総務の仕事内容ややりがいって何？向き・不向きや必須のスキルも紹介
総務の仕事に対して、どんなイメージを持っていますか？
「いろいろ気を配るのは大変そう」という人もいれば「客相手じゃないからラクそう」と思っている人もいるかもしれませんね。
総務の仕事は、社員の入退社や各種保険関係などの手続き、備品などの購入管理など、社内のあらゆる事務作業を担うもの。
1つ1つの作業は難しいものではなくても、会社の運営や社員が良い環境で働くためになくてはならない存在です。
この記事では、総務、特に総務事務の仕事内容ややりがい、向き・不向きや役立つスキル・資格などを解説していきます。
総務は社内の管理・事務をオールマイティにこなす必要がある
総務の仕事を一言で説明すると、「会社の運営・社内の業務をスムーズに行うために多方面でサポートをする役割」。
企業にとって「縁の下の力持ち」とも言える存在です。
たいていの企業では、役割ごとに部署が分かれているもの。総務は、どの部署にも共通して必要な事務作業や全体的な管理業務を行っています。
その業務を具体的に見てみましょう。
| 業務の種類 | 内容 |
|---|---|
| 一般的な事務作業 | ・来客・電話・メール対応 ・各種文書の作成 ・文書の管理、ファイリング ・コピー用紙、文房具などの購入、管理 ・名刺の発注 ・郵便物の仕分け ・会社カレンダー、手帳などの手配 |
| 社員の入退社、勤怠管理 | ・社員の入退社手続き ・社会保険の手続き ・有給休暇などの届け出管理 ・健康診断の実施 ・冠婚葬祭時の対応 |
| オフィスの環境整備 | ・照明器具の取り替え ・観葉植物、飲料水などの手配・管理 ・コピー機など各種機器のレンタル・修理 手配 ・オフィス移転時の計画・指揮 ・ビル管理会社からの情報把握・共有 |
| 会議やイベントなど の企画・運営 |
・会議室の手配、管理 ・会社説明会、入社式などの運営 ・株主総会の企画運営、議事録の作成 ・社内旅行などの企画、実施 |
| コンプライアンス関連 | ・リスクマネジメント、緊急時の体制づくり ・社内への啓発活動、研修の開催など |
企業の規模などによって、組織は異なります。大企業であれば総務や経理、法務や人事、広報、秘書課など細かく部署が分かれていることが多いですが、小さい会社などでは、すべてを「総務部」「管理部」といった1つの部署で担っていることもあります。
気づいてはもらえなくても、社員の仕事が滞りなく進められていることが、総務がきちんと機能していることのあらわれでもあります。
忙しいときにコピー用紙の在庫がなかったり、お客さんが入り口で待ちぼうけになったり。会社全体のことを把握している人が誰もいない状態になってしまうかもしれませんよ。
総務の仕事にやりがいはある？大変なのは仕事の丸投げや困った社員
総務は裏方の仕事です。他の社員が知らないところでさまざまな作業をするものの、スポットライトを浴びることはないため、功績も「当たり前」状態になりがち。
しかし、中にはちょっとしたサポートでも「ありがとう」と感謝の気持ちを伝えてくれる人もいます。
何より、社員の仕事が滞らずに過ごせていることが、総務として会社に貢献できていることの証と言えるのです。
社内で「あれがない」「これが足りない」「あれはどこに置いてある？」などの声が上がらずに済むことが、総務の仕事の密かな醍醐味。
総務がやりがいを見出すには、いろんな社員の様子をよく見ながら、日々の些細な作業を丁寧にこなしていくことが大切です。
また、総務の仕事上、社内・社外を問わずさまざまな人と関わるチャンスもあります。座席が経営層に近い位置にあることも多いので、他の部署にいるよりも社内全体のことが見やすいという側面もあります。
あとは「言うことを聞かない社員がいる」ことでしょうか。
雑務的なことはすべて総務に丸投げする社員がいたり、会社全体がそういう雰囲気だったりもします。また、社内だからと甘えて期限や決まりごとを守らない社員もいて、苦労する総務担当者も多いのです。
目立つことが好きな人にとっては、総務の仕事はどれも地味といえば地味で、「つまらない」と感じることも。
