一般事務の具体的な仕事内容やデメリット、給料や転職事情などを解説

「一般事務」の仕事は、特別な資格が必要なく残業も少ないイメージがあるなどの理由で、特に女性に広く人気のある仕事。最近では男性の希望者も増えてきています。

一般事務に必須のスキルは、電話応対から書類のファイリング、データ入力など、どの企業でも必要なもの。業界が異なっても通用するスキルも多いです。

とは言え、「一般事務」と一口にいっても、その業務範囲やメインとなる業務は職場によって異なります。また、仕事にはデメリットもありますし、向き・不向きもあるのです。

この記事では、そんな「一般事務」の具体的な仕事内容や給料事情、役立つ資格や転職ポイントを見ていきましょう。

「一般事務」の具体的な仕事内容とは?デスクワークがメイン

一般事務の主な仕事は次のような内容です。

一般事務の主な仕事
  • 電話・メール・来客対応
  • データ入力
  • 伝票処理、管理
  • 書類作成
  • ファイリング
  • 備品の管理、発注
  • 郵便物の発送、仕分け

それぞれ簡単に説明していきます。

電話・メール・来客対応

会社の代表電話や部署にかかってきた電話に応対し、担当者へと取り次ぎます。敬語などのマナーはもちろん、相手を待たせないなどの気配りも欠かせません。

また、届いたメールの確認も朝イチのタイミングで行います。自分宛てのものは自分で処理し、引き継ぐべきものは転送。優先順位を見極めて対応するのがポイントです。

オフィスに来客があった際には、出迎えて待合スペースや会議室まで案内したり、お茶を出したりします。

接客などは総務がする、など役割分担が区切られている会社もありますが、これらは基本中の基本とも言える事務の仕事です。

データ入力

売り上げや顧客情報など、業務に必要なさまざまなデータをPCに入力します。

入力には、ExcelやWordといったOAソフトや、企業独自の入力フォームなどを使用。

大量なデータを扱うことも多いですが、正確性とスピードが求められる仕事です。

伝票処理・整理

入金や出金、売上や返品など、目的に応じた各種の伝票の整理などを行います。

書類作成

社外に出す請求書や見積書をはじめ、会議で必要な資料や議事録など、数多くの書類を作成します。

文書のコピーやスキャニングを頼まれることもあります。

ファイリング

作成・印刷した書類を、分類してファイルに閉じて保管していく作業です。

種類ごとに分けるだけでなく、どうすれば見やすく使いやすいかなどの工夫を考えることも必要。

個人情報のファイルは特に、その管理に十分に気をつけなくてはなりません。

消耗品・備品の管理・発注

業務に使う文房具やお茶などの消耗品、PCなどの備品を管理をします。

消耗品は常に在庫を管理して、なくなる前に適宜発注して補充します。PCなどに不具合が発生したら、業者に電話をして状況を伝え、必要であれば修理を依頼します。

郵便・荷物の発送と仕分け

会社に届いた郵便物や荷物を仕分けして各部署へ届けたり、会社から送る郵便物に切手を貼ってポストに投函したり宅配の手続きをしたりします。

これらの業務以外にも、企業によっては社員の出張手配など総務系の仕事、経理や営業のサポート業務、企業SNSなどを配信する広報のような役目も、一般事務の業務範囲に含まれている場合があります。

「一般事務」の給与はどのくらい?月収などの相場をチェック

「一般事務」の仕事に関しては政府による統計など公式なデータが存在しません。ここでは求人情報からみた相場を紹介します。

一般事務の正社員の給料相場
  • 首都圏 月17万円~22万円程度
  • 地方  月13万円~20万円
一般事務の派遣社員の給料相場
  • 首都圏 時給1,000円~1,500円程度
  • 地方  時給950円~1,300円程度
一般事務のパート・アルバイトの給料相場
  • 首都圏 時給1,100円~1,500円程度
  • 地方  時給900円~1,300円程度

一般事務は資格がなくてもできる仕事であり、高度なスキルが必要でないことから、地域を問わずあまり高い給料は見込めないのが現状です。

ただ、中には「一般事務」で検索して、正社員で月収25万円や時給2,000円以上といった求人が見つかることも。

しかしその場合は、管理職の経験が必須だったり業界の知識がないと務まらないような業務内容だったりします。

「一般事務」の仕事でのメリットとデメリットとは?

