【履歴書・職務経歴書】転職の応募書類の書き方

【履歴書・職務経歴書】転職の応募書類の書き方

転職の第一関門といえば、履歴書や職務経歴書といった応募書類による書類選考。

履歴書も職務経歴書も、自分を知ってもらうため、あるいは「もっと知りたい」と自分に興味を持ってもらうための重要なツールです。

ちょっとした書き方・送り方の違いで不採用とならないよう、ルールやマナー、留意すべきポイントをおさえておきましょう。

この記事では、履歴書と職務経歴書の書き方の注意点などについて丁寧に解説していきます。ぜひ参考にしてください。

履歴書・職務経歴書の作成方法やサイズの疑問を解決

履歴書や職務経歴書の作成方法は、手書きとパソコン入力の2パターンがあります。サイズに悩む人も多いですよね。

結論から言えば、作成方法もサイズも、会社からの指定がなければどちらでも構いません。

ただ、おすすめはありますので説明していきますね。

履歴書の作成方法とサイズ

履歴書の作成方法は、企業からの指定がない限り手書きでもPCでも問題ありません。

ただ、中には、熱意や真剣さ、人となりや個性が伝わりやすいので、手書きの方がいいという採用担当者もいます。

逆に、IT関連の仕事であればほとんどの業務がデジタル化されているので、PCでの作成が好まれる場合もあります。

そのため、たとえば「人とのつながりを大切にする仕事だから、丁寧さをアピールしたい」と手書きにするなど、応募する業界や企業の特性を考えて決めるのがおすすめです。

また、サイズにもA4版(A3の2つ折り)とB5版(B4の2つ折り)の2パターンがありますが、指定がなければどちらでも構いません。

職務経歴書の作成方法とサイズ

一方、職務経歴書は手書きよりパソコンでの作成がおすすめです。

職務経歴書は文字量が多いので、均等で見やすく読みやすい方がいいこと、基本的なPCスキルの証明ともなることがその主な理由です。

サイズはA4版を推奨。一般的なビジネス文書と同じ大きさで取り扱いがしやすく、紙面が大きいため、書ける文字数も読みやすさもB5版に勝るというメリットがあります。

いずれにしても、「手書きだから」「B5だから」で不採用となるとは考えにくいので、ここであまり悩む必要はありませんよ。

ただしもちろん、企業側からの指定がある場合には従わないと不採用となる可能性もあります。

履歴書に書く基本的な情報とその書き方の注意点

履歴書の記入欄には、次のような項目があります。

  1. 基本情報(氏名、住所などの連絡先、証明写真)
  2. 学歴、職歴
  3. 賞罰
  4. 資格
  5. 志望動機
  6. その他(通勤時間、本人希望記入欄など)

それぞれ特徴と注意すべきポイントを見ておきましょう。

基本情報(氏名、生年月日、住所などの連絡先、証明写真)

履歴書の中で、採用担当者が最初に目にするのが名前や住所など基本的な情報部分です。

文字の上手・下手はさておき、読みやすさを考えて、また熱意が伝わることを願って丁寧に書きましょう。

住所は長くても略さないでください。鉛筆で薄く下書きしたりガイドラインを引いたりすると書きやすいです。

そして貼付する写真にも注意が必要。

中には、料金を惜しんでかスナップ写真を切り取ったものなどを使う人もいます。しかしそれでは社会人としてのマナーが疑われますし、誠意・意欲がないと見なされ、不採用となるおそれがあります。

将来を左右する書類だと思えば写真代もそれほど大金ではありません。少なくとも証明写真機などを使って履歴書用に写真を撮って使ってください。

学歴・職歴は高校から、年号は和暦でも西暦でも統一を

転職には、就活のときと違って「職歴」を書きます。そのため、学歴の記入は高校からでOKです。

年号は和暦(昭和・平成など)でも西暦でも、統一してあれば問題ありません。

応募資格にある「最終学歴」について迷う人はこちらの記事を参考にしてください。

職歴を書くとき、退職した会社のことは「退職」と書くのですか?それとも職業自体が変わってなければ「退社」なのでしょうか。
「退社」だと、一般的に会社から帰る場合などにも使うので、「退職」にしておくのがおすすめです。

