コミュニケーションで仕事の効率UP!円滑にする簡単なコツを解説

働く上で、どの業界でも重要視されるのが「コミュニケーション」のスキル。

転職市場でも、多くの企業が「コミュニケーション能力のある人材」を求めています。

でも、「コミュニケーション能力って具体的にどういうもの?」「コミュニケーションを円滑にと言われても、どうしたらいいのか分からない」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか?

この記事では、「コミュニケーションとは何か」「なぜ必要なのか」といった疑問への答えと、仕事の場で「コミュニケーションをスムーズにするコツ」を分かりやすく解説します。

仕事に欠かせない「コミュニケーション」とは何か

そもそも、コミュニケーションとは何なのでしょうか?まずはここから明らかにしていきましょう。

コミュニケーションとは「意思疎通を円滑にするスキル」

コミュニケーションとは、人と人との意思疎通をスムーズにし、お互いが居心地よく過ごすためのスキルです。

ビジネスの場においては、顧客と信頼関係を築いて要望を吸い上げ、事業に生かして満足度を高めたり、社内ではチーム内の連携を良くして仕事をスムーズに運んだりするのに役立ちます。

コミュニケーション能力が高い人の特徴

では「コミュニケーション能力が高い人」とは、どんな人を指すのでしょうか?

あなたの周囲で「コミュニケーションをとるのがうまいなあ」と感じる人を思い浮かべてみてください。

その人は、次のような特徴を持っていませんか?

コミュニケーション能力が高い人の特徴
  • 聞き上手
  • 質問が上手
  • 共感力がある
  • 相手に歩み寄ることができる
  • 好奇心が旺盛
  • 説明が分かりやすい
  • ユーモアがある
  • よく笑う

こうした特徴を持つ人は、相手にとって「心地よく話せる人」と言えるでしょう。

コミュニケーション能力の高い人とは、このように「この人と話せて良かった」「また会いたいな」と思わせるようなスキルを持った人、と言えます。

コミュニケーション能力というと話す力に注目してしまいがちですが、じつはそれ以上に大切なのが「聞く力」です。

人の話に興味を持って聞くことができ、適切なタイミングでうなずいたり質問をしたりして、話を促すことができれば、相手は安心して心を開きやすくなります。

こちらの話に興味を持って「もっと聞かせて!」と言ってくれる人となら、気持ちよく会話が弾みます。

お互いに聞き上手になれたら、よりスムーズに会話が進むでしょう。

また、ユーモアもコミュニケーションに役立ちます。

「ユーモア」とは、人を和ませるような笑い・おもしろさのこと。といっても冗談や下ネタを連発することではありません。

自分の失敗をおもしろおかしく話したり、驚きなどの感情をストレートに出して相手をクスっと笑わせたりする「小さなユーモア」こそが、ビジネスの場では大いに役立ちます。

円滑な人間関係には、笑いが必要です。仏頂面をしている人よりも笑顔で挨拶してくれる人のほうが安心できて、話もしやすいですよね。

「安心できる」という感覚が、コミュニケーションには大切なのですね?
そのとおりです!

「報連相」はビジネスコミュニケーションの基本

ビジネスにおけるコミュニケーションで、よく言われるのが「報連相」というフレーズ。

「報連相(ほうれんそう)」とは、報告・連絡・相談という3つのコミュニケーションのことです。

報連相をスムーズにするコツはありますか?
まず、伝えたい「結論」や「目的」から話し始めることを意識しましょう。

「商談の結果こうなった」という結論や、「この結果を出すために話し合いたい」という目的を、最初にはっきりさせること。これが報連相のコツです。

結論や目的が分からないと、「この人は結局何が言いたいんだろう?」とモヤモヤした気持ちのまま会話をしなくてはなりません。

最初に結論や目的をはっきりさせることで、会話の目指すゴールがお互いに見え、スムーズな話し合いができます。

コミュニケーションはどこでも誰にでも必要なスキル

仕事におけるコミュニケーションの重要性は大きく、とくに転職市場では「コミュニケーション能力の高い人」を求める企業がほとんどです。

それぞれが自分の仕事をちゃんとやっていれば、コミュニケーションなんて必要なくないですか?

人の顔色をうかがったり、楽しくもないのに笑顔を作るなんて疲れます。

でもコロン太さん、仕事は1人ではできませんよね。

業務を上手く回して進めていくためにも、同じ職場にいる人がお互いに気分良く働くのにも、コミュニケーションは大切ですよ。

どんな仕事にもコミュニケーションが必要な理由は?

