求人応募メールの例文と書き方を紹介(応募書類の添付や返信など)

求人応募メールの例文と書き方を紹介(応募書類の添付や返信など)

インターネットが普及した現在、転職の応募もサイト経由で行うことが多いですよね。空欄に必要事項を埋めていくだけでエントリーできるサイトがたくさんあります。

しかし、フォーマットでなく自分でメールを作成し、転職先へ応募するとなると、マナーやルールに迷う人も多いのではないでしょうか。

この記事では、応募書類を送る過程で迷いがちな、書き方や注意点を文例とともに解説します。

「応募するときって、何て書けばいいの?」「こんなメールが来たけど、返信すべき?」など、メール作法に疑問がある人はぜひ参考にしてください。

【ケース1】転職の応募をメールでする場合の文例と注意点

応募したい企業の募集要項に「応募受付はメールで行います」「まずはメールをご送付ください」などと書かれていることがあります。

その場合のメールの書き方から見ていきましょう。

応募メールの例文

企業への応募メールは、自分と相手とのファーストコンタクト。失礼のないように、タイトルから署名まで抜かりなく仕上げましょう。

転職先への応募メール例
件名:〇〇職へのご応募につきまして/〇〇 〇〇(フルネーム)

(応募先企業名)〇〇部 〇〇様 

初めてご連絡させていただきます。〇〇 〇〇と申します。

〇〇(求人を見たサイトや新聞などの名称)にて貴社の〇〇職の求人を拝見し、ぜひとも応募させていただきたくご連絡を差し上げました。

私は現在〇〇の仕事に就いており、貴社が募集されている〇〇の仕事にも、経験やスキルで必ずお役に立てるものと存じます。

ぜひ一度、面接の機会をいただきたく、ご検討のほどどうぞよろしくお願い申し上げます。

********************************
〇〇 〇〇(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com

このような流れで、まずは名乗って用件を伝えます。簡単に応募理由を付け加え、面接希望の旨を書きましょう。

企業の担当者名がわからないときは、「人事採用ご担当者様」などとしておけば問題ありません。

もう少し細かな注意点については、次の項で説明しますね。

注意すべきポイント

転職を希望する企業へメールを送るときは、次のことに気をつけましょう。

  • 件名に用件と名前を入れる
  • 社名や名前を略さない
  • 署名の枠はシンプルなデザインに
  • 携帯メールアドレスからの送信は避ける
  • 現職のアドレスからは送信しない

件名には、まず「用件は何か」「誰からのメールか」が一目でわかるように、その両方を入れましょう。

企業にはたくさんの応募メールが届きますし、応募メール以外のメールもあります。受け取る相手の状況を考えることが必要ですよ。

ビジネスのメールには、♪や★、顔文字などは使いません。署名の枠や区切りに使うと不真面目なイメージに受け取られかねないので避けましょう。

携帯電話のアドレスでは、企業からの返信が届かないことが多々あります。相手に再送信などの迷惑をかけないためにも、PCのメールアドレスを使用するのがおすすめです。

現職のメールアドレスは、あくまで仕事上で使うためのもの。転職活動は個人的なものなので、使うのはルール違反です。また、会社側から閲覧される恐れもあるので止めましょう。

転職では、何社もの企業に応募メールを送る人がほとんどです。そのためメールはテンプレートにして保存しておくと楽ですよ。

ただし、社名や担当者名など内容は必ずしっかり確認してください。うっかり前に送った会社名で送ってしまった、なんてことのないようにしましょう。

【ケース2】応募書類をメールに添付する場合の文例や注意点

上の章のような応募メールを送ると、折り返し「履歴書と職務経歴書を送ってほしい」旨のメールが返ってくると予想されます。

また、企業によっては最初から、書類を添付したメールで応募するよう求められることもあります。

その場合のメールの書き方を見ていきましょう。

書類を添付する際のメール例

書類を添付する場合も、「件名をわかりやすく」「用件を端的に」といった基本的なルールは上で述べたのと同じ。

添付書類を見てもらえればよいので、志望動機などもなくてOKです。

より強くアピールしたいときは、一文で意気込みや自分の強みを伝えましょう。長いのは逆効果です。

件名:応募書類のご送付/〇〇 〇〇(フルネーム)

(応募先企業名)〇〇部 〇〇様 

〇〇職にご応募いたしました、〇〇 〇〇です。
ご連絡ありがとうございました。

履歴書と職務経歴書を本メールに添付いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご高覧賜りますようお願い申し上げます。

**********************************
(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com

応募の初メールで履歴書などを添付する場合は、【ケース1】の例文をベースにして、履歴書と職務経歴書を添付する旨を付け加えればOKです。

応募書類を添付するメールに関する注意点

履歴書など応募書類をメールに添付するときは、次のことに気をつけましょう。

応募書類をメール添付するときの注意点
  • 返信は24時間以内にする
  • 添付ファイル名に自分の氏名を入れる
  • 履歴書には顔写真をつける
  • 拡張子は先方が確実に開けるものにする

応募メールに返信をもらったら、1日以内を目安に書類を添付したメールを返信するようにしましょう。

書類は第一段階で応募メールを送るより前に作成しておくのがおすすめです。

また、企業側が古いパソコンを使用している場合、新しい拡張子のファイルは開けないことがあります。指示があれば必ず従いましょう。

Wordなら「.doc」に、Excelなら「.xls」にすれば古いパソコンでも開けます。レイアウト崩れなどの心配をなくすため、PDF形式に変換して添付するのがおすすめです。

あのー、そもそも履歴書とかをどうやってメールに添付するんですか?
転職サイトなどで用意されているテンプレートを使ってもいいですし、WordやExcelで自作のテンプレートを作っておく手もありますよ。

