職務経歴書の枚数は2枚まで!ホッチキスではなくクリップを使おう

職務経歴書の枚数は2枚まで!ホッチキスではなくクリップを使おう

転職に必須かつ重要な書類と言えば、職務経歴書ですよね。応募先にこれまでの経歴やスキル、志望動機などをアピールできる大切な書類ですから、力を込めて書きたいものです。しかし、採用されたい想いが強くなりすぎて、枚数が多くなってしまうのはNGです。

職務経歴書として望ましいボリュームは、A4用紙に2枚です。そして、その2枚の紙を綴じるのは、ホッチキスではなくクリップが良いとされています。

ここでは、職務経歴書は2枚がベストである理由、そしてクリップでまとめるのが最適な理由をご説明します。

職務経歴書はA4で2枚がベスト!そのワケとは?

さっそく、職務経歴書の最適なボリュームがA4用紙2枚と言われている理由を見てみましょう。それを知ることで、より中身の充実した職務経歴書を作れるようになりますよ!

なぜ1枚じゃダメなの?

職務経歴書は、これまでどんな仕事をしてきて、どんなスキルを持っているのか、そしてそれをどのように次の仕事に活かせるのかといったことや志望動機などが書いてある書類です。

仮に転職が初めてであっても、少なくともひとつは前職があるわけですから、それと志望動機などを含めた文章がA4サイズ1枚に収まるというのはあまり考えられません。

また、ボリュームが少なすぎると、アピールや熱意が足りないという印象を与えかねませんから、1枚というのは望ましくありません。

3枚以上でもダメな理由

かといって、逆に3枚以上になるのもNGです。たくさんの応募者がある場合、一人ひとりの書類に目を通せる時間は限られています。あまり長いものは読む側も負担ですし、適切な量にまとめる能力がないと捉えられかねません。

また、企業側が応募書類を保管する際の事情もあります。履歴書はそのまま保管するのが一般的ですが、職務経歴書は2枚を1枚に縮小印刷する企業も多いため、3枚だと保管しづらいのです。

このような理由から、A4用紙に縦書きで2枚の職務経歴書が望ましいのです。

短すぎるとやる気がないように思われてしまうかもしれず、逆に長すぎると読むのが大変で要点が伝わりにくいため、ちょうどいいのが2枚というわけですね。

2枚になってさえいれば、2枚目の文章のボリュームはどれくらいでもいいのですか?

たとえば2枚目が1行で終わっていて大半が余白だったら、2枚にするために無理やり引き延ばしたのだなと思われてしまい、好印象は得られません。

これほど極端ではなくても、2枚目も半分近くかそれ以上は書いておいてほしいものですね。

上手に2枚に収めるために気を付けるポイントとは?

実際に職務経歴書を書いてみると、どうしても短く、あるいは長くなってしまって困ることもありますよね。そんなときに、上手く2枚に収められるコツをご紹介します。

短くなってしまうときの注意点

転職が初めてで職歴が短い人は特に、職務経歴書が1枚で終わってしまうというケースも少なくないかもしれません。これをうまく2枚にするためには、以下のポイントに気を付けてみましょう。

  • 単なる経歴の羅列になっていないか
  • 応募先を研究しているか
  • その企業で自分に何かできるか、何をしたいかをじゅうぶん考えたか

よほど転職を繰り返している人でない限り、職歴をただ並べて書くだけでは1枚で収まってしまいます。しかし、経歴を示すだけでどんな人なのかを分かってもらうのは、とても難しいものです。

採用担当者は、経歴に加えて、応募者がどんな人で何ができて何をしたいと思っているのかを知ったうえで、この会社で働いてもらえそうかを判断するわけですから、自己PRや志望動機をきちんと書き加える必要があります。

そして、それらを書くにあたっては、応募先がどのような会社なのかを知っておかなければなりません。やりたいことがその会社になければ、志望動機の書きようもありませんよね。

職務経歴書が短くなってしまうという人は、あらためて応募先がどんな企業かを研究してみて、そこで自分がどう貢献できそうかを練り直してみるとよいでしょう。

長くなってしまうときのポイント

転職や異動が多い人や、自己アピールに熱が入るときは、職務経歴書が長くなってしまいがちです。

職務経歴自体が多いという人は、転職や異動は重要なものだけを記載してコンパクトに収めましょう。

また、志望動機やアピールは必須ですが、あまりダラダラと長いと何が言いたいのか伝わりづらくなりますし、読む側も疲れます。重要なポイントに絞って、過不足なくスキルや熱意が伝わる文章にしましょう。

要点を押さえて所定の量にまとめる能力も、ビジネスに必要なスキルです。職務経歴書が長いばかりに、その能力がないと見なされてしまうのはもったいないですから、何を一番伝えたいのかを考え、言い回しなども含めて冗長にならないように気を付けましょう。

適切な行間や文字の大きさは?

