【会話例つき】内定辞退を電話でするときのマナーや注意点を解説

【会話例つき】内定辞退を電話でするときのマナーや注意点を解説

転職では、一度に複数の企業へ応募する人が多いですよね。そのために起きやすいのが、内定が重複すること。

内定を辞退しなくてはいけないと決まったら、すぐに企業側に内定辞退の連絡を入れましょう。

気が進まないかもしれませんが、内定辞退はすぐに連絡できる「電話」でするのがマナーです。

辞退の電話ってすごく緊張します。怒られたりしないかな・・・。
企業側はあなたの入社を待っているわけですから、がっかりされるのは仕方のないことです。

こちら側がすべきことは、誠実な対応でお断りの連絡を入れることですよ。

この記事では、内定辞退の際の会話例や電話をかけるときのポイントを解説します。なるべく早く済ませてしまいましょう。

内定を辞退する時の電話のかけ方!会話例を基に流れとポイントを解説

この章では電話のかけ方とポイント、マナーについて解説します。さっそく、内定辞退の電話をかけるときの会話例からみていきましょう。

内定を辞退するときの電話の会話例
【相手の企業へ電話をかける】

相手:はい。◯◯社でございます。

自分:わたくし、先日内定通知をいただきました、◯◯と申します。人事部の◯◯様はご在席でしょうか?

相手:少々お待ちくださいませ。

あの、担当の方の名前を忘れてしまったんですけど、どうすればいいですか?
担当者名がわからない場合は、「人事採用のご担当の方はいらっしゃいますか」と聞いてみましょう。

それで大抵はつないでもらえます。

【採用担当者に取り次いでもらったら】

採用担当者:はい、お電話代わりました。◯◯です。

自分:先日内定通知をいただきました、◯◯と申します。いまお時間よろしいでしょうか?

採用担当者:はい、大丈夫です。

自分:大変申し上げにくいのですが、先日いただいた内定の件につきまして、ご辞退させていただきたくご連絡申し上げました。

採用担当者:そうですか、残念ですね。

自分:せっかくご内定をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。

採用担当者:差し支えなければ、理由をお聞かせいただけますか?

自分:誠に身勝手ではございますが、自身の適性を改めて鑑みた結果、別の会社への入社を決断いたしました。

採用担当者:そうですか。そういう事情なら仕方ないですね。わかりました。

自分:本来であれば、直接御社へお詫びに伺うべきところ、取り急ぎお電話でのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。では、失礼いたします。

内定辞退の理由は、聞かれなければ伝える必要はありません。まずは内定辞退の事実だけを伝え、理由を聞かれたら答えましょう。聞かれなかった場合は、「誠に申し訳ございません」と謝罪の言葉を述べて、電話を切りましょう。

担当の方がいなかったり、電話に出られなかったらどうすればいいですか?伝言はダメですよね?
ええ、伝言にはしないでください。

向こうから折り返し電話をすると言われても、必ず断るのがマナーですよ。内容が内容ですしね。

担当者が不在の場合の会話例
ではこちらからまた改めて、お電話させていただきます。
何時ごろ、お戻りになりますでしょうか?

採用担当者が不在の場合は、戻りの時間を確認して改めて電話をかけてください。

その日は戻らないのであれば、後日掛け直すか、「ではメールにてご用件をお送りします」と伝えてメールを送ってください。

ただし、メールを送った場合、向こうから確認などのために電話がかかってくる可能性があります。

電話をかけるときの会話の流れとポイントを解説

内定辞退を電話で担当者に伝えるときには、要件を簡潔かつ丁寧に伝えましょう。

また、緊張して頭が真っ白にならないよう、言うべきことをあらかじめメモにまとめて、手元に置いておくのがおすすめです。

メモにするときは、要件を文章でなく箇条書きにするといいですよ。

箇条書きにすることで、会話の流れに合わせて柔軟に対応できます。

では前述の会話例をもとに、会話の流れとポイントをみていきましょう。

内定を辞退するときの会話の流れ
  1. 名乗る
  2. 挨拶をする
  3. 担当者に取り次いでもらう
  4. 再度、氏名を伝える
  5. 「いま忙しくないか」を相手に確認する
  6. 内定辞退の旨を告げる
  7. 理由を聞かれた場合は答える
  8. 謝罪をし、電話をきる

