秘書になりたい人は必読!仕事内容や求められるスキル、給料など解説

漠然と「秘書になりたい」と憧れているけど、具体的に何をするのか、どうすれば秘書になれるのか、収入は多いのか。答えられる人は少ないのではないでしょうか。

スケジュール管理、来客応対などの仕事から、車の運転、デスクまわりの掃除といった雑用まで、秘書の仕事内容は多種多様です。

そのため、秘書にはなるべく「オールマイティ」に何でもこなせることが求められます。

しかしその割に、未経験から秘書になる場合は特に、給料が一般事務と変わらないケースもあるのが現状です。

この記事では、秘書になるなら知っておきたい仕事内容や必要なスキル、役立つ資格などを紹介します。

気になる給料や、未経験から秘書になるためのポイントも解説するので、ぜひ読んでみてください。

秘書の仕事は、デスクワークから車の運転まで多岐にわたる

秘書の仕事にはさまざまな内容がありますが、任される業務の種類や範囲は、企業や担当する上司によって異なります。

共通して言えるのは、秘書には「マルチタスクをこなす必要がある」ということ。

「この作業だけに集中すればいい」わけではないのが秘書の仕事なのです。

「マルチタスク」って?
いろんな作業を同時進行で行うことですよ。

秘書に任される業務は、主なものだけでも次のような仕事があります。

秘書業務の例
  • 上長のスケジュール管理
  • スケジュール調整、伝達
  • 出張時の交通手段確保、宿泊手配
  • PCを使った資料作成や書類整理
  • 電話・メール対応
  • 来客受付、応対
  • 代筆(メール、肉筆どちらも)
  • 会議室の確保、予約
  • 通訳(英語、その他)
  • 物品の買い出し
  • 行事や冠婚葬祭などの代理出席
  • 経費の精算
  • 郵便物の手配、受け取り
  • 運転、送迎
  • 掃除、雑用

こういったさまざまな業務を、秘書は同時にこなす必要があるのです。

運転や掃除も秘書がしなくちゃいけない会社があるんですか!?
ボスの右腕として活躍するのが秘書の役目。

ボスが働きやすい環境を整えるのも、秘書の仕事なんです。

あの、「スケジュール管理」ってよく聞きますけど、具体的には何をするんですか?
新規の予定が入ったら上司と共有し、空き時間にスケジュールを組みます。

急な予定変更にも上手く調整しなくてはいけませんよ。ダブルブッキングは厳禁です。

忙しい上司とは、スケジュールなどの情報共有の時間すら取れない場合も。

自分から常にスケジュールを確認する、日頃から上司とのコミュニケーションを密にしておくなどの工夫が必要です。

秘書の仕事については、事務との違いなどを「秘書の仕事はマルチなサポート力が重要!事務との違いも解説」の記事で解説しています。

秘書に求められるスキルも、任される仕事と同じく多種多様

秘書って「何でもできる人」っていうイメージがあります。英語がペラペラだったりとか。
英語がまったくできないと、秘書にはなれないんでしょうか?
いえ、そんなことはありません。

英語圏とのやり取りがないなら英語は必要はありませんし、専門に通訳を雇う企業もありますよ。

秘書に共通して求められるスキルには、前の章で述べたように複数業務を同時に行う「マルチタスク」能力のほか、次のようなものがあります。

秘書に求められるスキル
  • コミュニケーション能力
  • スケジュール管理能力
  • 気配り、思いやり
  • 情報収集・分析能力
  • 課題の発見・解決能力
  • PCスキル
  • 事務作業スキル
  • ビジネスおよび一般的なマナーに則った行動
  • 語学力

