【例文あり】内定を辞退するときのメールの書き方とポイントを解説
自分が本当に希望する企業に就職するためには、やむなく内定辞退をするケースもあります。
内定辞退の方法の1つが、メールでの連絡。しかし内定辞退メールは、そう何通も書くものではありません。ビジネスメールに慣れていても、慣れていなくても、内定辞退メールをどう書くか悩んでしまいますよね。
また「内定辞退の理由」や「辞退するか迷ったときに考えること」についても紹介します。
内定辞退メールの例文を基に書き方のポイントを解説！
この章では、内定辞退メールの「例文」と「書き方のポイント」、「辞退理由」について紹介します。
辞退理由をチェックしたいという人は、「辞退理由例の章」に進んでください。
まずは内定辞退メールの例文からみていきましょう。
内定辞退のご連絡／氏名
【宛名】
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
先日、面接をしていただきました◯◯と申します。
この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
誠に勝手ではございますが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡を申し上げます。
自身の適性を鑑みた結果、別の会社への入社を決意いたしました。貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡を差し上げることになり、誠に申し訳ございません。
また本来であれば、直接貴社にお伺いしてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。ご容赦いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社ますますのご隆盛と皆様のご健康ご多幸を、心よりお祈り申し上げます。
————
【署名】
・氏名
・メールアドレス
・住所
・電話番号
————
メールの場合は、つい言い訳が多くなり長々と文章を書いてしまうこともあります。
しかし大切なのは、伝えるべき要件を確実に伝えることです。
簡潔にまとめることを心がけて、内定辞退メールを送りましょう。次の章では例文を基に、内定辞退メールの書き方のポイントを紹介します。
内定辞退メールの書き方！メールの流れとポイントを解説
まずは内定辞退メールの基本的な流れからみていきましょう。メールは次の手順で書き進めます。
- まず名乗る
- 内定通知への感謝を伝える
- 内定辞退したい旨を伝える
- 内定辞退の理由を伝える
- メールでの連絡を謝罪する
- 締めの言葉を記載する
メール本文を書くときは、まず氏名から書きましょう。その際、メールの送信者が誰なのか一目でわかるように「面接をしていただいた〇〇」と一言加えてください。
転職の場合、今の会社名や所属先は必要ですか？
次に、内定をいただいことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。
内定辞退の旨は、感謝の言葉を伝えたあとに書きます。そして内定辞退の理由とお詫びの言葉を伝えましょう。メールでの連絡を謝罪したら、締めの言葉で文末を結びます。
ポイント1：件名は簡潔に！氏名も記入しよう
件名はひと目でわかる内容にしてください。また送信者が誰かわかりやすくするため、件名に自分の氏名も記載しましょう。
「内定辞退のお詫び／氏名」
ポイント2：宛名・署名は記載ミスがないようにしっかり確認
宛名には、「会社名」「部署名」「氏名」を記載します。
署名には、次の4つの情報を載せましょう。
- 氏名
- メールアドレス
- 住所
- 電話番号
内定辞退の理由例！ネガティブな理由はNG
- 適性がないと気づいた
- 別の職種への転職を決めた
- 別の業界への転職を決めた
- 家庭の事情でUターン転職することになった
希望にあった企業で働くためには、内定辞退という選択は間違ったことではありません。選考段階で「自分の適性に気づいた」「本当にやりたい業界がみつかった」ということもあるでしょう。
また「地元で働く意思が固まった」「家庭の事情で地元に帰ることになった」など、Uターン就職が理由になることもあります。
ただ辞退理由として「悪評があったから」「業界シェアが低い」など、ネガティブな理由を挙げるのはやめましょう。
辞退理由は「前向きな姿勢」や「やむを得ない事情」などを伝えてください。
どうしても辞退理由を言いたくない場合は、次のように書きましょう。
- 「一身上の都合により」
- 「家族と相談したところ、折り合いがつかず」
辞退理由を伝えるのは義務ではありません。しかし相手の企業に誠意やお詫びの気持ちを伝えたいのなら、辞退理由を伝えましょう。
内定辞退の連絡はメールと電話どちらがいいのか？
