職務経歴書と履歴書では目的が違う！記載内容の違いやコツを解説
転職にまず欠かせない書類と言えば、履歴書と職務経歴書です。
新卒の就職では履歴書だけでよかったし、履歴書には職歴を書く欄もあるのに、どうして職務経歴書が必要なの？と思う人もいるかもしれません。
履歴書は、学歴や趣味、住所など自分の基礎的なことを知ってもらうための書類。
一方、職務経歴書は、これまでの仕事に関する経歴に特化し、経験やスキルをアピールするためのもの。その会社で即戦力となるかどうか、そこが大きなポイントとなります。
この記事では、そんな履歴書と職務経歴書の用途の違いや、内容の違い、作成するときの注意点を解説します。
履歴書と職務経歴書、その目的の違いとは
職務経歴書は、これまでの職歴やスキル、つまり勤務先や仕事内容、業務成績、保有資格などを書いて提出するものです。
履歴書も学歴の次に職歴を書きますが、記入するスペースは小さく、情報があまり入りません。応募者がどんなスキルや職務経歴を持っているかは、企業が中途採用を行うのに重要なポイント。
そのため、あえて別紙で職務経歴書を作り、より詳しく、わかりやすくしてアピールするのです。
では履歴書と職務経歴書、それぞれの目的をはっきりさせておきましょう。
| 提出書類 | 企業側の目的 |
|---|---|
| 履歴書 | 個人情報や略歴・特技などの基本情報を確認するため |
| 職務経歴書 | 仕事に焦点を当て、これまで経験した仕事の内容や実績などを確認するため |
履歴書は、あなたが「どんな人か」を大まかに把握するための書類です。
職務経歴書は「仕事」に絞った内容で、より詳細に書く必要があります。
履歴書と職務経歴書に記入することを具体的に見ておこう
履歴書と職務経歴書に記入する項目を、それぞれ順に見ていきましょう。まずは履歴書から。
履歴書の記入項目と企業側のチェックポイント
- 氏名・生年月日
- 現住所・連絡先電話番号
- 配偶者・扶養家族
- 学歴・職歴
- 資格・免許
- 趣味・特技・自己PR
- 志望動機・通勤時間
- 本人の希望
履歴書の用紙は文房具店や書店、コンビニエンスストアで市販されています。インターネット上でも無料でダウンロードできるフォーマットを見つけることができますよ。
履歴書の内容で、敬語や書き方などの基本的なマナーが身についているか、学歴や職歴が企業側の基準に合うか、希望が募集内容に合うか、通勤に無理はないか、などを見られます。
職務経歴書の記入項目と企業側のチェックポイント
職務経歴書には、次のような項目を記入していきます。
- タイトル「職務経歴書」
- 記入年月日・氏名
- 職務経歴とその内容（社名・所属部署・役職名・業務内容・実績
- スキル・資格（業務に関連するもの）
- 自己PR
（特筆すべきスキル、前職と希望職種の共通点、貢献できるポイントなど）
職歴が多い場合は、これまですべての職歴を要約し、「職務要約」として記載する人も多いです。文章作成の基本である「結論から書く」「わかりやすく書く」を意識しましょう。
職務経歴書では、職務内容やスキル、自己PRで「応募者の経験やスキルが企業側の求める条件にどれだけマッチしているか」「自社に貢献してくれそうな人物か」を見ます。
経歴全体に、一貫性があるかどうかもチェックされるポイント。業務に一貫性がなければ、なぜその仕事を選んだか、など突っ込んだ質問が来ることが想定されます。あらかじめ面接官を納得させられる答えを用意しておきましょう。
そのほか、書類作成を通じて「わかりやすい資料が作れるか」といったことも見られます。
どんなに輝かしい経歴でも、応募職種とまったく関係がないと見なされれば採用してもらえません。「どんな経験がどう役立つのか」をポイントに書きましょう。
応募職種と近い経歴がなるべく先方の目に早く留まるよう工夫してみてください。
自己PRには、経験職と応募する仕事の共通点や、共通で役立つスキルを書き、即戦力となって貢献できることをアピールしましょう。