ここで「一般事務」の仕事のメリットとデメリットを見てみましょう。

一般事務のメリット

まずはメリットから。

  • 未経験でも働きやすい
  • 残業が比較的少ない
  • 体力をあまり使わない
  • 書類の管理やPCなどのスキルが高くなる

働き始める上での大きなメリットは、未経験の人でも挑戦しやすい仕事であるということ。

また、残業が比較的少ないのもポイントの1つです。

一般事務の仕事は、営業などと違って自分で仕事をコントロールしやすいという一面があります。

クライアントの都合に合わせたり緊急な業務が発生することはほとんどありません。また、経理と違って業務に締め切りがあるわけでもないので、残業が比較的少なくて済むのです。

短時間勤務でも会社の運営に支障が出にくいため、育児などとの両立もしやすい仕事と言えます。

ただし、一般事務でも毎日残業つづきだという人も実際にいます。

業務量は職場によっても異なるので、注意が必要です。

また、社外に出たり重いものを持ったりなどの作業も少なく、体力に自信のない人でも十分働ける仕事です。

文書の作成や管理、ファイリングやPCスキルなどは、プライベートでも役立つもの。仕事で毎日行うので、自然にスキルがアップするのも嬉しいポイントです。

「一般事務」のデメリット

一般事務のデメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

  • 仕事内容が地味で単調になりがち
  • 肩こりや腰痛などに悩む
  • 実績が認められにくい
  • 年齢が上がるに連れて転職が難しくなる

一般事務の仕事はバリエーションは多いとは言え、コツコツと行うルーティンワークが多いです。そのため、人によってはつまらないと感じることも。

また、努力や工夫が目に見えづらく、難易度の高い業務もないため、頑張りが評価してもらいにくいのもツラいところ。

周りのことを考えて業務を工夫したとしても、当たり前のようにあしらわれ、褒められるどころか気づいてもらえないことも少なくありません。

体調面では、PC作業などデスクにずっと座った状態でいることが多いため、肩こりや腰痛、足のむくみや冷えなどに悩まされる人がたくさんいます。

中小企業と大手企業では、一般事務の仕事内容に違いはあるのでしょうか?
大企業では、事務の仕事も分業化されている可能性があります。中小企業では一般事務が1人しかいないケースも多く、その場合は幅広い業務をこなす必要があります。

中小企業では特に、「一般事務」に経理や総務などの仕事が含まれているケースも多いです。仕事の内容は営業サポートがメインだったりすることも。

一般事務の仕事探しには、求人情報の詳しい仕事内容を必ずチェックしておきましょう。

一般事務の仕事に向いているのはコツコツ業務をこなせる人

一般事務の仕事はデスクワークがほとんど。どちらかと言うと裏方で、華やかな仕事ではありません。

そのため、目立つ仕事をして手柄を上げたい、褒めてもらいたい人、身体を動かす仕事をしたい人には向いていないのです。

次のような人が、一般事務には向いています。

  • コツコツと進める作業が好きな人
  • 仕事に正確さとスピード感を持てる人
  • 集中力がある人
  • 人とのコミュニケーションが上手く取れる人
  • 人のサポートをするのが好きな人
  • 協調性があり、気配り上手な人

一般事務の仕事には、毎日決まったルーティンワークも多く、一定の作業品質とスピードが求められます。

丁寧でも、仕事が遅い人は周りに迷惑をかけてしまうことに。早く終わらせるには、集中力も欠かせません。

また、一般事務の業務のほとんどは、誰かをサポートする目的で行うものです。

他の人が作業を効率よく進めるには自分がどうすればいいか、何を用意しておけば役に立つか、など、状況に合わせた気配りができる人が最適なのです。

そのためには、日頃から周りの人とのコミュニケーションを欠かさないこともポイントです。

一般事務は誰にでもできる仕事だと思われがちですが、そうでもないんですよ。

机にじっと座っていられない、パソコンを見ているとすぐに目が疲れて辛い、という人にはおすすめできません。周りの人への気配りや思いやりも欠かせない、マルチなお仕事なんです。

一般事務の仕事に有利、便利な資格

一般事務の仕事は経験がない人でも始めやすく、資格も必要ありません。しかし、持っていると業務に役立ったり、転職に必須、または優遇される資格もあります。

ここでは主な2つの資格を紹介します。

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)

