【例文あり】内定を辞退するときのメールの書き方とポイントを解説

自分が本当に希望する企業に就職するためには、やむなく内定辞退をするケースもあります。

内定辞退の方法の1つが、メールでの連絡。しかし内定辞退メールは、そう何通も書くものではありません。ビジネスメールに慣れていても、慣れていなくても、内定辞退メールをどう書くか悩んでしまいますよね。

内定辞退メールを送りたいのですが、書き方がよくわかりません・・・。相手にはできるだけ、失礼のないようにしたいです。
それでは内定辞退メールを例文つきで解説しますね!正しいメールマナーやメールを送るときのポイントを一緒にみていきましょう。

また「内定辞退の理由」や「辞退するか迷ったときに考えること」についても紹介します。

内定辞退メールの例文を基に書き方のポイントを解説!

この章では、内定辞退メールの「例文」と「書き方のポイント」、「辞退理由」について紹介します。

辞退理由をチェックしたいという人は、「辞退理由例の章」に進んでください。

まずは内定辞退メールの例文からみていきましょう。

内定辞退メールの例文(フォーマット)
【件名】
内定辞退のご連絡/氏名

【宛名】
株式会社〇〇 
人事部 〇〇様

先日、面接をしていただきました◯◯と申します。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

誠に勝手ではございますが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡を申し上げます。

自身の適性を鑑みた結果、別の会社への入社を決意いたしました。貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡を差し上げることになり、誠に申し訳ございません。

また本来であれば、直接貴社にお伺いしてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。ご容赦いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社ますますのご隆盛と皆様のご健康ご多幸を、心よりお祈り申し上げます。

————
【署名】

・氏名
・メールアドレス
・住所
・電話番号
————

メールの場合は、つい言い訳が多くなり長々と文章を書いてしまうこともあります。

しかし大切なのは、伝えるべき要件を確実に伝えることです。

簡潔にまとめることを心がけて、内定辞退メールを送りましょう。次の章では例文を基に、内定辞退メールの書き方のポイントを紹介します。

内定辞退メールの書き方!メールの流れとポイントを解説

まずは内定辞退メールの基本的な流れからみていきましょう。メールは次の手順で書き進めます。

内定辞退メールの基本的な流れ
  1. まず名乗る
  2. 内定通知への感謝を伝える
  3. 内定辞退したい旨を伝える
  4. 内定辞退の理由を伝える
  5. メールでの連絡を謝罪する
  6. 締めの言葉を記載する

メール本文を書くときは、まず氏名から書きましょう。その際、メールの送信者が誰なのか一目でわかるように「面接をしていただいた〇〇」と一言加えてください。

就活のときは、「◯◯大学◯◯学部のコロン太と申します。」と書きますよね。

転職の場合、今の会社名や所属先は必要ですか?

いいえ。相手企業には今の会社名は関係ありません。転職の場合は氏名だけにしてください。

次に、内定をいただいことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

内定辞退の旨は、感謝の言葉を伝えたあとに書きます。そして内定辞退の理由とお詫びの言葉を伝えましょう。メールでの連絡を謝罪したら、締めの言葉で文末を結びます。

なるほど。メールの流れを整理したら、僕にも書けるような気がしてきました!
それは何よりです!それでは例文を基に、内定辞退メールを書くときのポイントについて解説していきます。

ポイント1:件名は簡潔に!氏名も記入しよう

件名はひと目でわかる内容にしてください。また送信者が誰かわかりやすくするため、件名に自分の氏名も記載しましょう。

内定辞退メール【件名例】
「内定辞退のご連絡/氏名」
「内定辞退のお詫び/氏名」

ポイント2:宛名・署名は記載ミスがないようにしっかり確認

宛名には、「会社名」「部署名」「氏名」を記載します。

担当者の氏名がわからない場合はどうすればいいですか?
その場合は「ご担当者様」と記載すれば大丈夫ですよ。

署名には、次の4つの情報を載せましょう。

  • 氏名
  • メールアドレス
  • 住所
  • 電話番号
内定辞退メールの書き方はわかりました。書き方以外にも注意したいことはありますか?
注意してほしいことは2つあります。1つめは「なるべく早く連絡すること」。企業側は、内定者を受け入れるために準備を進めます。辞退の意向が固まっているのなら、すぐに連絡をしましょう。
なるほど。企業側に負担をかけないためには、すぐに連絡することが大切なんですね。
そのとおりです!2つめの注意点は「転職活動用のメールアドレスを使うこと」。不謹慎な単語、アイドルやキャラクターの名前が入っているアドレスは避けましょう。