コミュニケーションをとるには、ある程度、神経を使う必要があります。つい面倒になってしまって「そんな余計な労力は使わず、仕事だけに集中したい」と思うこともあるでしょう。

しかし会社は、1つの仕事を効率的に、合理的に行うためにたくさんの人々が集まって働く組織です。

会社では、性別や年代、国籍、性格などが異なるさまざまな人々と連携し合い、チームワークを発揮して取り組むことが必要になります。

そうした状況で「誰とも口をきかない」「他の人のことはどうでもいい」という姿勢では、何事もうまくいきませんよね。

コミュニケーション不足は、「言った」「聞いてない」、「知らなかった」「どうしてそんなことに」とさまざまなトラブルを生むのです。

適度なコミュニケーションは、お互いのミスを減らして作業効率をUPさせ、仕事の成果をきちんと上げることに役立ちます。

空気の悪い職場では、仕事の成果も出にくい

コミュニケーションがきちんととれていて人間関係が和やかな職場では、結果的に1人1人が仕事に集中しやすくなります。

逆に、ギスギスした雰囲気でコミュニケーションがうまくとれない職場では、モチベーションが上がらず、仕事の成果も出しにくくなってしまいます。

つまり「コミュニケーション能力」は、仕事でより成果を挙げるためにも必要なスキルなのです。

学生時代なら、気の合う人とだけ付き合っていても問題ありません。

ですがビジネスの場では、「嫌いな人」や「苦手な人」ともうまく付き合っていく必要がありますよね。そんなときに自分を助けてくれるのも、やはりコミュニケーションスキルです。

「会社を辞めたい」と考える理由に「人間関係」を挙げる人も少なくありません。

苦手な人ともうまく付き合い、自分が心地よく働くためにも、コミュニケーション能力を身につけることは大切なのです。

相手との関係別、仕事で大切なコミュニケーションのポイント

仕事でコミュニケーションをとる相手は、さまざまです。上司と同僚、社内や社外など、立場によって気をつけるべきことも少しずつ異なります。

それぞれ、どんなことに気をつけたら良いのか、コミュニケーションの相手とポイントの違いについて見ていきましょう。

どんな立場にも共通するポイント

まずは、どんな相手でも共通して気をつけるべきポイントを紹介します。

職場のコミュニケーション全体のポイント
  • 挨拶でも業務でも、自分から働きかけることを心がける
  • 相手の立場になって考える
  • 話しかける前に要点を「5W1H」でまとめる
  • 話すときは最初に「結論」や「目的」を伝える
  • 失敗の報告や謝罪は、迅速にする

何をするにも、「待ち」の姿勢ではコミュニケーションを図ることはできません。

自分から挨拶をしない、聞かなければ何も報告をしない、そんな人と一緒に働くのは誰でも嫌ではないでしょうか。

主体的に動き、相手の状況を見ながら対応することで、コミュニケーションの質はぐっと高まります。
「5W1H」とは、「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって」という要素です。仕事のコミュニケーションでは、これらを明確にすると要点が伝わりやすくなります。

上司・部下の間で気をつけるポイント

上司・部下といった「縦の関係性」では、お互いの立場に立って物を見る感覚がとても重要です。

なぜなら、仕事の指示を出す側・出される側という立場の違いや、経歴・経験値の差の大きさが原因で、心にすれ違いが起きやすいからです。

もしもあなたが上司なら、「自分が部下の立場なら、どんな言い方が分かりやすいか」と考えることで、一方的で伝わりにくい指示を防げます。

反対に、あなたが部下なら、「自分が上司の立場なら、いつ・どんな報告があると状況が把握しやすいか」と考えることで、よりスムーズに報連相を行うことができるでしょう。

同僚・部署などで気をつけるポイント

同僚や同期といった「横の関係性」では、できるだけポジティブで良好な雰囲気をつくるよう意識しましょう。

部署内、もしくは部署間など、チームで協力して仕事をするためには、お互いにとって居心地のよい環境で、気軽に意見を言い合える環境にしておくことが重要です。

そうすれば、お互いに何かあった時にも「助けよう」という気持ちが自然に芽生えるでしょう。

チーム内でのコミュニケーションに、難しいテクニックは必要ありません。「ありがとう」「すみませんでした」などの気持ちはこまめに伝えたり、ちょっとした雑談で距離を縮めたりするだけでも関係性は変わってきます。

人間には「接触回数が多いものほど親近感を抱く」という傾向があるんですよ。

これを心理学では「ザイオンス効果」と呼んでいます。

次のような話題を相手に振ってみたり、自分から話してみてください。

  • 出身地
  • 家族のこと
  • ペットのこと
  • 休日の過ごし方
  • 好きな食べ物

仕事に関係のない私的な会話をすることで、お互いの心の距離が縮まり、信頼関係を築きやすくなります。

クライアントやお客様に対して気をつけるポイント

クライアントやお客様に対しては、より丁寧で誠実なコミュニケーションが求められます。

上司や同僚といった職場内の人に比べ、お客様とは共有する時間が少ないもの。その分、信頼関係を築くための心配りも必要です。

社内であれば軽いジョークとして受け止めてもらえる話題も、お客様との会話では顰蹙(ひんしゅく)を買ってしまうケースもあります。

とくに恋愛などプライベートに関する話題には、注意が必要です。

また、社内では自然と共有されている仕事の状況や背景も、お客様にとっては知るすべがありません。クライアントに提案やお願いをする際は、その背景も含めた丁寧な説明を心がけましょう。