写真スタジオで証明写真を取ればデータも購入できるので、その画像データを取り込んで挿入ください。

添付するファイルには、名前の変更をしておくのも忘れずに。「西暦年月日 履歴書_氏名」のように、ひと目でわかるタイトルにしておきます。

2つ以上のファイルはZip形式で圧縮して送りましょう。

パスワード設定は指示があればマスト、なければどちらでも

履歴書は重要な個人情報なので、メールで送るときにパスワードを設定するよう指示されることがあります。指示があれば従いましょう。なかったとしても、設定しておくと安心ですね。

ただしその際は、次のことに気をつけましょう。

パスワード設定の注意点
  • パスワードは書類添付メールとは別のメールで送る
  • 2通を続けて送る
  • パスワードがかかっていることを、一通目(書類添付メール)で必ず伝える

パスワードを設定した場合、同じメールにパスワードを記載しては意味がありません。

書類添付をしたメールの本文に、パスワードを設定した旨と、パスワードを記載したメールを続けて送る旨を書きましょう。

記載例文
なお、念のためファイルにはパスワードを設定しております。
続いてお送りするメールにパスワードを記載いたしますので、ご確認ください。

そして、パスワードを記載したメールを、間をおかずに送信します。

間が空いてしまうと他の人のメールに挟まれたりすぐに開封できずに相手をイライラさせたりする可能性があるので要注意です。

件名:(パスワード)応募書類のご送付につきまして/〇〇 〇〇(フルネーム)

(応募先企業名)〇〇部 〇〇様(部署名と担当者名)

お世話になっております。〇〇 〇〇です。

先に送信いたしました履歴書・職務経歴書の
パスワードをお伝えします。

パスワードは次のとおりです。
「○○○○○○○○」

お忙しいところお手数で恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

**********************************
(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com

パスワードを設定すると、メールが2通となり、相手の手間を増やすことにもなります。「セキュリティに厳しい金融系企業には設定する」など、状況に応じて決めてください。

【ケース3】応募書類を郵送するよう伝えるメールへの返信例

応募受付だけをメールで行い、履歴書や職務経歴書などの書類は郵送で、という企業もあります。

「応募書類を郵便で送ってください」というメールが来たら、それに対する返信をしておきましょう。

返信は義務ではない、それでも返すのがおすすめな理由4つ

応募書類を郵送するよう指示されたメールには、必ずしも返信する義務はありません。

それでも当サイトでは、次のような理由で返信をおすすめします。

メール返信をおすすめする理由
  • メールの内容を確認したことが相手にわかる
  • 応募する意思がまだあると伝わる
  • 応募書類が届かなかった場合に連絡してくれる可能性がある
  • 単に礼儀として

この場合の返信メールは、ごく簡単なものでOKです。

メールで返信するときの例文

返信メールの内容は、次のように用件だけを簡潔に伝えましょう。

件名:応募書類郵送のご連絡/◯◯ 〇〇(フルネーム)

(応募先企業名)〇〇部 〇〇様(部署名と担当者名)

先日メールにて〇〇職にご応募いたしました〇〇 〇〇です。
ご連絡をいただきありがとうございました。

本日、履歴書と職務経歴書の郵送手続きをいたしました。

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

**********************************
(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com

メールを返信するタイミングは、応募書類を投函した当日がベストです。

企業側に郵送される前に送っておきたいですね。

応募書類を郵送するときは、書類だけを封筒に入れるのではなく、送り状をつけましょう。

【ダウンロード可能・例文付決定版】履歴書の送付状はこう書くべし」の記事も参考にしてください。

このようなメールマナーで合否が決まることもあるんでしょうか?
応募者が多い場合は、誰から返信が来て誰から来ていないか、担当者も把握していられないでしょう。この返信がないからといって不採用になるとは考えられません。

郵送する書類そのものの方がずっと大事ですが、メールを送るのは大した手間ではありませんし、気になるならしておくのが安心ですよ。

【ケース4】応募受付のメールには返信しなくても問題なし

企業や転職サイトによっては、応募を受け付けたことを伝えるメールが送られてくることもあります。

これに関しては、「応募は受け付けたから連絡を待つように(合格だったら連絡しますよ)」という主旨のメールなので、返信しなくても問題ありません。

逆に、返信することで採用担当者の受信メールの数を増やす、つまり仕事を増やすことになりかねません。

ただし、「どうしても入社したい」「なんとか面接まで持ち込みたい」という強い意思があれば、アピールすることも可能。

その際は、次のような文章を入れましょう。

ご連絡ありがとうございます。

ぜひとも貴社にお伺いする機会を与えていただければと存じます。
ご連絡を心よりお待ち申し上げております。

宛名や署名などの基本ルールは、これまでの例を参考にしてくださいね。

もちろん、メールの内容が書類に不備があったなどの連絡なら、すぐに送るなど対処する必要があります。

また、応募書類を受け取ったというメールをもらっているのに「届いていますか」などの問い合わせをするのは問題外です。

届いたメールはしっかりと確認しておきましょう。

応募メールは難しくない!マナーだけは守ろう

電話や郵送が当たり前だった時代と違って、現在ではメールでの転職活動が主流。メールの書き方や返信の要・不要など、迷うこともありますよね。

基本的なルールはこの記事でお伝えしたとおり。特に難しいことはありません。

相手が「通常の業務に加え、応募が多数届いて忙しい人」であることを前提にして、どうすればなるべく手間を掛けずに済ませられるか、ストレスなく確認してもらえるかを考えましょう。

文例はあくまで「例」ですので、自分なりに文言を変えてオリジナルにするのもおすすめです。

社名の前株・後株、名称を間違えない、間違った敬語を使わないなど、基本的なルールはしっかり守ってくださいね。

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