MOSは、WordやExcel、PowerPointといったソフトを使いこなせることを証明する資格です。

WordやExcel、PowerPointはほとんどの業界・企業で使用されているもの。そのため、一般事務に最も必要とされる技術的なスキルと言えます。

高度なスキルは必要としないところも多いですが、持っていると重宝されることは間違いありません。

簿記

「簿記」というと経理で必要な資格というイメージですが、一般事務でも役に立ちます。

というのも、先にも述べたとおり、「一般事務」には広い意味があり、中小の企業では経理や総務と担務の区別がない場合も多いもの。

そのため、経理についての知識があることも、一般事務として歓迎されるのです。

経理は担当しないとしても、経理で使う用語が理解できていれば仕事に役立ちます。

ただ、いずれの資格も、「業務経験がないと意味がない」と考える企業も多く、資格を取ったからといって安心はできません。

これから資格を取るなら、在職中に始めましょう。

仕事を辞めて、MOSと簿記を取ってから転職活動を始めようかなと思ってたんですけど・・・。
それでは時間がもったいないですよ。転職活動と並行して進めましょう。

一般事務への転職は簡単?転職するときの注意点

一般事務の仕事は幅広いですが、未経験の人でもすぐにできるような業務が多く、特別な資格も必要ありません。

そのため転職を探す人も多いですが、注意点もあります。

一般事務の転職注意点
  • 業務内容・業務量は職場によってさまざま
  • 一般事務の正社員は狭き門
  • 未経験なら若いほうが有利
  • PCスキルは必須

上でも述べていますが、「一般事務」には厳密な定義はなく、職場によって業務範囲はさまざまです。

中には、残業が必要になるほど業務量が多い職場も。

転職するなら、「一般事務ならどこでも同じ」と決めつけず、任される業務範囲や想定される残業時間などをしっかり確認しておきましょう。

また、別の仕事から一般事務への転職を希望する人も多いですが、一般事務の正社員の求人は少なく、ライバルが多いため狭き門です。

さらに、今後はAIの台頭によって事務系の人材の必要性が減ると考えられます。

実際、大手通信システムの某社では、人事や総務など事務的な部門の人をサービス部門への配置転換の対象としたことでニュースになりました。大幅な人員削減を行う企業も出てきています。

それでも事務の仕事に就くなら、AIにはできないこと、つまりコミュニケーションや気配りなどの面で、自分にしかできない強みをつくりましょう。

転職する年齢についても、注意が必要です。特に未経験の場合、企業では若い人を求める傾向が強いです。

30代でも40代でも、一般事務の求人に応募はできますよね?年齢制限がないから大丈夫では?
いえ、年齢制限が記載されていないのは、それが法律で禁止されているからなんです。

企業側は、若い人の方が環境に馴染みやすい、新しいことを覚えやすい、指導がしやすい、などメリットが大きいと考えています。

30代であれば即戦力としてのPCスキルやコミュニケーションスキル、40代であれば少なくともマネジメント経験はないと、採用されるのは難しいです。

事務経験があるなら、その経験を存分にアピールしましょう。例えば業務効率化のために何をして、結果どんな効果があったか、など。

事務経験がない人は、事務に活かせそうな経験やスキルを探してアピールしてください。接客経験ならコミュニケーション能力を来客対応やサポート業務に活かせるはずです。

PCスキルがないと、一般事務への転職には致命的なマイナスポイントとなってしまいます。一昔前ならPCが使えなくても問題ない場合もありましたが、今やPCなしでは仕事になりません。

プライベートでWordやExcelなどの勉強をしたり、タッチタイピングの練習をしたりしておきましょう。

一般事務の転職は、人間だけじゃなくAIもライバルとなる可能性大

専門的な資格を必要としない一般事務は、転職先として候補にしやすい職種ではあります。

しかし、誰にでもできそうで向き・不向きもあるのが一般事務の仕事。ひたすらデスクワークだけをするわけでなく、周りの人とのコミュニケーションも欠かせません。

未経験なら若い人が優遇されるため、30代の転職では即戦力、40代ならマネジメント経験をアピールしてください。

また、PCスキルは欠かせないので、使ったことのない人はプライベートで学習しておくのが得策です。

AIがますます台頭すれば、事務の仕事のいくつかは奪われてしまう可能性も。とはいえ人間にしかできないこともあります。AIには負けない自分の強みをつくっておきましょう。

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