求人応募メールの例文と書き方を紹介(応募書類の添付や返信など)

求人応募メールの例文と書き方を紹介(応募書類の添付や返信など)

インターネットが普及して久しい現在では、転職の応募もメールで行うことが増えてきました。しかし、普段メールを使っている人でも、転職先へ応募するために送るメールに関しては、分らない部分も多いのではないでしょうか。

そんな方々のために、応募から採用までにメールでやり取りすることが想定される、いくつかの状況においての例文や書き方のポイントをご紹介します。

「応募するときって、どんな文章を書けばいいの?」「先方からこんなメールが来たけど、返信すべき?」などなど、転職におけるメール作法に疑問がある方は、ぜひ参考にしてくださいね。

【ケース1】転職の応募をメールでするよう求められたら?

転職活動中に目ぼしい企業が見つかったとき、その募集要項に「応募受付はメールで行います」「まずはメールをください」等と書かれていることもよくあります。その場合、どんなメールを送ればよいでしょうか?

応募メールの例文

この場合、応募メールが企業とのファーストコンタクトになりますから、失礼のないようにしなければなりません。さらに、できるだけ良い印象を持ってもらえるよう、タイトルから署名まで気を抜かないように書きましょう。

以下に、具体例を挙げます。

件名:○○職への応募の件にて/○○ ○○(フルネーム)

○○(応募先企業名) ○○ ○○様(部署名と担当者名)

初めてご連絡させていただきます。○○ ○○と申します。

○○(求人を見た媒体)にて貴社の求人を拝見いたしました。
かねてより貴社の事業内容に魅力を感じておりましたので、
このたび応募させていただきました。

ぜひ一度、面接の機会をいただきたく思います。
よろしくお願い申し上げます。

************************************
○○ ○○(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com
************************************

おおむね、このような流れで書きましょう。丁寧で失礼のない文章を心掛ければ、細かい言い回しなどは自分流に変えてもかまいません。

注意すべきポイント

転職を希望する企業へメールを送るにあたっては、以下のような注意点があります。

  • 用件がはっきり分かる件名を必ず入れる
  • 件名の後ろに自分のフルネームを加える
  • 署名の枠はシンプルなものにする
  • 携帯メールのアドレスから送るのは避ける
  • 現職のアドレスからは送らないようにする

まず用件は何なのかが一目で分かるようにする必要があります。

また、企業側には同じような応募メールが殺到することを踏まえ、誰からのメールかすぐに分かるように、件名にも氏名を書き加えるようにしましょう。

アドレスが今の会社のものだと、たとえ時間外であっても「仕事中に送ってきたのでは?」と疑われてしまいかねないので、絶対に避けましょう。また、携帯メールは応募企業側からのメールを受け取れないことがあるため利用しないように気をつけましょう。

応募メールで特に気を付けるポイント

上記のポイントは、応募メールに限らず転職を希望する企業とのやり取り全般に言えることです。それに加えて、最初に送る応募メールならではの注意点としては、以下のようなものがあります。

  • 採用担当者の氏名を書く
  • ごく簡単に志望動機も書いておく

募集要項をよくチェックして、「人事部○○様」というように、採用部署名と担当者の個人名を社名の後ろに書きます。担当者が不明な場合は、「人事部採用ご担当者様」のように書きましょう。

また、「貴社の事業内容に以前より興味を持っておりました」「私の経歴が活かせると考えました」等、ごく簡単に志望動機や自分をアピールする一文を入れておくと、積極性が感じられて印象アップにつながります。
第一印象を左右するのが応募メールですから、丁寧に送りたいものですよね。

後ろに自分の名前が入っていれば、「はじめまして」「よろしくお願いいたします」などのご挨拶を件名にしてもいいのですか?