また、作業が広範囲で多い割に、褒められることも少なく成績が数字で見えるものでもないため、「やりがいがない」と思ってしまう人もいます。
総務の仕事に向いている人といない人、それぞれの特徴
総務に向いている人の特徴をチェックリストにしてみました。
- 人に何かをしてあげるのが好き
- 裏方の地味な作業が苦にならない
- 感情が顔に出にくい
- 几帳面で真面目である
- 「気が利く」「よく気がつく」と人に言われる
- 臨機応変に対応できる
- 会社が好きで、会社を良くしたいと思っている
- 目立つことが好きではない
オールマイティに作業をこなし、誰も気づかないうちにさりげなく用意がしておける、そんな優秀な総務担当には、人への思いやりや気配りなどが備わっているもの。
思いやりがあったり気配りができたりする人は、総務として何をすべきかも自ずとわかるのです。
とは言え、聖人君子ではないので時にはイライラしたり、期限を守ってくれない社員に怒りを覚えたりすることも。そんなときに、感情を表に出さないことも必要です。
「総務の機嫌が悪いから仕事が頼めない」「総務が怖くて言い出せない」なんていう状態にしてはいけません。
また、自分の会社が好きであることも、総務には重要な要素。社員のために仕事を工夫したり、環境をよくしようと努力できるのは、会社に愛着が持ててこそのことだからです。
逆に、総務に向いていないのは次のような人です。
- 誰が何をしていても興味がない
- 忙しいと機嫌が悪くなる
- 決められた業務以外はしたくない
- 頑固で融通がきかない
- 時間や期限、決まりごとが守れない
- 人を支えるより支えられたい
総務の仕事は、社内、社外のあらゆる人と関わることが不可欠。関わるどころか、サポートしなくてはなりません。
そのため、誰が何をしようが気にせず自分のことだけをしていたり、忙しいと「話しかけるなオーラ」を出して人を寄せ付けなかったりする人は総務には不適格。
時間や期限、規則など、決められたことは、総務が率先して守らなくてはいけません。その面では、総務は社員の手本ともなるべき存在なのです。
総務への転職、未経験から挑戦するのに必要なことやアピールポイント
総務事務の仕事は多岐に渡りますが、それぞれの作業自体が難しいものではありません。
そのため、総務事務への転職はまったくの未経験でも可能です。
総務への転職で歓迎されるポイントは次の3つ。
- パソコンの操作が一通りできる（Word・Excel等のソフトも含む）
- 業務で人をサポートした経験がある
- 販売や接客の仕事の経験がある、もしくは人と接するのが好き
特に、PCの基本操作は必ず必要とされています。規模の小さい会社では、経理などを兼務することも多く、簿記の資格があれば重宝されます。
また、向き・不向きのところでお伝えしたとおり、総務には臨機応変に、柔軟に対応ができる人も求められています。
該当するようなエピソードがあれば、それを交えてアピールしてください。
ほかには、第一種衛生管理者資格や、安全管理者の資格なども重宝されます。
総務の仕事は、転職サイトや転職エージェントで見つけることができます。ただし業務の範囲は職場によって大きく異なるもの。福利厚生などの待遇も企業によってまったく異なります。求人情報はくまなく確認して応募先を選んでくださいね。
総務は目立たないけど会社運営に欠かせない大切な仕事
仕事は電話応対から株主総会の議事録作成まで、広範囲で多岐に渡ります。また、気づかいなどの高度なコミュニケーションも必要です。
人の役に立つ仕事ですが、功績が目に見えにくいため、やりがいを感じにくいという一面も。
しかし、社員が通常通りスムーズに仕事がこなせている状態こそ、総務として会社に貢献できているという証拠と言えるのです。
時には社内から文句を言われたり、決まりを守らない社員がいたりもしますが、総務はみんなから頼られる存在であることは間違いありません。
総務事務は、未経験でも挑戦しやすい仕事の1つ。PCスキルや接客スキル、臨機応変に対応できる能力などをアピールして、転職を成功させましょう。
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