内定辞退の理由例!ネガティブな理由はNG

内定辞退の理由は正直に伝えるほうがいいですか?
辞退理由によりますが、素直に伝えるほうが相手に誠意は伝わります。次のような理由であれば、相手に伝えても問題ないです。
内定辞退の理由例
  • 適性がないと気づいた
  • 別の職種への転職を決めた
  • 別の業界への転職を決めた
  • 家庭の事情でUターン転職することになった

希望にあった企業で働くためには、内定辞退という選択は間違ったことではありません。選考段階で「自分の適性に気づいた」「本当にやりたい業界がみつかった」ということもあるでしょう。

また「地元で働く意思が固まった」「家庭の事情で地元に帰ることになった」など、Uターン就職が理由になることもあります。

ただ辞退理由として「悪評があったから」「業界シェアが低い」など、ネガティブな理由を挙げるのはやめましょう。

辞退理由は「前向きな姿勢」や「やむを得ない事情」などを伝えてください。

どうしても辞退理由を言いたくない場合は、次のように書きましょう。

  • 「一身上の都合により」
  • 「家族と相談したところ、折り合いがつかず」

辞退理由を伝えるのは義務ではありません。しかし相手の企業に誠意やお詫びの気持ちを伝えたいのなら、辞退理由を伝えましょう。

内定辞退の連絡はメールと電話どちらがいいのか?

内定辞退の連絡は、メールと電話どちらで伝えたほうがいいですか?
基本的には、電話で連絡するのがオススメです。

企業としても、内定辞退がやむを得ないケースがあることはわかっています。それでも内定辞退は企業に対して失礼であり、印象はよくありません。

そのため内定辞退は、迅速かつ誠実に対応することが重要です。

メールは送信してから、相手が確認するまでの時間差があります。またメールのみで連絡を済ませることを「無作法だ」と思う採用担当者もいるのです。

「直接、電話で伝えるのは気まずい」と感じるでしょうが、できれば電話で辞退の旨を伝えましょう。

ただし、選考の連絡手段がすべてメールの場合は例外です。相手の主要な連絡手段がメールの場合は、こちらもメールで連絡をして問題ありません。

内定辞退を電話でするメリットとマナーについて

内定辞退を電話ですると、次のようなメリットがあります。

  • 内定辞退の旨が確実に伝わる
  • 誠意を伝えられる

メールの場合、「相手が読んでいない」「エラーで未送信」という事態がおこる可能性も。その点、電話であれば確実に内定辞退の旨を伝えることができます。

また声や話し方から感情を伝えられるのもメリット。謝罪の気持ちが伝わりやすいです。

内定辞退を電話で伝える場合は、何時頃にかければいいですか?
電話をかけるときは、始業・就業の前後と昼休みを避ければ問題ないですよ。

内定辞退をするときの電話のかけ方について詳しくは「★内定辞退の電話のかけ方」をご覧ください。

また内定の意思を確実に伝えるために、電話とメールの両方で伝えることも可能です。

内定辞退の旨をデータとして残したい場合は、電話とあわせてメールを送りましょう。

内定を辞退するか悩んでいる・・・迷ったときに考えること

内定を「辞退するか」「承諾するか」悩んでいる場合は、次のポイントを確認しましょう。

  • 転職理由を思い返す
  • 企業の情報を整理する

転職をする理由は「給与アップ」、それとも「やりがいを求めて」でしょうか。

まずは最優先の条件を明確にすることが大切です。

そのうえで企業の情報をあらためて整理していきましょう。「希望する仕事内容か」「企業の評判はどうか」などを確認してください。

「悩む」ということは、なにかひっかかりがあるということです。「転職理由」と「企業の情報」を整理したら、不安要素を書き出してみましょう。

不安要素を解決できるのであれば「承諾」、難しいようであれば「辞退」という道を選びます。

数年後の自分が「その会社でどう働いているのか」をイメージしてみましょう。

「数年後をイメージ」ですか。たしかに現在だけでなく、将来を見据えて決断することが大切ですね。

だけど「承諾」か「辞退」か、どうしても決断できない場合はどうすればいいですか?