ポイント1:氏名の前に一言付け加える

電話をかけるときは、氏名の前に次のような一言を付け加えましょう。

・内定通知をいただいた◯◯です。
・先日面接をしていただいた◯◯です。

一言添えることで、最初に電話を受けた人が「誰からの電話か」をすぐに理解できます。

ポイント2:忙しくないか(電話を続けてもいいか)を確認する

本題に入る前に、相手の都合を聞くことも大切なマナーです。

採用担当者が電話に出たら、氏名を名乗ります。続けて「いまお時間よろしいでしょうか」と相手の都合をたずねましょう。

ポイント3:内定を辞退する理由は自分から伝える必要はなし

内定辞退の理由は聞かれない限り、自分から伝える必要はありません。

しかし相手からは聞かれる可能性が高いです。聞かれた場合は、理由を告げないのは失礼ですので、答えます。あらかじめ、どう伝えるかを考えておきましょう。

内定を辞退する理由について確認したい人は、「内定辞退の理由を例文つきで解説」の章へ進んでください。

電話をかける適切な時間帯とは?始業・終業前後、昼休みは避けて

内定辞退の電話は、何時くらいにかけるのが適切ですか?
始業と終業時刻の前後は避けましょう。また昼休みの時間帯も避けるべきです。

午後の昼休憩が終わった14時~15時あたりが、比較的落ち着く時間帯なのでおすすめです。午前中なら、朝一番と昼直前を避ければいいでしょう。

辞退をする企業の始業・終業時刻を確認してから電話をかけてください。

内定辞退の理由を例文つきで紹介!採用担当者の質問に備えよう

この章では、内定辞退の理由を例文つきで紹介します。

辞退理由は自分から伝える必要はありませんが、採用担当者から質問された場合に備えて「辞退理由の伝え方」を考えておきましょう。

内定辞退の理由4パターン!理由ごとに例文を紹介

内定を辞退する理由としては、次のような内容が挙げられます。

内定辞退の理由例
  • 他社に就職することになった
  • 適性がないと気づいた
  • 家庭の事情で急きょUターン就職をすることになった
  • その他(社風・引き留め・面接官の態度など)

