【会話例あり】内定辞退をするときの電話のかけ方を解説!

【会話例あり】内定辞退をするときの電話のかけ方を解説!

企業は内定が決まったら、入社のための準備を進めます。内定を辞退すると決めたら、迷惑を最小限に抑えるため、すぐに企業に連絡をしましょう。

内定辞退は、すぐに連絡をいれられる「電話」でするのが一般的です。

辞退の電話ってなんだか緊張してしまいます!ちゃんと伝えられるか不安です・・・。
安心してください!内定辞退の電話は、基本的なビジネスマナーに沿って行えば大丈夫です。

会話例を基に電話をかけるときのポイントを解説します。一緒にみていきましょう!

また「辞退理由の例文」や「承諾後の内定辞退や期限」についても紹介します。

内定を辞退する時の電話のかけ方!会話例を基に流れとポイントを解説

この章では電話のかけ方とポイント、マナーについて解説します。さっそく、内定辞退の電話をかけるときの会話例からみていきましょう。

内定を辞退するときの電話の会話例
【相手の企業へ電話をかける】

相手:はい。◯◯社でございます。

自分:内定通知をいただいた◯◯と申します。人事部の◯◯様はご在席でしょうか?

相手:少々お待ちくださいませ。

【採用担当者に取り次いでもらったら】

採用担当者:はい、お電話代わりました。◯◯です。

自分:内定通知をいただいた◯◯と申します。いまお時間よろしいでしょうか?

採用担当者:はい、大丈夫です。

自分:この度は採用内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、本日は内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

採用担当者:そうですか、残念ですね。

自分:せっかくご内定をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。

採用担当者:差し支えなければ、理由をお聞かせいただけますか?

自分:誠に身勝手ではございますが、自身の適性を鑑みた結果、別の会社への入社を決断いたしました。

採用担当者:そうですか。そういう事情なら仕方ないですね。わかりました。

自分:本来であれば、直接御社へお詫びに伺うべきところ、取り急ぎお電話でのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。

内定辞退の理由は、聞かれなければ伝える必要はありません。聞かれなかった場合は謝罪の言葉を述べて、電話を切りましょう。

また担当者が不在の場合も考えられます。そのときの対応は次のとおり。

担当者が不在の場合の会話例
ではこちらからまた改めて、お電話させていただきます。
何時ごろ、お戻りになりますでしょうか?

採用担当者が不在の場合は、戻りの時間を確認して改めて電話をかけてください。

相手から「戻り次第、電話を折り返しましょうか?」と言われることもありますよね。素直にお願いしても大丈夫ですか?
その場合は丁寧にお断りしましょう。内定辞退という要件の性質上、相手に手間を取らせるのはNGです。
担当者が不在の場合「ご用件をお伺いします」と言われたら、伝言しておいた方がいいですか?
その場合は「またお電話いたしますので結構です」と丁寧にお断りしましょう。採用担当者以外には内定辞退を言わないほうがいいです。

次の章では、紹介した会話例を基に電話をかけるときのポイントを解説します。

電話をかけるときの会話の流れとポイントを解説

電話をするときに大切なのは、要件を簡潔かつ丁寧に伝えることです。

また電話の最中で「何を伝えようとしたか、忘れてしまった・・・!」と焦らないよう、伝えたい要点をメモにまとめて、手元に置いておきましょう。

要件は文章でなく、箇条書きにするのがオススメです。箇条書きにすることで、会話に合わせて柔軟に対応することができます。

それでは先ほどの会話例を基に、会話の流れとポイントをみていきましょう。

内定を辞退するときの会話の流れ
  1. 名乗る
  2. 挨拶をする
  3. 担当に取り次いでもらう
  4. 再度、氏名を伝える
  5. 話し続けてもいいか確認する
  6. 内定辞退の旨を告げる
  7. 理由を聞かれた場合は答える
  8. 謝罪をし、電話をきる

