秘書の仕事はマルチなサポート力が重要!事務との違いも解説

秘書は企業や医療界、芸能界に至るまで幅広い分野で必要とされている職業のひとつです。

秘書ってなんとなくかっこいい、仕事ができる、というイメージしかありませんが・・・どんな仕事なんでしょうか?
秘書の仕事は、基本的には上司の手が回らない日常的な業務をサポートすることです。

ただ業務内容は幅広く、担当する上司によっても求められることが変わりますよ。

この記事では、秘書の活躍の場から具体的な仕事内容、秘書になるために必要なスキルや持っていると有利な資格まで解説します。

秘書が必要な職場は多岐に渡る!転職先で経験が有利となることも

「秘書」というと、大企業の社長や役員などに付くイメージが大きいですが、秘書を必要としている現場は、実は非常に多いと言われています。

この章ではまず、秘書の活躍の場と、一般の事務との違いを見ていきましょう。

秘書の活躍の場は、一般企業から医療界、芸能界に至るまで幅広く存在する

「秘書」のポジションは、一般企業だけでなく、次のような場所でも必要です。

「秘書」が活躍する職場
  • 一般企業
  • 外資系企業
  • 医師、医療施設、医療研究所など
  • 弁護士、法律事務所、裁判所など
  • 芸能事務所、放送局など
  • 個人で雇用する人もいる

秘書を必要としない企業もありますが、大きい会社になるほど秘書が重宝される傾向にあります。

その理由は、上役の多忙さも会社の大きさに比例するのが一般的だから。

そのため、大企業では上役の手が回らない雑務を代理でこなせる存在、つまり秘書が重宝される傾向にあります。

業務内容が「サポート」に近いため、多忙な人ほど秘書を雇用するケースが多く、分野も多岐に渡るんですよ。

普通の事務と秘書との違いは一体なに?

秘書が雑務をこなす職であるなら、一般事務でよいのでは?と首を傾げる人もいるかもしれません。

確かに、一般事務が秘書を兼任しているケースもあります。

しかし、一般事務は企業全体の事務・雑務を行うのに対し、秘書は上役や担当する個人の事務仕事や雑務をサポートするという役割。

その差は大きくはありませんが、同じではないのです。

グループ秘書と個人秘書はの仕事はどう違うの?

秘書にも2パターンあり、グループ秘書と個人秘書に分かれます。

グループ秘書と個人秘書の違い
グループ秘書 個人秘書
1人、あるいは複数の上司に対し、
数名の秘書が仕事を分担する
1人の上司に対し、1人の秘書がつく

秘書に任される仕事が多い場合には「グループ秘書」がチームを組んで業務を行うことが多く、日本の上場企業などに多く見られます。

反対に、外資系企業や法曹界、研究者個人などでは、「個人秘書」が一般的。どちらも仕事内容に大きな差はありません。

秘書の経験は転職や再就職しても有利になるの?

秘書の経験があると、どのような場面で有利になりますか?
秘書はある意味でオールマイティな即戦力になると判断される傾向にあります。

同じ秘書への転職はもちろん、事務職や経理職、PCをメインに使う部署でも重宝されるんですよ。

秘書に任される仕事は幅広く、その経験がある=色々なことができる、というアピールに繋がります。

マナーや礼儀が身についていること、上司の好みやニーズによってなすべき対応も異なることから、コミュニケーション能力も高いとみなされます。

そのため、転職活動や再就職活動にも有利とされる傾向が強いのです。

秘書の仕事は4種類!オールマイティなサポート力が必須

秘書と一言で言っても、その仕事内容は実にさまざま。

ピックアップしてみると、非常にオールマイティな知識が必要なだけでなく、交渉能力やPCスキルなども重要視される「サポートのプロ」が求められていることがわかります。

具体的にどんなサポートかというと、大まかに次の4つです。

秘書の仕事内容

それぞれ見ていきましょう。

スケジューリングなどの日程調整とそれに付随する業務

秘書の仕事と聞いて一般的にイメージされるのは、担当する上司の日程調整、スケジュール管理ではないでしょうか。

週末、A社の専務とゴルフに行くことになったからよろしく!
かしこまりました!

ではその日の会食のお時間を変更しておきます!

秘書はこんな具合に、突然のスケジュール変更にも対応します。

秘書を雇用するような立場の人は、大抵の場合スケジュールが分刻み。上司本人が動きやすいようにスケジュールを立てるのも、秘書の重要な仕事です。

さらに、スケジューリングに伴う付随業務も含まれます。

スケジューリングに伴う付随作業の例
  • 時間的な無理や無駄がないかのチェック
  • ダブルブッキングなどがないかのチェック
  • 予定調整のための交渉
  • 移動手段の確認、確保
    (車やチケットの手配など)
  • 食事時間、休憩時間の確保
    (場合によっては手配も行う)
  • 会食や会合などの場所の手配、予約

上司の体はひとつしかなく、ダブルブッキングなどは絶対に避けなければなりません。

そのため、グループ秘書の形式をとっている企業などでは専門の「スケジューリング担当」を設けているところもあります。

ファイリングなどの事務仕事も秘書業務に含まれる

一般的な事務と同じような仕事も、秘書に任されることがあります。

秘書が行う事務作業の例
  • 文書の作成、代筆、出稿
  • 会議や商談などの情報リサーチや資料作成
  • 上司の行動費などについての経理、精算
  • メールチェック、代理返信、フラグ分け
  • 顧客リスト、経理伝票など必要書類の作成
  • 電話対応
  • 資料や書類などのファイリング、不要書類の廃棄