秘書には上司のサポート業務が任されます。業種や企業、さらに上司個人によっても、必要とされるスキルは異なるもの。

転職するなら、最低限任される仕事や求められる人物像を求人情報などで把握し、自分に合う職場かどうかを見極めるのがおすすめです。

希望の企業が自分にないスキルを求めているなら、そのスキルを身につける努力を始めましょう。

秘書の給料は意外に低い?求人情報からわかる秘書の給与事情

秘書には給料も高いイメージがありますけれども、実際はどうなのでしょうか。

政府などの統計調査は行われていないため、インターネット上の求人情報をランダムにピックアップして相場を見てみました。

秘書(正社員)の入社時の給料は、月給で22万円~25万円という求人が多かったです。

ちなみに、求人の給与例には幅がありますが、ほとんどの場合は低い方での契約。

それより高くなるのは、秘書としての経験や何らかの実績がある人、会社が認めた資格を持っている人などだけです。

ただし、秘書としての経験が5年以上あったり、高いビジネス英語のスキルがある人なら、バイリンガル秘書としてより高い年収が見込めます。

外資系企業やグローバルに事業を展開する企業、法律事務所やコンサルティング会社などの求人が狙い目です。

ロバート・ウォルターズ」などの転職エージェントに相談してみましょう。

秘書の給料については、「秘書の給料は一般事務よりも高い?実務経験とスキルで高収入を狙おう」の記事も読んでみてください。

求人のチェックポイントもこの記事で紹介しています。

未経験から秘書になる!あると有利な資格や転職ポイント

秘書には業務、スキルともに期待されるものが大きいことが一般的。そのため、秘書業務の経験者が優遇されます。

しかし「未経験でOK」という秘書の求人も、たくさん見つかります。

とは言え社会人経験や営業経験、接客経験など、秘書としても役立つ経験は必須とされているところが多いのが現実。

次のような資格があるとスキルの証明になるので、取得しておくのがおすすめです。

秘書に有利な資格の例
  • 秘書検定、国際秘書検定(CBS)
  • オフィスビジネスマナー検定
  • 実用英語技能検定(英検)準1級
  • TOEICスコア700以上
  • マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)2級以上
  • 簿記検定2級以上

これ以外にも、ペン字、書道などは祝儀袋など金封の表書きを代筆するときなどに役立ちます。

不動産業界なら宅建など、業界に直結する資格もあるとアピール材料にできますよ。

必要とされる資格、持っていると優遇される資格は、各求人情報に記載されています。必ずチェックしておきましょう。

秘書検定って、秘書なら持っていないとダメな資格なのでは?
いいえ、秘書に必須の資格はありません。

ただ、特に秘書検定は持っていると役に立つほか、資格手当が付く会社もあります。

自分のスキルアップのためにも、取得を目指すのがおすすめです。

未経験から秘書を目指すなら、一般事務の仕事と秘書業務とを兼務する求人に応募するのも1つの方法です。

秘書としての業務が比較的少ない可能性が高いので、仕事をしながら成長し、さらにレベルの高い秘書を目指すことができますよ。

未経験から秘書への転職については、「秘書未経験でも転職はできる!その条件や転職成功のポイントを解説」の記事も読んでみてください。

求人に応募する際は、秘書への志望動機も重要なポイント。

自分がニーズに合う人材であること、会社の役に立てることをアピールすれば、採用される確率もアップします。

企業が求める人物像やスキル、会社の社風、特徴などの情報はなるべく詳しくリサーチしておかなくてはいけません。

秘書は、場合によっては会社の機密事項も知りうる重要な仕事です。

明確な志望動機と会話力で、採用担当者を納得させましょう。

秘書は求められることも多いけれど、やりがいも大きい仕事です

秘書はただパソコンで書類を作るだけの仕事ではありませんし、お茶を入れて終わりという仕事でもありません。

求められることが多く楽ではありませんが、「人に頼られる」「人のためになる」やりがいのある仕事。

特に秘書という立場上、頼られる相手は社長や役職者など上の立場の人。そういった人の役に立つことは自信につながりますし、企業トップの人たちの考え方、生き方を間近で感じられるチャンスでもあります。

秘書としてのスキルを上げ、業務の幅を広げたり、どこに出ても恥ずかしくないマナーや立ち居振る舞いを身につけるなどすれば、より高収入な秘書の座も狙えるもの。

何でもこなせる頼れるパートナー、そんな秘書を目指しましょう。

※掲載の情報は2019年12月現在のものです。

 

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