歴書を送って』と指示があるのに、わざわざ会社に直接問い合わせをしたら、失礼になるんじゃないでしょうか?
応募要項に記載のないことを疑問に思って確認するのですから、まったく問題ありませんよ。問い合わせの際のビジネスマナーにだけ気をつけましょう。

転職者はできて当たり前!?書類の郵送は基本のビジネスマナー

履歴書や応募書類のような書類の郵送方法や宛名の書き方は、直接選考の結果に影響するような重大な要素ではありません。

しかし、書類の郵送の仕方というのは、ごく基本的なビジネスマナーではありますから、特に転職者の場合は、できて当たり前と思われる可能性が高いでしょう。

そういう意味では、明らかな間違いや雑さがあると目立ってしまいやすく、第一印象を思いがけずマイナスに傾けてしまうこともあり得ます。

こうした基本的なことこそ、失敗のないように細かい部分まで気を遣って、正しく丁寧に仕上げましょう。