「その他」で企業のマイナス面を理由とする場合は、正直に伝えてはいけません。内定辞退の理由ごとに、例文をみていきましょう。

辞退理由1:他社に就職することになった

「他社への入社を決めたから」という理由で辞退をする人は多いです。基本的には、その企業名まで言う必要はありません。

他社から内定を頂戴し、そちらへの入社を決断いたしました。

しかしまれに、相手から企業名を聞かれることもあります。

その場合は、「申し訳ございませんが、社名は控えさせていただきます」と断りましょう。

気が引ける場合は「社名は控えさせていただきますが、〇〇業界です」と、業界名のみ伝えても構いません。

辞退理由2:適性がないと気づいた

適性を理由に断る場合は、同時に他社への入社を伝えるパターンと、辞退の旨のみを伝えるパターンのどちらかで伝えましょう。

・誠に勝手ではございますが、自身の適性を鑑みた結果、別の会社への入社を決断いたしました。

・誠に勝手ではございますが、自身の適性を鑑みた結果、内定を辞退する次第となりました。

辞退理由3:家庭の事情で急きょUターン就職をすることになった

たとえば親の介護など、「急きょ地元に戻ることになった」という事情で辞退せざるを得なくなる人もいるでしょう。致し方ない事情は、事実をそのまま伝えてください。

私事で恐縮なのですが、急きょ家庭の事情で地元に戻らなければならなくなりました。

応募や面接の時点ではわからず、あくまで予定外の事情だと強調するのがおすすめです。

辞退理由4:伝えづらい理由・理由を話したくない場合

「面接官の印象が悪くて、その会社で働きたいと思えなくなった」「社風が合わなそうなのがだんだん気になってきた」など、辞退理由を正直に言いづらい場合もありますよね。

相手を悪く言うことになる辞退理由は、事実だとしても言わないようにしましょう。

プライベートな事情で辞退したい場合も、言いたくなければ理由はぼかして伝えましょう。

・一身上の都合により、辞退させていただきたく存じます。
・家族と相談したものの折り合いがつかず、辞退を決断いたしました。

「一身上の都合」と伝えて理解してもらえることもありますが、担当者や企業によっては追及されることもあります。

    「どこまで理由を伝えるか」を決めておく、それ以上の説明はしないことで徹底するなど、対応方法を決めておきましょう。

内定辞退は「電話」でするのがマナー!「手紙」「メール」は?

内定辞退を伝える方法として思い浮かぶのは、次の3つですよね。

冒頭でも述べたとおり、3つのうち最も適切な連絡手段は「電話」です。

内定辞退の連絡は、企業側の都合を考えても早いに越したことはありません。電話であれば、すぐに連絡できます。

よくあることとは言え、基本的には内定辞退はしない方がいいことですよね。そのうえ手紙やメールは一方的な連絡となるため、「非常識だ」と感じる担当者もいます。

手紙やメールを送る場合は、電話した後に改めて送る形にするのが、よい誠意のある対応です。

辞退したという事実を書面やデータとして残しておけるのも、手紙やメールのメリットです。

手紙(お詫び状)の基本ルールを覚えよう!揃える文具は3つだけ

内定辞退を伝える方法のひとつが「手紙」。しかし手紙は届くまでに日数がかかるため、内定辞退の第一の連絡方法としてはおすすめできません。

基本的には「電話」+「手紙」で送るのがベストです。

内定辞退の電話をかけたら、当日中には手紙を送るようにしましょう。

手紙を書く際は、3つの文具を準備してください。

  • 白い便箋
  • 白い封筒
  • 黒いインクのペン
手紙は横書きと縦書きのどちらがいいですか?
縦書きを選びましょう。

内定辞退はこちらから謝罪する形なので、正式な日本のマナーを重んじるのが礼儀です。

手紙を書くときの基本的なルールを守り、頭語と結語、時候のあいさつ、あとづけは必須です。

内定辞退メールの基本的な流れ!ビジネスメールのマナーを押さえよう

内定辞退メールも手紙と同様、まずは電話で連絡し、その後にメールを送るのがおすすめです。電話で連絡がつかなかった場合は、すぐにメールを送ってください。

辞退メールは、基本的なビジネスメールのマナーにならって書きます。

「件名」「宛名」「署名」も書き忘れのないようにしましょう。

内定辞退メールの文面の、基本的な流れは次のとおりです。

  1. 名乗る
  2. 内定通知へのお礼を伝える
  3. 内定辞退したい旨を伝える
  4. 内定辞退の理由を伝える
  5. メールで連絡することを謝罪する
  6. 結びの一文で締める