言葉遣い1つで、相手の心象も大きく変わりますよ。ビジネスマナーもしっかり身につけておく必要があります。

コミュニケーションをスムーズにする7つのコツ

最後に、コミュニケーションをスムーズにするための具体的なコツを、7つ紹介します。

コミュニケーションのコツ
  1. 自分から挨拶をする
  2. 相手の話を聞く
  3. 分かりやすく話す
  4. 伝え方を工夫する
  5. できる範囲で、こまめに
  6. 心を開く
  7. 相手をほめる

それぞれ具体的に説明していきますね。

コツ(1)基本は「挨拶」

コミュニケーションの基本は、なんと言っても「挨拶」です。

ビジネスにおける主な挨拶
  • おはようございます
  • お疲れさまです
  • よろしくお願いします
  • お先に失礼します

こうした挨拶を明るくハキハキとするだけでも、職場の雰囲気を良くすることができます。

コツ(2)相手の話をよく聞く

コミュニケーションで大切なのは、上手に話すことよりも「よく聞くこと」です。

誰だって、きちんと話を聞いてくれる人に対しては信頼感を抱きますよね。

大切なのは、相手に敬意を払い、素直な気持ちでしっかりと話を聞くこと。うなずいたり質問を交えたりしながら、まずは「よく聞く」ことを意識してみてください。

コツ(3)分かりやすく話す

忙しい仕事中のコミュニケーションでは、できるだけ分かりやすく話すことを心がけましょう。

コミュニケーションは筋トレと同じで、繰り返し練習することでスキルが上達していきます。

日常から、説明が上手な人の話をよく聞き、「どうして分かりやすいのだろう?」とポイントを探ってみてください。

良い点を真似しつつ、分かりやすさを意識した会話を繰り返すことで、コミュニケーションスキルを磨くことができます。

コツ(4)伝え方を工夫する

どんな立場の相手に対しても、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の気持ちに寄り添って話す工夫をしましょう。

たとえそれが正論でも、言い方が乱暴だったり一方的だったりすれば、相手は気持ちよく「YES」と言うことができません。ときには、余計な反発を招いてしまうこともあります。

相手は自分と同じ、誰かの一言で元気になれたり傷ついたりする人間です。

ネガティブで一方的な言い方を避ける、部下に注意した後はしっかりとフォローを入れるなど、感情のケアを心がけましょう。

コツ(5)できる範囲で、こまめに

疲れているときなどは、コミュニケーションを面倒に感じることもありますよね。

無理をする必要はないかもしれません。ただ前述のとおり、人は「接触の回数が増えるほど相手に好意を抱く」という性質を持っています。

一度関係が悪くなってしまうと修復するのが難しいのが、人間関係の怖いところ。

コミュニケーションが滞ると、職場での居心地が悪くなり、仕事にも支障をきたすことになってしまいます。

「会社の飲み会に行くのが嫌」という人は、自分からランチに誘うなどして代替となるコミュニケーションを考えるのも1つの方法です。ランチも精神的にハードルが高ければ、休憩時間に少し会話を交わす程度でもよいのです。

自分なりにできる範囲で、日常的にコミュニケーションを重ねてみてください。

コツ(6)心を開ける環境をつくる

「相手の話を聞くことが大事」とは言うものの、質問ばかりで自分の話を一切しない人には、相手もなかなか心を開きづらいものです。

そこで、雑談などをする際に、自分がどんな人間なのかを少しだけ見せることを意識しましょう。

何もかもを打ち明ける必要はありません。好きな食べ物、休日に起きたこと、ペットの話など、差し障りのない、軽い話題でよいのです。

コツ(7)相手の長所を見つけて、ほめる

人は褒められるとうれしくなり、ほめてくれた相手に好感を抱きやすくなります。

大げさな褒め言葉はかえって嘘っぽく聞こえることもありますが、ふとした瞬間にささいなことを褒めてくれる人がいたら、仕事中でもふっと心が和みますよね。

「いつも笑顔で挨拶してくれる」「発言のフォローをしてくれた」など、相手のよいところを見つけましょう。「ありがとうございます」「説明が分かりやすくて助かります」など、ポジティブな言葉を伝えれば、相手との距離もぐっと縮まります。

コミュニケーションを上手くとるためには、周りのことにも目を配り、粗探しでなく良いところを見るようにすると上手くいきますよ。

自分がされてうれしいことを、相手にもしてあげてください。

コミュニケーションのコツを押さえて、仕事を円滑に

コミュニケーションは、どんな仕事をする上でも、なくてはならないものです。

コミュニケーション能力の高い人はあらゆる業界・職場で求められており、転職市場でも歓迎されます。

コミュニケーションの基本は挨拶です。

そして「待つよりも自分から動く」と、よりよいコミュニケーションができるようになります。

ただし、会話では上手に話すことよりもむしろ「人の話をよく聞くこと」が大切。相手に敬意を払い、さまざまな話題に興味を持って耳を傾ける習慣をつけるのがおすすめです。

日常的にこまめなコミュニケーションを心がければ、スキルも自ずと磨かれます。

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