ポイント1:氏名の前に一言付け加える

電話をかけるときは、氏名の前に次のような一言を付け加えましょう。

・内定通知をいただいた◯◯です。
・先日面接をしていただいた◯◯です。

一言添えることで、電話を受けた相手が「企業側」と「あなた」の関係を簡潔に理解できます。

ポイント2:電話を続けてもいいか確認する

電話をするうえで、相手の都合を伺うのは大切なマナーです。

採用担当者に引き継いでもらったら、氏名を伝えます。続けて「いまお時間よろしいでしょうか?」と相手の都合を伺いましょう。

ポイント3:内定を辞退する理由は自分から伝える必要はなし

内定辞退の理由は聞かれない限り、自分から伝える必要はありません。

しかし辞退する理由は聞かれる可能性が高いです。あらかじめどう伝えるか、考えておきましょう。

内定を辞退する理由について確認したい人は、「内定辞退の理由を例文つきで解説」の章へ進んでください。

電話をかけるときの適切な時間帯!始業・終業前後、昼休みは避ける

内定辞退の電話は何時くらいにかけるのが適切ですか?
始業と終業時刻の前後は避けましょう!また昼休みの時間帯も避けるべきです。

始業時間や就業時間は会社によって異なります。辞退をする企業の始業・終業時刻を確認してから電話をかけましょう。

内定辞退の理由を例文つきで紹介!採用担当者の質問に備えよう

この章では、内定辞退の理由を例文つきで紹介します。

辞退理由は自分から伝える必要はありませんが、採用担当者から質問された場合に備えて「辞退理由の伝え方」を考えておきましょう。

内定辞退の理由4パターン!理由ごとに例文を紹介

内定を辞退する理由としては、次のような内容が挙げられます。

内定辞退の理由例
  • 他社に就職することになった
  • 適性がないと気づいた
  • 家庭の事情で急きょUターン就職をすることになった
  • その他(社風・引き留め・面接官の態度など)

それでは内定辞退の理由ごとに、例文をみていきましょう。

辞退理由1:他社に就職することになった

他社から内定をもらい、辞退をするというケースは多いです。伝えたくなければ、企業名を言わなくても問題ありません。しかしこの場合、他社の企業名を聞かれることもあります。

他社から内定を頂戴し、そちらへの入社を決断いたしました。
社名を聞かれたら答えないといけないでしょうか?
答える必要はありませんので、「社名は控えさせていただきます」と断りましょう。

気が引ける場合は「〇〇業界です」と、業界名のみ伝えましょう。

辞退理由2:適性がないと気づいた

適性を理由に断る場合の例文を紹介します。「他社への入社を伝えるパターン」と「辞退の旨のみを伝えるパターン」をそれぞれみてみましょう。

・誠に身勝手ではございますが、自身の適性を鑑みた結果、別の会社への入社を決断いたしました。
・誠に身勝手ではございますが、自身の適性を鑑みた結果、内定を辞退する次第となりました。

辞退理由3:家庭の事情で急きょUターン就職をすることになった

転職活動を続けるなかで、「急きょ地元に戻ることになった」ということもあります。その場合は次のように伝えましょう。

私事で恐縮ですが、家庭の事情で急きょ地元へ戻らなければならなくなりました。

辞退理由4:伝えづらい内容・理由を話したくない場合

「面接官の態度が悪かった」「社風が合わない」など、辞退理由が言いづらい内容の場合はどうしたらいいですか?
言いづらい内容というわけではありませんが・・・プライベートなことはあまり伝えたくないです。
「辞退理由が言いづらい内容」または「理由を伝えたくない」という場合は、当たり障りのない言葉選びをしましょう。
・一身上の都合により、辞退させていただきたく存じます。
・家族と相談したものの折り合いがつかず、辞退を決断いたしました。

「一身上の都合」と伝えて理解を得るのが無難ですが、追及されることもあります。その場合は「どこまで理由を伝えるか」または「一身上の都合以上のことは言わない」のか、対応を考えておきましょう。

内定辞退は「電話」「手紙」「メール」どの手段が適切か?

