面接の日程調整メールの例文と送り方マナー【ケースごとに紹介】

面接の日程調整メールの例文と送り方マナー【ケースごとに紹介】

転職活動をする際には、書類選考に無事通ったら、次は面接という流れになります。面接をしてもらうためには、企業と面接日程を決定するためのやり取りを行うことになりますが、現在ではメールでのやり取りが主流になっています。

メールと言えば気軽なイメージがあるかもしれませんが、実はこのメールは企業に与える印象が大きく、場合によってはメールの書き方が悪影響を与えることも考えられます。

それが転職者ともなればなおさらで、働いた経験がある以上ビジネスマナーは習得しているものとして見られますので、マナーに反するメールの印象が悪いことは納得できることです。

では、面接の日程調整メールは、どのように書けばよいのでしょうか。まずは基本を確認し、そのうえで考えられるケースごとに例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

これだけは知っておこう!面接の日程調整メールの基本的な書き方

それでは、メールを送る際に最低限知っておきたい、面接の日程調整メールの基本的な書き方を確認しましょう。書き方は、ビジネスメールのルールに従って書くことになります。

件名について

メールの返信をする際の件名は多くの人が悩むことなのですが、件名は変更せず、そのまま返信するだけで構いません。採用担当者はメールの件名を見て何のメールかを判断しているため、変更されるとかえって手間がかかります。そのため、そのままの方が親切です。

件名の最後に送信者の名前を入れておくと、受け取る側も誰からのメールなのかわかりやすくチェックしやすいので、なお印象が良くなります。また、やり取りの回数が多いとRe:の数も増えて件名が見にくくなるので、1つか2つ残して消す配慮もしたほうがいいですね。

それから、送られてきたメールの文章もそのまま残しておくようにしましょう。その方が、これまでのやり取りをメールを開き直して確認しなくて済みます。

ただし、面接をしてもらったお礼を伝えたい場合など、これまでのやり取りと内容が変わる場合のみ、用件がすぐに伝わり簡潔になるよう気をつけながら件名を変更しましょう。

例として挙げた、面接をしてもらったお礼を伝えたい場合には、『採用面接の御礼』などとしましょう。これを、例えばありがとうございました、といったような何に対しても使える件名で返信してしまうと、わかりにくくなります。そのため、簡潔に用件が伝わる件名の方が好印象です。

書くべき内容について

ビジネスメールは、以下のように書くべき内容と順番が決まっています。

1、宛先
2、挨拶
3、自分の名前
4、本文
5、結び
6、署名

特に忘れがちなのが、最後に署名を入れることです。これも、数多くのメールを受け取る採用担当者としては、無いと困るものです。署名欄には、以下の内容を入れます。

  • 氏名
  • 住所(郵便番号も)
  • 電話番号(携帯の番号、固定電話は書いても書かなくてもよい)
  • メールアドレス

署名の部分は、シンプルな記号(-や*など)で枠線をつけましょう。派手な記号(☆・★・♪など)では、真剣さに欠けると判断されても仕方ありません。

返信はできるだけ早めに!

企業の採用担当者は、多くの人の面接日程を調整している可能性が高いため、できるだけ早く面接日程が決まった方が助かります。また、実際に仕事を進めるうえでも、返信が遅い人よりも早い人との方が仕事がしやすいですよね。

そのため、メールの返信は早ければ早いほどいいと言えます。

どんなに遅くても、24時間以内に返信する必要があります。返信する時間は、企業の営業時間内が望ましいのですが、仕事をしながら転職活動をしているなどの理由で難しいこともあることでしょう。その場合も深夜の時間帯は避けたいので、帰宅したらすぐメールをチェックし、返信するようにしたいものです。

何らかの理由で24時間を過ぎてしまった場合は、返信が遅くなったことを詫びる言葉を沿えるようにしましょう。

その他の注意点

これも目が向きにくい部分なのですが、例えば仲間受けのためにと面白いメールアドレスを使っている人などは、新しくアドレスを作ってから企業とのメールのやり取りをした方がいいでしょう。

なぜかというと、転職活動という真剣な場において、ビジネスシーンにふさわしくないメールアドレスをそのまま使っていることに抵抗を感じないことによって、人間性を疑問視される可能性もあるからです。先ほど確認したように、署名欄にも載せるメールアドレスですから、採用担当者の目に留まることが多いと考えましょう。

また、複数の企業の面接を同じ日に受ける場合、面接の進み具合によっては大幅に遅れが出ることも考えられます。そのため、時間に余裕を持たせて面接時間を設定することも忘れないようにしましょう。
ビジネスメール形式で書くなど、これまでの仕事の中でやって来たことですけど、再度書き方を確認する方が安心ですね。面接日程を調整するとなると、メールアドレスや時間に余裕を持たせることなど、見落としがちなことがありそうです。
そうですね!今までやって来たことでも、基本に合っているのかを確認することはとても大切です。それから、できるだけ早く返信する、アドレスにも気を遣うなど、メールの内容以外のところも見られていることを意識しておきたいものです。