先に電話で連絡した場合、メールで名乗る際には「電話もした」事実を相手に伝えてください。いきなりメールが来たと思われ、「失礼だ」と怒りを呼ぶおそれもあります。

メールの書き出し例
お世話になっております。
先日内定通知をいただいた、◯◯です。

本日ご連絡のお電話をいたしましたが終日ご不在とのことでしたため、メールにて失礼いたします。

メールでも、要件は簡潔かつ丁寧に記載してください。
 

内定辞退メールの具体的な文面や送り方については、「【例文あり】内定を辞退するときのメールの書き方とポイントを解説」をご覧くださいね。

内定承諾書を出した後でも辞退は可能!ただし必ず入社2週間前までに

内定辞退を迷っている人の中には、すでに内定承諾書を提出してしまったという人もいるかもしれませんね。

内定の承諾をしてしまったら、今さら撤回とかできないですよね・・・。
いえ、できなくはないですよ。

ただしポイントは「入社の2週間前までに辞退連絡を入れる」ことです。

一般的には、企業が内定通知を出す際に労働条件を明示し、内定者がそれを承諾すれば、「合意」に至ったとして労働契約が成立します。

しかし、雇用期間に期限がない契約(正規雇用など)では、「労働契約を解除(この場合は内定辞退)したい」という申し入れはいつでもできます。

そして、申し入れの日から2週間が経過すれば、労働契約は解約となるのです。

そのため、内定辞退はいつでもできますが、入社日よりも前に契約解除となるには、遅くとも2週間前には内定辞退を伝えないと間に合いません。

じゃあ最悪、一旦入社しないといけないかもしれないってことですか!?
可能性は低いですが、絶対にないとは言い切れませんね。

それに、そもそも礼儀として、なるべく早く伝えるべきです。

内定辞退届の提出や意思確認のため、企業に出向く場合も

まれにですが、電話やメールの後、会社に直接来るように言われるケースもあります。

理由はさまざまですが、「内定辞退届」など書面での処理が必要だったり、辞退の意思をしっかり確認するためだったり、引き留めの説得のためだったりするようです。

内定辞退だとわかっていて相手先企業に訪問するなんて、恐怖しかありません。

強引に引き留められたら断れないかもしれないし・・・。

そんなに行きたくないのであれば、直接の訪問はお断りしても問題ありませんよ。

辞退届への署名が必要なら、郵送で対応してもらえるようにお願いしてみましょう。

内定辞退をすることで引け目を感じてしまう人も多いですが、断るなら「ゆるがない姿勢」を貫くことが大切です。訪問して引き留められたとしても、入社する気がなければはっきりと断ってください。

ただし企業側に迷惑を掛けたことに対しては、誠実な態度を示さないとトラブルになることもあるので要注意です。

また辞退などの交渉が苦手な人には、転職エージェントの利用がオススメです。エージェントが辞退を代行するので、自分から企業に直接伝える必要はありません。

でも、よく考えたら、そもそも内定辞退ってそんなに悪いことなんですか?

他の人を雇えばいいだけだし、別に迷惑なんてかけてないと思うんですけど。

その考えは残念ですね。

企業が人を雇うには、求人広告を出したり、問い合わせや書類選考、面接などに時間を割いたりして、時間も費用もかけているんです。

人材大手「マイナビ」の調査によれば、中途採用1名あたりの求人広告費は、安くても13万円台、職種によっては80~90万円近くだといいます(マイナビ「2018年 中途採用状況調査」より)。

内定辞退に多大な罪悪感を感じて引きずるような必要はありませんが、企業相手であっても誠実な対応を心がけてください。

「何も言わずに連絡が取れなくなる」なんて人もいるようですが、それはもってのほかですよ。

内定辞退を決めたらすぐに連絡!誠実にお詫びの気持ちを伝えよう

内定を辞退すると決めたら、一刻も早く企業に伝えることが大切です。内定を通知したら、企業は内定者を受け入れるために準備を進めます。迅速に辞退連絡を入れましょう。

内定辞退を誠実に、迅速に伝えるには、電話が最善の手段です。

断りの電話を入れるなんて、誰でも気が引けますよね。しかし応募して面接なども通ってきた以上は、採用が決まれば入社すると考えられるのは当然のこと。こちらも誠実に対応すべきです。

また、電話とあわせて手紙(お詫び状)を送るとより丁寧です。手紙は電話をした当日に出すのがベスト。日にちが経ってから相手に届くくらいなら、送らないのが得策です。

企業は時間とお金をかけて、あなたを選びました。そのことを忘れずに採用担当者には感謝とお詫びの気持ちを込めて、丁寧に辞退の旨を伝えましょう。

bg
arrow
btn
あなたの性別は?
  • DODA 第二新卒歓迎!働きながら業界トップレベルの技術を学ぶモノづくりエンジニア募集
  • リクナビNEXT 約8割が未経験からのスタート!大手商社でグローバルに活躍できる人材を募集中!
  • マイナビ転職 女性の働きやすさ抜群!有給消化率98%の有名メーカーで事務スタッフを募集中
  • エン転職 フレックス制で自由な社風!未経験者OK!平日夜・土日面接OK
  • @type 残業月20h未満/年休125日/定着率95%【入社祝金アリ】
4月16日 19:42 求人更新

RECOMMEND