その場合は、ひとまず「保留」にするという手もあります。
なるほど!保留という手もあるんですね。僕は決断するのに時間がかかるタイプなので、助かります。
ただし「保留」といっても、いつまでも待たせていいわけではありませんよ!保留期間は2~7日程度、長くても2週間以内には決めるべきです。

保留の申し出は、内定通知が届いた当日か翌日には行ってください。

保留期間が長い場合は「それなら別の人を採用します」と、内定が取り消しになるリスクがあります。「保留」は企業の厚意によるものということを覚えておきましょう。

内定保留メールの送り方について、詳しくは「★内定保留メールの書き方」を参考にしてください。

辞退理由によってはエージェントが条件交渉!内定辞退の連絡代行も

内定辞退の理由が「給与の提示額に不満」「入社日が合わない」など、条件面によることもあります。

そんなとき、転職エージェントを介していれば条件の交渉をしてくれる場合も。

条件面としては、主に次の項目が挙げられます。

  • 仕事内容
  • 残業時間
  • 休日
  • 給与
  • 手当
  • 入社日
企業側に条件交渉をしてくれるのは嬉しいですね!転職エージェントならではのサービスという感じがします。
そうですね。転職エージェントは条件交渉だけでなく、内定辞退の連絡なども代行します。「自分の希望や辞退を伝えるのが苦手」という人には、転職エージェントの利用がオススメです。

内定辞退の取り消しは困難!入社できてもマイナスイメージは覚悟して

転職活動の状況によっては「一度は内定を辞退したけど、やっぱり取り消したい」と思うこともあるかもしれません。

しかし内定辞退の取り消しは、難しいケースが多いです。

企業としては「内定を辞退した人」というマイナスの印象があります。そのなかで辞退を取り消し、就職するというのはなかなか困難。

ただし次の場合は、再度選考をしてもらえる可能性があります。

  • 選考時の評価が高い
  • 採用枠に空きがある

また相手が納得するような、内定辞退の取り消し理由も必要です。ただし嘘をついたり取り繕ったりするのはやめましょう。

内定辞退を取り消したいときは、どう伝えればいいですか?気まず過ぎます・・・!
一度は辞退したことへの「謝罪」と「その理由」、そして「入社したいという熱意」を言葉や態度に表してきちんと伝えましょう。とはいえ、内定辞退の取り消しが叶うのは非常にまれなケースですよ。
運よく内定辞退を取り消せても、やはり印象がいいとはいえません。マイナススタートになることは、心しておく必要があります。

内定辞退メールは誠意をもって送ろう!伝え方には要注意

内定辞退メールを送るときは、「内定をもらったことへの感謝」と「辞退することの謝罪」を伝えましょう。

長々と文章を書くのではなく、伝えるべきことを的確に丁寧に伝えます。辞退理由については、「前向きな姿勢」を見せ、「やむを得ない事情」を書きましょう。件名はひと目でわかるように簡潔に。宛名と署名は、記入漏れがないかしっかり確認してください。

内定辞退はオススメできるものではありませんが、やむを得ない場合もあります。転職活動という人生を左右する局面において、不本意な転職先に入職するのは避けるべき。

しかし企業側は時間とお金をかけ選考した結果、「あなたと一緒に働きたい」と言ってくれています。その相手に対して内定辞退が失礼にあたるのもまた事実。

だからこそ、内定辞退を伝えるときは気づかいが必要です。正しいマナーを把握したうえで、内定辞退メールを送りましょう。