短い職務経歴書をどうしても2枚に延ばしたくて、文字を大きくしたり余白や行間を大きく空けたりしたくなることもありますよね。逆に、長いものを2枚に収めるために、文字や行間を小さくしようと考える方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、文字のサイズや行間・余白などを変えることによって読みづらくなってしまうようでは、最適な職務経歴書とは言えません。

項目 適切な数値等
文字数・行数 40文字×40行程度
余白 上:20㎜~35㎜程度
下:20㎜~30㎜程度
左右:20㎜~30㎜程度
文字の大きさ タイトル:14~18pt
本文:10~12pt
文字のフォント MS明朝またはMSゴシック

上記の条件で作成すれば読みやすい書類になりますので、この範囲内で調整して2枚となるようにしましょう。

確かにA4で2枚と言われると、どうにかその分量に収めるために、文字サイズや行間をいじりたくなりますね。でも、読みやすさが損なわれては意味がありませんから、常識的な書き方をしなければなりませんね。

長くなりすぎるときは特に、どこをどう削ればいいのか難しいですよね。コツはありますか?

職歴が多くて長くなってしまっているなら、大きな転機となった転職や異動に絞るとよいですね。

志望動機や自己PRが長くなっている場合は、誰かに読んでもらって無駄がないか、分りにくい部分はどこか指摘してもらうのも良い方法ですよ。

まとめるときはクリップで!ホッチキスがダメな理由とは?

職務経歴書を何とか2枚で作ることができたら、今度はそれを綴じる作業が必要です。紙をまとめる文具といえばホッチキスですが、職務経歴書に関してはNGとなります。代わりにクリップがおすすめなのですが、それはなぜでしょうか?

ホッチキスがNGな理由

なぜホッチキスで綴じるのがダメなのかというと、企業側で応募書類を保管する際の事情が関係しています。

多数の応募者がいる場合、一人ひとりの書類からホッチキスを外すのはなかなか手間がかかります。かといって、そのまま保管しようと思うとホッチキスの部分だけが分厚くなってしまい、ファイルするのも大変です。

また、最近では針を使わず、紙に穴を開けて綴じるタイプのホッチキスもありますよね。これなら外す手間がないわけですが、実はこれも避けた方がよいのです。紙が外れてバラバラになることや、きれいにコピーできないことがあるためです。

小さなことではあるのですが、そのような面倒をかけないようにするためにも、ホッチキスは使わない方がベターなのです。

クリップが望ましいワケ

ホッチキスは企業側への配慮として使わない方が良いことをお話しましたが、これでクリップの方が良い理由がお分かりいただけたかと思います。

クリップで留めておけば、外れてバラバラになってしまうこともありませんし、コピーや保管の際にも簡単に外すことができ、必要があればまたすぐに付けることもできます。

ホッチキスで留めたからといって、それだけで不採用になることはあり得ませんが、多くの応募書類を受け取る企業側へのマナーとして、クリップにしておけば間違いないのです。

ホッチキスはだめなんですか!?知らなかったです!そう言われれば、確かにクリップの方が取り外しやすいですね。

うっかりホッチキスを使ってしまったら、企業には悪い印象を持たれてしまうんですか?

応募者が多くなければ、ホッチキスひとつで悪い印象を持たれる危険はそれほどないと思いますが、やはりクリップの方が良いでしょうね。

こちらは応募書類一通でも、受け取る側は同じ作業を何十回もしなければならないことがあるというのは、頭に入れておきましょう。

職務経歴書はA4で2枚にまとめてクリップで留めよう!

書き方自体に悩むことはもちろん、その書式やボリュームでもいろいろと迷うことが多い職務経歴書。自分の経歴や志望動機、自己PRなど、採用の可否を分ける重要な内容の書類ですから、ぜひポジティブに印象づけたいものですよね。

そのためには、内容もさることながら、長さや読みやすさも大切な要素です。過不足なく情報ややる気を伝えるためには、A4用紙に2枚が最適です。字や余白も大きすぎず小さすぎず、適切なサイズでA4・2枚に収めましょう。

そうして完成した職務経歴書は、ホッチキスではなく取り扱いやすいクリップで綴じて送付すれば完璧です。このような小さな配慮がアピールになることもありますから、ぜひ覚えておいてくださいね。