そのような件名は、迷惑メールによくあるものです。紛らわしいので、転職に応募する際には絶対に使わないようにしてください。

例文にあるような、求人に対する応募であることが明確に伝わる件名と本文にしてくださいね。

【ケース2】応募書類をメールに添付して送付する場合

応募メールを送ったら、折り返し履歴書や職務経歴書を添付して送ってほしいというメールが返ってくることが予想されます。また、企業によっては最初から、それらの書類を添付したメールで応募するよう求められることもあります。

このような場合には、どのようなメールを作成すればよいのでしょうか?

書類を添付する際のメール例

この場合、添付する応募書類が本来の用件なわけですが、だからといってメール本文も気を抜いてはいけません。具体的には、以下のようなメールが望ましいでしょう。

件名:履歴書等送付の件/○○ ○○(フルネーム)

○○(応募先企業名) ○○ ○○様(部署名と担当者名)

お世話になっております。○○ ○○と申します。
ご連絡をいただき、ありがとうございました。

ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を
本メールに添付いたしましたので、ご査収いただければ幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。

************************************
○○ ○○(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com
************************************

タイトルは長すぎると確認しづらいので「履歴書等」とまとめてもOKですが、先方から指示された書類が他にもあれば、それについても本文中に含めましょう。

最初から書類を添付したメールで応募する場合は、【ケース1】の例文をベースにして、履歴書と職務経歴書を添付した旨を付け加えればOKです。

応募書類を添付するメールに関する注意点

履歴書などの応募書類を添付してメールを送る際に気を付けるポイントとしては、以下のようなものがあります。

  • 24時間以内に返信する
  • ファイル名にも自分の氏名を入れる
  • 不要との指示がない限り、履歴書には顔写真をつける
  • 拡張子は先方が確実に開けるものにする
  • 業種によってはパスワードを設定する

応募メールに返信をもらったら、1日以内を目安に書類を添付したメールを返信するようにしましょう。在職中の転職活動だと時間が取れないことも多いですが、スムーズに返信するためにも応募する前に履歴書等を準備しておきましょう。

また、企業側が古いパソコンを使用している場合、新しい拡張子のファイルは開けないことがあります。

Wordなら「.doc」に、Excelなら「.xls」にすれば古いパソコンでも開けますので、念のため拡張子をチェックしておきましょう。

パスワードは設定すべき?

履歴書は高度な個人情報ですから、応募書類をメールで送る際にパスワードを設定してもよいでしょう。特に応募先が情報系など、個人情報に対する意識が高い業種の場合、パスワード無しで送ると個人情報への意識を疑問視される危険もあります。

パスワードを設定した場合、同じメールにパスワードを記載するのはNGです。

パスワードが設定されている旨と、「パスワードはこの後お送りするメールに記載いたしますので、合わせてご確認いただきますようお願いいたします」と書きましょう。

そして、以下のようにパスワードを記載したメールを、間をおかずに送信します。

件名:パスワードの件/○○ ○○(フルネーム)

○○(応募先企業名) ○○ ○○様(部署名と担当者名)

お世話になっております。○○ ○○と申します。

先に送信させていただきました履歴書の
パスワードをお送り申し上げます。

パスワードは下記のようになっております。

「○○○○○○○○」

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

************************************
○○ ○○(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com
************************************

パスワードを設定すると、このように応募書類に関するメールを2通送る必要があり、それだけ担当者側の負担を増やすことにもなります。業種や募集の状況等をよく考えて、パスワードを設定するかどうか決めましょう。

履歴書にパスワードをつけることが、情報管理に対する意識をアピールすることにもなり得るんですね。

でも、メールが2通になり、パスワードを解除する手間もかけてしまいますから、応募が殺到しそうな企業の場合は、パスワードを設定しない方がいいのでしょうか?

パスワードは、職種によっては常識というケースもありますから、その場合は設定した方がよいでしょうね。

その際は、2通目のメールにお手数をかけていることを詫びる一文を入れましょう。

【ケース3】応募書類を郵送するようメールが来たらどうする?

応募受付だけをメールで行い、履歴書や職務経歴書などの書類は郵送で、という企業もあります。その場合、「応募書類を送ってください」というメールに対して、返信する必要があるのでしょうか?あるとすれば、どのような文面にすればよいのでしょう?

