【ダウンロード可能・例文付決定版】履歴書の送付状はこう書くべし

転職で履歴書や職務経歴書などを提出する際には、送り状(送付状)をつけるのがおすすめです。

とは言え、ビジネス文書の作成に慣れていないと、何をどう書けばいいかわかりませんよね。

そこでこの記事では、履歴書送付状作成のマナーとタブーを解説、よくある疑問を解決していきます。

ダウンロードして使える例文も用意していますので、ぜひ参考にしてください。

履歴書に送付状は「絶対」ではない!でも付けるのがベター

そもそも、「履歴書と職務経歴書を送ってください」と言われているんですから、送付状なんて必要ないんじゃないですか?

開けてみればわかりますし。どうせ読んでくれないでしょ。

確かに、応募するときに送付状を同封しろとは、誰も言いません。

しかし、送付状はあいさつ代わりだと考えてください。

送付状がないということは、突然無言で書類を送りつけるようなもの。

あるのとないのとでは、印象が異なります。

送付状は、履歴書を見る前に採用担当者の目に留まるものです。そこでまずビジネスマナーが問われます。

逆効果とならないよう、マナーやタブーを知っておきましょう。

履歴書送付状はどう書くべき?基本のマナーやルール、タブー

履歴書送付状には、必要なことのみを記載し、あまり多くの情報は載せないようにします。

相手の無駄を省き、わかりやすくすることもビジネスマナーの1つです。

とは言え、単に必要事項だけではあまりに事務的で味気ないもの。経験をアピールするなど自分なりの思いを伝えることで、好印象につながる可能性も高いです。

そこで大事なのが文字量で、自己アピールの部分は2行~3行くらいにとどめるのがおすすめです。

どうしても採用してもらいたいから、送付状で熱意を伝えたいんです。

文章が長いほど入社したい気持ちが強い、って伝わるからいいんじゃないんですか?

送付状から長文だと、読むのがめんどくさいと思われかねません。

伝えたいことを簡潔にまとめることも、社会人には必要なスキルなんです。

また、ありがちなのが、送付状に書く志望動機や経歴などが、履歴書や職務経歴書の内容とまったく同じになってしまうことです。

読む人が本題に入る前に疲れてしまいますし、履歴書や職務経歴書を読んでも内容が同じだと、重複していて意味のないことだと受け取られます。

ビジネスには効率の良さや気遣いも大切。ここで良くない印象を与えないようにしたいものです。

とりあえずは、基本的なルールを押さえておきましょう。

履歴書送付状の基本ルール

履歴書送付状に最低限必要なのは、次の項目です。

履歴書送付状に必要な項目
必要項目 内容・注意点
日付 ・ポストに投函する日を書いておくのが無難
(書いた日だと間が空く可能性があるため)
・西暦でも和暦(令和)でもどちらでもOK
宛先の社名、
担当者名
・社名は(株)など省略しないこと
・「株式会社」の位置(前後)にも注意しましょう
・後ろに担当者を入れるので「御中」は不要
・担当者名がわからない場合は「人事採用ご担当者様」
自分の住所、
連絡先、氏名
・住所は都道府県から省略しないで記載
要件タイトル 「応募書類のご送付につきまして」とする
挨拶文・本文 ・「拝啓」ではじめ、「敬具」で終える
・季節のあいさつ(初春の候、など)は不要
・応募書類を送る旨と、面接希望の旨を記載
・自己PRや志望動機などは簡潔に書く
応募書類の内容 ・「記」として同封書類を箇条書きに
・「以上」で締める
志望動機はやっぱり書いた方がいいんでしょうか?履歴書と同じことしか書けそうにありません・・・。
履歴書に書いた志望動機を、簡単に要約してみてください。

送付状では、「書類を送るので読んでほしい」という主旨が伝わればいいんです。具体的に書く必要はありませんよ。

この送付状作成にものすごく頭を悩ませる必要はありません。無理なら自己PR的な文言は省いても構わないのです。

書き方の具体的なテンプレートは、次の章で紹介します。

次に、履歴書送付状を書くときによくあるタブーについても見ておきましょう。

履歴書送付状のタブーとは

送付状を書くときには、次のことを避けてください。

履歴書送付状のタブー
  • 社名や担当者名が間違っている
  • 社名が(株)などと省略してある
  • 「〇〇株式会社」を「株式会社〇〇」と書く
  • 「様」や「御中」などでなく「宛」とする
  • 本文がやたらと長い
  • 敬語の使い方が間違っている