しかし退職でも退社でも間違いではありませんよ。

履歴書や職務経歴書などに使う用語は、統一しておきましょう。こっちには退職、こっちには退社、とバラバラに書いてしまうと「何が違うのか」と疑問を持たれてしまいます。

「賞罰」には何を書く?ない場合は「賞罰なし」と記載

履歴書には賞罰を書く欄があることも。ここには、何らかの受賞歴や犯罪歴を記入します。

受賞歴は、全国的なイベントなどでの受賞や都道府県知事などからの表彰、といった経験があれば書きましょう。

公でない、社内での表彰などは、ここには書かないようにしてくださいね。

それは職務経歴書でアピールしましょう。

犯罪歴とは、懲役や罰金などの刑事的な罰を受けたことがあるかどうかということ。

スピード違反などでも、罰金を科されたり逮捕されたなどの場合には記載する必要があります。

履歴書の「資格」欄は仕事に直結する資格をアピール

転職には「資格」がモノを言うこともあります。

職務に関係がある資格を持っているなら、積極的にアピールすべきです。

ExcelやWord、PowerPointといったパソコンの基本的なスキルは、どの職種でもアピールポイントとなるでしょう。

ただ、仕事に直結しない資格は、持っていても意味がないと思われることも。自分が持っている資格をすべて書かなくてはいけないわけではありません。

でも、話のネタになるような意外な資格、珍しい資格なら、書いておくと興味を持ってもらえますし、面接で話が弾むことも期待できますよ。

履歴書に記載するべく、TOEICの試験を受ける人もいますよね。

しかし、TOEIC(L&R)で500点以下の場合は記載してもアピールにはなりません。

英語を使う職種の場合、低くても550点程度は必要とされており、それより低いと応募も難しいでしょう。

常に英語を使う職種や、高いビジネス英語のスキルが求められる企業への応募は、800点~860点あたりのレベルの人を望んでいることが多いです。

志望動機は履歴書作成で一番の難関!書き方のポイント

履歴書の作成で一番頭を悩ませるのは「志望動機」の欄ではないでしょうか。

採用側にとっても、志望動機はもっとも重要視する部分と言えます。

なるべく端的かつ説得力のある志望動機を書くために、履歴書に書く前に頭の中を整理しましょう。

志望動機は、その会社で自分に何ができるか、自分を雇うと会社にどんなメリットがあるかをアピールできる内容がベストです。

自分の能力をアピールすべきとはいえ、上から目線では反感を買います。文面には謙虚さも忘れないようにしてくださいね。

あらかじめ別の紙やPCのメモなどに下書きして、要点をまとめ、文字数も調整しましょう。

読みやすさも重視されるポイントです。長くなりすぎると読みにくいだけでなく、要点が伝わらず、コミュニケーション能力や業務効率などに懸念を持たれかねません。

短すぎても、やる気や意欲に乏しいと判断されてしまいます。

その他(趣味・特技、通勤時間、扶養家族の有無、希望記入欄など)

資格については業務に関することを優先して書くべきですが、趣味や特技については、仕事に関係がなくてもコミュニケーションのきっかけになり得ます。

面接官が同じ趣味を持つ人なら、話も盛り上がってリラックスできるかもしれません。

内容については、常識的に問題がなければそれが採用に影響するとは考えにくいもの。

ただし犯罪に結びつくことを危惧されたり、没頭しすぎて仕事に身が入らないと思われたりするようなものは避けた方が無難です。

健康状態についても、既往症があったり、通院治療中だったりする傷病があれば正直に書きましょう。

完治した病気や、薬を飲んでいれば仕事に支障がないなどの場合は書かずに「良好」としても大丈夫。

書くべきかどうかは、「現在、業務に支障があるかどうか」を基準にしてください。

通勤時間や扶養家族の有無、本人希望欄といった項目がある場合は、いずれもありのままを書きましょう。

本人希望欄には、給与など待遇についての希望を書くことができます。ただし募集要項の内容とかけ離れた希望を書くと選考から外れる可能性が高くなるので気をつけましょう。

履歴書の記載内容は、市販のものでもいろんなパターンがあります。

回答したくない項目があれば、その項目がないものを利用するのも1つの方法ですね。

書類選考・面接時の鍵となる!職務経歴書作成のポイントとは

履歴書と違い、フォーマットが自由なのが職務経歴書。

自分がこれまでどんな仕事をしてきたか、何ができるのかを具体的にアピールするために作成する重要な書類です。

書くときに重視するのは「わかりやすさ」。

機密事項に当たる内容は避け、書ける範囲で自分の業績をアピールしましょう。数字を入れると客観的な判断がしやすくなります。

賞罰の欄には書けなかった、社内や部署で表彰された、1位を取った、などのエピソードもここで伝えてください。

職務経歴書を書くにあたっては、一般的には職歴と同じように、時系列に書き進めます。

ただし、転職回数の多い人、職歴が多方面にわたり、直近の業務が応募先の仕事に近い人の場合は、直近の業務からさかのぼって記載していくのがおすすめです。

なるべく無駄な言葉を省きつつ、業績や能力はしっかりアピールしましょう。

【郵送・メール】応募書類の正しい送付方法とは?

転職先への応募は、書類を郵送して書類選考を待つケースもあれば、転職サイトなどから簡易的に応募し、後でメールに貼付したり面接時に持参したりと、いろんなパターンがあります。

郵送やメール送付の段階でも、マナーが守られているかどうかがチェックポイントとなるので要注意です。

封筒の宛名の書き方1つ、メールの文面1つでも、相手に失礼のないようにしましょう。

鉛筆書きや宛名のミスなどはもってのほかですよ。

些細なミスも命取りになってしまいます。しっかり確認してくださいね。

応募書類を郵送する場合は、必ず送付状を同封しましょう。「【ダウンロード可能・例文付決定版】履歴書の送付状はこう書くべし」の記事を参考にしてください。

第一関門を突破するにはミスのない応募書類を

履歴書や職務経歴書は、採用担当者という「会ったことのない相手」に自分をアピールする最初の手段であり関門ですよね。

次の選考ステップに進むには、ミスがないように作成しなくてはいけません。

特に履歴書は手書きで書く人も多いもの。採用担当者からは、間違いがないかどうかはもちろん、内容に矛盾がないかなど隅々までチェックされるものと心して書きましょう。

履歴書・職務経歴書ともに大切なのは「読みやすさ」。下書きをするなどして、なるべく要点を簡潔に、しかし空白が目立つことのないように文字の大きさを調整するなどして仕上げるのがポイントです。

転職活動が長引くほど、たくさん書いて疲れてしまうのが応募書類。でも相手にとっては「初めて見るもの」であり、「大勢の応募者の1人」でもあります。丁寧さを忘れないようにしてくださいね。

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