企業としても、内定辞退がやむを得ないケースがあることはわかっています。それでも内定辞退は企業に対して失礼であり、印象はよくありません。
そのため内定辞退は、迅速かつ誠実に対応することが重要です。
メールは送信してから、相手が確認するまでの時間差があります。またメールのみで連絡を済ませることを「無作法だ」と思う採用担当者もいるのです。
「直接、電話で伝えるのは気まずい」と感じるでしょうが、できれば電話で辞退の旨を伝えましょう。
内定辞退を電話でするメリットとマナーについて
内定辞退を電話ですると、次のようなメリットがあります。
- 内定辞退の旨が確実に伝わる
- 誠意を伝えられる
メールの場合、「相手が読んでいない」「エラーで未送信」という事態がおこる可能性も。その点、電話であれば確実に内定辞退の旨を伝えることができます。
また声や話し方から感情を伝えられるのもメリット。謝罪の気持ちが伝わりやすいです。
内定辞退をするときの電話のかけ方について詳しくは、次の記事をご覧ください。
また内定の意思を確実に伝えるために、電話とメールの両方で伝えることも可能です。
内定辞退の旨をデータとして残したい場合は、電話とあわせてメールを送りましょう。
内定を辞退するか悩んでいる・・・迷ったときに考えること
内定を「辞退するか」「承諾するか」悩んでいる場合は、次のポイントを確認しましょう。
- 転職理由を思い返す
- 企業の情報を整理する
転職をする理由は「給与アップ」、それとも「やりがいを求めて」でしょうか。
まずは最優先の条件を明確にすることが大切です。
そのうえで企業の情報をあらためて整理していきましょう。「希望する仕事内容か」「企業の評判はどうか」などを確認してください。
「悩む」ということは、なにかひっかかりがあるということです。「転職理由」と「企業の情報」を整理したら、不安要素を書き出してみましょう。
不安要素を解決できるのであれば「承諾」、難しいようであれば「辞退」という道を選びます。
数年後の自分が「その会社でどう働いているのか」をイメージしてみましょう。
だけど「承諾」か「辞退」か、どうしても決断できない場合はどうすればいいですか？
保留の申し出は、内定通知が届いた当日か翌日には行ってください。
内定保留メールの送り方について、詳しくは「内定を承諾するか迷う！ひとまず保留にしたいときの例文」を参考にしてください。
辞退理由によってはエージェントが条件交渉！内定辞退の連絡代行も
内定辞退の理由が「給与の提示額に不満」「入社日が合わない」など、条件面によることもあります。
そんなとき、転職エージェントを介していれば条件の交渉をしてくれる場合も。
条件面としては、主に次の項目が挙げられます。
- 仕事内容
- 残業時間
- 休日
- 給与
- 手当
- 入社日
内定辞退の取り消しは困難！入社できてもマイナスイメージは覚悟して
転職活動の状況によっては「一度は内定を辞退したけど、やっぱり取り消したい」と思うこともあるかもしれません。
しかし内定辞退の取り消しは、難しいケースが多いです。
企業としては「内定を辞退した人」というマイナスの印象があります。そのなかで辞退を取り消し、就職するというのはなかなか困難。
ただし次の場合は、再度選考をしてもらえる可能性があります。
- 選考時の評価が高い
- 採用枠に空きがある
また相手が納得するような、内定辞退の取り消し理由も必要です。ただし嘘をついたり取り繕ったりするのはやめましょう。
内定辞退メールは誠意をもって送ろう！伝え方には要注意
内定辞退メールを送るときは、「内定をもらったことへの感謝」と「辞退することの謝罪」を伝えましょう。
長々と文章を書くのではなく、伝えるべきことを的確に丁寧に伝えます。辞退理由については、「前向きな姿勢」を見せ、「やむを得ない事情」を書きましょう。件名はひと目でわかるように簡潔に。宛名と署名は、記入漏れがないかしっかり確認してください。
内定辞退はオススメできるものではありませんが、やむを得ない場合もあります。転職活動という人生を左右する局面において、不本意な転職先に入職するのは避けるべき。
しかし企業側は時間とお金をかけ選考した結果、「あなたと一緒に働きたい」と言ってくれています。その相手に対して内定辞退が失礼にあたるのもまた事実。
だからこそ、内定辞退を伝えるときは気づかいが必要です。正しいマナーを把握したうえで、内定辞退メールを送りましょう。
- DODA 第二新卒歓迎！働きながら業界トップレベルの技術を学ぶモノづくりエンジニア募集
- リクナビNEXT 約8割が未経験からのスタート！大手商社でグローバルに活躍できる人材を募集中！
- マイナビ転職 女性の働きやすさ抜群！有給消化率98%の有名メーカーで事務スタッフを募集中
- エン転職 フレックス制で自由な社風！未経験者OK！平日夜・土日面接OK
- ＠type 残業月20h未満/年休125日/定着率95％【入社祝金アリ】