返信するかどうかは自由

応募書類を送るよう指示されたメールに対して、返信しなければならないという決まりはありません。したがって、返信するかどうかは自由です。

応募者が多いことが予想される企業では、返信されたメールを確認するだけで大変ということもありますから、「応募書類を送付しました」というメールを送っても返信はないでしょう。

しかし必ずしも応募書類が採用担当者の手に渡るとは限りません。

「応募書類を送付しました」というメールがなければ、企業側は応募書類が送られなかったのか、何らかの事故で紛失したのかわからないため、簡潔にいつ頃送付したかをメールしておくとよいでしょう。

メールで返信する場合の例文

返信メールを送りたい場合は、以下のような内容にするとよいでしょう。

件名:履歴書等郵送の件/○○ ○○(フルネーム)

○○(応募先企業名) ○○ ○○様(部署名と担当者名)

お世話になっております。○○ ○○と申します。
ご連絡をいただきまして、ありがとうございました。

本日、履歴書と職務経歴書を郵送させていただきましたので、
ご査収いただければ幸いです。

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

************************************
○○ ○○(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com
************************************

メールを返信するタイミングは、応募書類を投函した直後から、それが企業に届く前までがよいでしょう。

応募書類には必ず送り状をつけるようにしましょう。

このようなメールマナーが採否につながることはあるのでしょうか?
応募者が多い場合は、誰から返信が来て誰から来ていないか、担当者も把握していないことも多いですし、これだけで採否の評価になることはあまり考えられません。

丁寧な応募書類をできるだけ早く郵送することの方が、ずっと大切ですよ。

【ケース4】応募確認メールが来たら返信したほうがいいの?

企業や転職サイトによっては、応募を受け付けたことを確認するメールが送られてくることもよくあります。これに対して、返信すべきか悩む人もきっといらっしゃいますよね。実際のところ、どうなのでしょうか?

これも返信は自由!

企業からのメールが、応募に対するお礼や「書類選考を進めます」といった程度の内容であれば、特に返信する必要はありません。

【ケース3】と同様、返信することがかえって先方のご迷惑になることが予想される場合は、何もしない方がよいでしょう。しかし、そうでない場合は返信すれば丁寧さが伝わることもあります。

返信したい場合の文章例をご紹介します。

件名:(先方からの件名にRe:をつける)/○○ ○○(フルネーム)

○○(応募先企業名) ○○ ○○様(部署名と担当者名)

お世話になっております。○○ ○○と申します。
応募確認のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。

書類選考の結果をお待ち申し上げております。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

************************************
○○ ○○(氏名)
〒111-1111 ○○県○○市○○1-2-3
電話:111-111-1111
メール:XXXX@example.com
************************************

このように、ごくシンプルにお礼だけにして、あとは粛々と結果連絡を待ちましょう。

企業からメールが来たら、どんなものでも返信しなきゃいけないと思いがちですが、返信しなくてもよいものもあるんですね。

返信すべきかどうか迷う人も多いと思いますが、何を基準に決めればよいでしょう?

企業や募集の規模がひとつの目安ですね。

メールを開いて中身を確認するだけでも時間を取られますから、人気の企業や大規模募集のときは、担当者の負担に配慮して返信を控えておいてもよいでしょう。

先方の事情を推測しながら指示通りにメールや書類を送ろう!

電話や郵送が当たり前だった時代と違って、現在ではメールでの転職活動も主流となり、メールの書き方や返信が要るかどうかなど、新たなお悩みポイントも増えました。

どうすべきかは企業側の事情や募集の規模などによっても異なりますから、相手の状況を想像して配慮することが必要となります。しかし、丁寧であることや用件が明確に伝わることは、どんなときにも共通する大原則です。

今回ご紹介した例文を参考に、好印象を持ってもらえるようなメールのやり取りを実現して、ぜひとも内定を勝ち取りましょう!