あくまでもこれは業務の一部であり、上司によって違うことを頼まれるケースも多々あります。スケジューリングの合間にこうした事務作業を行うのも、秘書の仕事です。

お茶出しや買い出しなどの雑務を頼まれるケースも多い

先述したスケジューリングや事務業務などのほかにも、上司の時間が取れない雑務などを請け負うこともあります。

一般的な秘書の雑務の例
  • 冠婚葬祭の出欠状の提出、粗品などの買い出し
  • 来客時の応対、受付、お茶出し、お見送り
  • 会議室、上司の執務室などの簡単な清掃、整理
  • 備品の在庫チェックや補充などの管理業務

こんなことまで?!と驚く場合もあるかもしれません。

しかし秘書には「上司が行えない日常業務をサポートする仕事」という側面があるため、こうした雑務を頼まれることも少なくないのです。

意外と重圧?!上司の代理人として出かけることもある

秘書を経験した人たちに話を聞くと、大半の人が「重圧に感じた」という業務があります。

秘書が重圧に感じる仕事、それは上司の代理人業務です。

上司の代理で出向くケースの一例
  • 冠婚葬祭の代理出席
  • 会議や会合などへの代理出席
  • 接待など酒肴の場への代理出席 など

「上司の代わりとして存在する」こと自体もプレッシャーですが、重要な伝言を依頼されたり、自分には権限のないことを持ちかけられたりといった事態が起こることも。

不測の事態にもしっかりと対応できるコミニケーション能力が必要です。

秘書の仕事に向いている人、求められていることとは

秘書の求人を確認してみると、大半の求人情報にはこうした文言が記載されています。

企業が秘書に求める主な条件
  • 優先順位をつけるのが得意な人
  • コミニュケーションスキルが高い人
  • ビジネスマナーを遵守できる人
  • 記憶力、把握力、実行力がある人

もちろんこれらすべてを兼ね備えていなくてはならないわけではありません。しかし、こうしたビジネスシーンに「適応しよう」という努力ができる人を求める企業が多いのです。

未経験ですが、秘書には憧れてます・・・でも難しいのでしょうか?
そんなことはありません。「未経験歓迎」という求人もたくさんありますよ。

誰しも最初は未経験ですし、ビジネスマナーを知らない人も少なくありません。肝心なのは担当となる上司への心配りや向上心。

常に学び吸収する姿勢を保ち続けるのも、秘書としての適性のひとつです。

秘書の仕事につくために必要な資格はあるの?

「秘書になるために必要な資格」というのは存在しません。

無資格、未経験で「秘書」として雇用されるケースも、結構あるのです。

秘書の仕事内容は職場によって差があるため、「秘書になってから経験を積むほうがよい」という考えの上司もいます。

ただ、「秘書として雇用されたい」「秘書を希望して面接を受ける」という場合、秘書としてある程度の技量、および業務への理解がある人の方が有利となることも。

秘書としてのスキルや知識を認定するため、資格試験がいくつか存在しています。

主な2つの資格を見ておきましょう。

秘書検定

公益財団法人 実務技能検定協会が主催している試験。難易度別で1級〜3級までの4段階があります。

理論、実技の分野に分かれ、筆記試験(1級と準1級は面接試験もあり)形式で行われます。

もう1つは、秘書実務に加えて英語力も試される資格です。

国際秘書(CBS)検定

一般社団法人 日本秘書協会主催の試験。通常の秘書検定の科目に加え、英語力も評価される秘書向けの資格試験です。

準CBS資格とCBS資格の2種類があり、外資系企業などへの就職、転職に有利とされています。

このほか、「秘書」という名称がなくても秘書に役立つ資格はたくさんあります。

たとえば次のような資格です。

その他、秘書業務に有利な資格
  • ビジネス文書検定
  • ビジネスマナー検定
  • ビジネス電話検定
  • 電子メール活用能力検定
  • 実用英語検定
  • TOEIC

こういった、ビジネスの実用現場で役に立つ資格は秘書にも大いに役立ちます。

語学などの学力検定も、外資系やクライアントに外国人が多い場合など、職場によっては有利です。書道の検定などを受けておき、字が綺麗なことをアピールするのもよいでしょう。

有能な秘書ほど任せられる仕事も多く、頼りにされます。

自分が秘書として役立つことをアピールするのに、資格は強い味方です。

秘書の仕事についてからも、キャリアアップを目指す高い意識を持とう

秘書の仕事は、「サポート」とは言え簡単ではありません。

しかし誰かの役に立ち、「ありがとう」と言ってもらえることにやりがいを感じる、とても魅力的な仕事です。

秘書に求められるスキルは、仕事の優先順位をつける、交渉スキルを発揮する、雑務や庶務をこなすなど多様ですが、その経験は先々も必ず自分のためになるでしょう。

また、秘書にもさまざまなクラスがあり、ハイクラスで経験豊富な秘書の場合、年収も高くなるのが一般的。

秘書として働くなら、常に何かを学び吸収してキャリアアップを目指す向学心も必要です。

 

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