とにかく「失礼にあたらないように」気をつけましょう。社名や人名が間違っているのはもってのほかです。

履歴書送付状の例文、各パターンのサンプルを公開

では、どのように書けばいいのか、ケース別にサンプルを掲載します。

履歴書送付状の例文:横書きの一般的な書式

履歴書送付状サンプル 

テンプレートはこちらからダウンロードできます。

ダウンロード

これはWordで作成して郵送する場合の例。手書きの場合も見ておきましょう。

履歴書送付状の例文:縦書き・手書き

履歴書送付状手書きサンプル

手書きの場合は縦書きが一般的です。横書き・PC作成の場合とは次の点で異なります。

  • タイトルは不要
  • 日付は本文の後
  • 日付の後に自分の情報
  • 宛先は最後に、上詰めに書く

例には自己アピール文がありませんが、もちろん入れるのもアピールに効果的。長くなりすぎないようにだけ注意してください。

履歴書送付状の例文:求人サイトから応募済の場合

利用する転職サイトによっては、応募フォームでまず応募手続きのみ行い、後日書類を郵送するというケースもあります。

その場合の文面例も紹介しておきましょう。

履歴書送付状フォーム応募済サンプル 

応募書類をメールに添付する場合

書類をメールに添付して送るように指示されることもあります。

その場合は、送付メールの本文が送付状代わり。郵送と異なるのは、次の点です。

  • 日付は不要
  • メールタイトルに「要件」と「氏名」を入れる
  • 「同封書類」でなく「添付書類」とする
  • 自分の住所・連絡先と氏名(署名)は最後に入れる

履歴書や職務経歴書は個人情報なので、パスワードをかけて送りましょう。

パスワードをかけた文書を1通目のメールに添付し、直後にパスワードを記載した2通目のメールを送信します。

ちなみに、面接日に手渡しでいいと言われた場合はどうなりますか?
手渡しをするなら、口頭であいさつしますから送付状は必要ありませんよ。

履歴書送付状にまつわる疑問を解消しておこう

前職を体調不良で辞めたあと、長く無職のブランク期間があります。それに関して、事情を送付状に書いてもよいでしょうか

履歴書にかなりブランクがある場合、その間はどうしていたのかを気にする企業は多いです。

書類選考で落とされないためには、事情を説明しておくのも1つの手。

ただし、「無職でも仕方がなかった」あるいは「無駄な時間を過ごしていたわけではなかった」とわかるような、説得力がある理由を書きましょう。

そして、採用された場合には「会社に迷惑を掛けない」ということを知らせておく必要があります。

体調不良で辞めて療養していた場合は、「完治している」など「仕事に支障がないこと」を明確にしておきましょう。

この場合も、長々と書き連ねるのは逆効果。

言い訳がましくなってしまう可能性が高いので注意してください。

パートやアルバイトに応募する場合でも、送付状は必要ですか

パートやアルバイトでも、マナーは同じです。送付状は付けて送りましょう。

文面は正社員の場合と同じで構いません。

PCで作成するのと手書きとでは、どちらがいいでしょうか

どちらでも問題ありませんが、場合によっては相手先によって判断すべきです。

ただ、文字で人となりを判断する採用担当者もいますし、志望する企業や仕事内容によっては、手書きの方がよい場合もあります。

たとえば老舗企業や大企業の求人、秘書の求人に応募するなら、手書きがおすすめです。

逆にIT系などPCスキルを重視するような仕事であれば、PCで作成した方が社風に合うと考えられます。

きっちりしたビジネス文書でなく、一筆箋やメモなどではダメですか

一筆箋でも、何もないよりは丁寧さが伝わります。ただ、メモや付箋だと「こちら側からお願いする」という立場上、ややマナーに欠ける印象です。

また、一筆箋でも採用担当者によっては「ビジネスにふさわしくない」と思われたり、「古風な人」という印象を与えたりする可能性があることも知っておきましょう。

そして、管理する企業側のことを考えると、書類のサイズは揃っている方が保管の際に都合がよいという見方もあります。

家族経営や少人数の会社・店舗などでなければ、一般的な用紙を使うのが無難です。

受け取る相手に合わせて考えることも大切ですね。

履歴書送付状はあいさつと同じ!相手に与える印象を良くしよう 

転職で履歴書や職務経歴書を企業に送る場合は、必要書類だけでなく送付状も同封しましょう。

送付状は、応募する企業へのあいさつ代わりとなるものです。「送付状が必要」と明言する企業はありませんが、付けるのがおすすめ。

ただし、ビジネスマナーに則していなかったり誤字脱字があったりしては、ビジネスパーソンとしての資質を問われてしまうことになるため、作成には注意が必要です。

志望動機などは簡単に書くのがおすすめですが、必須ではありません。

この記事で紹介した例文を参考にして、第一関門をクリアしましょう!

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