履歴書と職務経歴書を作成する前に知っておきたいこと
履歴書や職務経歴書についてよくある疑問もここで解消しておきましょう。
- アルバイトやパートは履歴書に書かない？
- 職務経歴書はB5サイズ？A4サイズ？
- 履歴書と職務経歴書の大きさは揃えるべき？
- 職歴が短すぎてスペースが余ってもいい？
それぞれ説明します。
アルバイトやパートは履歴書に書かない？
アルバイトやパートでも履歴書には書くのが基本です。
正規雇用でなくてもしっかり働いた経験と身につけたスキルがあれば、それがアピールになるはずです。
ただ、その期間が3カ月未満などかなり短い場合は、職歴にブランクがないという意味ではよいですが、役立つ経験を積んだとは見なされません。そのためスペースを考えて省くのも1つの方法です。
省いた場合は、経歴の最後または送付状に「3カ月以内の就労経験は割愛しています。」などと書いておくのが無難。隠していたと思われないようにしましょう。
自分の立場を自分で悪くするのと同じですよ。
職務経歴書はB5サイズ？A4サイズ？
職務経歴書のサイズはA4がおすすめです。
職務経歴書はフォーマットに決まりがないだけでなく、サイズにも決まりはありません。企業から指定されることもまずないでしょう。
一般的にはB5とA4の用紙で売られていますが、A4サイズを選ぶのがおすすめです。
社名や所属部署といった表向きのことだけでなく、具体的な仕事の内容や経験から得たことなど、書くべきことは結構あります。B5サイズの用紙では文字を小さくしないと収まらない可能性が高いですが、それでは採用担当者に読みにくい文書となってしまいます。
読む人のことを考えて、見やすくわかりやすい職務経歴書にしましょう。
履歴書と職務経歴書の大きさは揃えるべき？
履歴書と職務経歴書のサイズを統一する必要はありません。
職務経歴書はA4がおすすめだと書きましたが、その場合も履歴書はB5で問題なしです。
サイズに決まりはありません。職務経歴書が不要で、履歴書しか出さない場合には、職歴をより細かく記載するのにA4サイズを選ぶとよいでしょう。
職歴は職務経歴書に書く、あるいは職歴がそもそもあまりない、そのうえ特筆すべき資格や特技などもない、という場合は、B5でコンパクトにまとめるのがおすすめです。
「担当者が保管するのにサイズが同じ方がいいのでは」と考えて同じサイズを選ぶ人もいますが、「クリアファイルに入れるから大きさは揃ってなくていい」という人事担当者もいます。
「どのサイズでもいい」のが答えです。相手への配慮はとても大切なことですが、ここでそんなに悩まないでくださいね。
職歴が短すぎてスペースが余ってもいい？
職務経歴が短く、書くべきことは書いたけれど余ってしまう、という人もいるかもしれませんね。
余白ができるのは仕方がないとして、なるべく用紙全体の3分の2～4分の3くらいまでは埋めておきたいもの。
やる気や意欲、アピールするつもりがないと思われるのは嫌ですよね。
職務経歴書には、職歴だけでなく自己PRも書きます。業務経験からのアピールのほか、自分の性格的なことや趣味など、私的なことからもアピールできることがないか探してみましょう。きっと何か見つかるはずです。
履歴書で基本情報、職務経歴書で「貢献できますアピール」を
履歴書は、転職者の氏名や生年月日、学歴や職歴など基本的な情報の確認を目的として提出するもの。
職務経歴書は、これまで経験してきた仕事の経歴や身につけた能力などから、自分が応募先企業に役立つ人間だとアピールするものです。もちろん、「そこで働きたい」という意欲を見せるものでもあります。
「なんで同じことを何度も・・・」と面倒がって記入すると、その気持ちが文に現れてしまいがち。どちらも必要なのだと理解した上で、採用される書類をつくりましょう。
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ですが、採用されるためには進んで提出し、アピールするのがおすすめですよ。