内定を辞退するとき、どのような手段で企業に伝えるか悩んでしまいますよね。内定辞退を企業に伝える方法は、次の3つがあります。

3つの連絡手段のうちで、もっとも適切な連絡手段は「電話」です。

内定辞退の連絡は早いに越したことはありません。電話であれば、迅速に連絡をすることができます。

手紙やメールは一方的な連絡手段となるため、「非常識」と感じる担当者も。そのため手紙やメールは「電話」にプラスして、送るとよいでしょう。

電話をしてから手紙やメールを送ることで、より丁寧に辞退の旨を伝えることができます。

また辞退の旨を書面やデータとして残しておけるのもメリット。電話とあわせて送りたい「手紙」や「メール」について、みていきましょう。

手紙(お詫び状)の基本ルールを覚えよう!揃える文具は3つだけ

内定辞退を伝える方法のひとつが「手紙」。しかし手紙は届くまでに時間がかかるため、内定辞退の連絡として適切とは言えません。

基本的には「電話」+「手紙」で送るのがベストです。

内定辞退の電話をかけたら、当日中には手紙を送るようにしましょう。

手紙を書く際は、3つの文具を準備してください。

  • 白い便箋
  • 白い封筒
  • 黒いインクのペン
手紙は横書きと縦書きのどちらがいいですか?
内定辞退の手紙は縦書きを選びましょう。

手紙には基本的なルールがあります。頭語と結語、時候のあいさつ、あとづけは必須です。

内定辞退メールの基本的な流れ!ビジネスメールのマナーを押さえよう

内定辞退メールも手紙と同様に、電話とあわせて送るのがオススメです。

辞退メールは基本的なビジネスメールのマナーに倣って書きます。「件名」「宛名」「署名」は書き忘れのないようにしましょう。

メールの基本的な流れは次のとおりです。

  1. 名乗る
  2. 内定通知へのお礼を伝える
  3. 内定辞退したい旨を伝える
  4. 内定辞退の理由を伝える
  5. メールで連絡することを謝罪する
  6. 結びの一文を載せる

先に電話で連絡した場合、名乗る際に「本日お電話した◯◯です」「先程はお電話にて失礼いたしました」などの文を添えましょう。

メールは要件を簡潔に丁寧に記載してください。
 
内定辞退メールの送り方について、詳しくは「【例文あり】内定を辞退するときのメールの書き方とポイントを解説」をご覧ください。

内定承諾書を出したあとでも辞退は可能!2週間前までに連絡しよう

内定承諾書の提出後でも内定を辞退できますか?
できますよ、内定承諾書に法的な拘束力はありません。憲法には「職業選択の自由」が記載されているため、企業は辞退を断ることができないんです。

一般的には企業が内定通知を出して、内定者が承諾した段階で労働契約が成立していると考えられます。

しかし「1年契約」や「3カ月契約」などの契約期間を定めていない場合は、2週間の予告期間をおけばいつでも契約を終了することが可能です。

じゃあ法的にはいつ辞退しても問題ないんですね!
でもさすがに社会人の常識として、入社直前の辞退はよくありません。

それに、入社日まで2週間をきった場合、企業が辞退を受諾すれば、そこで契約は終了となります。

しかし受諾されない場合、入社後に契約が終了するという事態も起こりかねません。

では一旦入社せざるを得なくなるんですか?それは困ります・・・!
そうですね。遅くても、2週間前までには内定辞退を伝えましょう!

内定辞退届提出や内定辞退の意向を確認するため、企業に出向く場合も

まれにですが、直接企業を訪問するように言われるケースもあります。企業側の意図として挙げられる理由は、次のとおりです。

  • 内定辞退届への署名
  • 内定辞退の意思確認
  • 引き留め

辞退届への署名などは出向く必要がありますが、それ以外の理由であれば訪問を丁寧にお断りしてもいいでしょう。

企業に行くのは、ハードルが高いですね。強く引き留められた場合、はっきり断れるか心配です。
内定辞退を伝えるときは、「意思がゆるがない姿勢」を貫くことが大切です。丁寧かつ毅然とした態度で伝えましょう。

また辞退などの交渉が苦手な人には、転職エージェントの利用がオススメです。エージェントが辞退を代行するので、自分から企業に直接伝える必要はありません。

転職エージェントについて知りたい人は「転職エージェントとは?利用すべき理由とメリット・デメリット」をご覧ください。

内定辞退を決めたらすぐに連絡!感謝とお詫びの気持ちを伝えよう

内定を辞退すると決めたら、一刻も早く企業に伝えることが大切です。企業は内定者を受け入れるために準備を進めます。少しでも迷惑をかけないためには、迅速な行動が必要。

そこで最適なのが「電話での内定辞退」です。

電話であればすぐに連絡ができますし、相手の言葉を聞き対応することができます。

また電話とあわせて手紙(お詫び状)を送るとより丁寧です。手紙は電話をした当日に出すようにしてください。

企業は時間とお金をかけて、あなたを選びました。そのことを忘れずに採用担当者には感謝とお詫びの気持ちを込めて、丁寧に辞退の旨を伝えましょう。

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