具体的に見てみよう!ケース別、面接の日程調整メールの例文をご紹介

面接の日程調整メールの書き方の基本を確認したところで、ここからは実際にどのようなやり取りが考えられるのか、ケース別に例文を見てみましょう。

企業から複数提示された面接日程の中から選ぶ場合

企業から複数の面接日程を提示され、その中から選んで返信する場合は、以下のような文章が考えられます。

株式会社○○
人事部 採用担当 □□様

お世話になっております。
■■と申します。

このたびは、面接日程の候補のご連絡、誠にありがとうございます。
ご連絡頂きました日程の中から、下記日程でお伺いします。

日時:×月×日(×) ×時~ 

お忙しいところ恐縮ですが、当日は、何卒よろしくお願いいたします。

*******************************
■■ ■■(名前)
〒●●●-●●●●
▲▲県▲▲市▲▲(住所)
電話:(電話番号を記載)
メールアドレス:(メールアドレスを記載)
*******************************

日程を複数提示されているので、その中からどれを選んだのかを明確にすることが大切です。場所の候補が複数ある場合は、それも合わせて書き加えましょう。

自分から面接日程候補を提案するように企業から求められた場合

自分から面接日程候補を提案するように企業から求められた場合は、以下のような文章が考えられます。

株式会社○○
人事部 採用担当 □□様

お世話になっております。
■■と申します。

このたびは面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。
面接日程につきまして、下記にて伺わせて頂ければ幸いです。

×月×日(×) ×時以降(または○時~○時)
×月○日(○) ×時以降(または○時~○時)
×月△日(△) ×時以降(または○時~○時)

上記にてご調整が難しい場合は、再度提示いたしますのでお申しつけ下さいませ。
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

*******************************
■■ ■■(名前)
〒●●●-●●●●
▲▲県▲▲市▲▲(住所)
電話:(電話番号を記載)
メールアドレス:(メールアドレスを記載)
*******************************

この場合、日時は複数提案し、提案した時間で難しければ対応するという旨を記載することがポイントです。

面接日程が確定した際のメールに対して返信する場合

面接日程が確定した際のメールに対して返信する場合は、以下のような文章が考えられます。

株式会社○○
人事部 採用担当 □□様

お世話になっております。
■■と申します。

このたびは、面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
ご連絡いただきました、下記の日程でお伺いします。

日時:×月×日(×) ×時~ 

お忙しいところ恐縮ですが、当日は、何卒よろしくお願いいたします。

*******************************
■■ ■■(名前)
〒●●●-●●●●
▲▲県▲▲市▲▲(住所)
電話:(電話番号を記載)
メールアドレス:(メールアドレスを記載)
*******************************

指定された日程が1つでも、日時を明記するのを忘れないようにしましょう。

提示された日程が合わず別の日程を提案する場合

提示された日程が合わず別の日程を提案する場合は、以下のような文章が考えられます。

株式会社○○
人事部 採用担当 □□様

お世話になっております。
■■と申します。
このたびは面接の機会を頂き、誠にありがとうございます。
ぜひ、面接に進ませて頂きたく存じます。

ただ、お忙しい中日程をご調整頂きましたのに大変申し訳ございませんが、
現職の業務の都合上、どうしてもその日程でお伺いすることができません。
つきましては、下記日程で再度面接日程をご調整頂くことは可能でしょうか。

×月×日(×) ×時以降(または○時~○時)
×月○日(○) ×時以降(または○時~○時)
×月△日(△) ×時以降(または○時~○時)

こちらの都合で大変申し訳ごさいませんが、ご検討のほど、
何卒よろしくお願いいたします。

*******************************
■■ ■■(名前)
〒●●●-●●●●
▲▲県▲▲市▲▲(住所)
電話:(電話番号を記載)
メールアドレス:(メールアドレスを記載)
*******************************

この場合は、面接に行きたい気持ちと面接に行けない理由を伝えたうえで、別の日程を複数提示することがポイントです。その際は、確実に行けそうな時間を指定しましょう。

現在仕事をしている場合は例文で挙げたように『現職の業務の都合上』などの表現でいいのですが、他社の面接と日程が被っている場合、素直にそれを書くと印象は良くありませんので、『あいにく別件がございます』などといった表現にしましょう。

仕事をしながら転職活動をしているなどの理由で平日の昼間に面接に行くことが難しい人は、理由の部分に『在職中のため平日の昼間にはお伺いすることができません』などとその旨を記載し、別の日程として土日や平日の夜間の時間を指定するようにしましょう。

一度決まった日程を変更してもらう場合

一度決まった日程を変更してもらう場合は、以下のような文章が考えられます。

株式会社○○
人事部 採用担当 □□様

お世話になっております。
■■と申します。

先日は、面接日程のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
このたび、面接日程の変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

×月×日(×)に面接のお時間を頂戴しておりましたが、
現職の業務の都合上、お伺いすることが困難になりました。
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
面接の日程を再度調整していただくことは可能でしょうか。

お忙しい中大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願申し上げます。

*******************************
■■ ■■(名前)
〒●●●-●●●●
▲▲県▲▲市▲▲(住所)
電話:(電話番号を記載)
メールアドレス:(メールアドレスを記載)
*******************************

この場合は、面接に行けなくなった理由と、本来の面接日がいつであったのかを記載しておく必要があります。

決まっていた面接日を変えてもらうことは企業にとって迷惑なことなので、見逃しを防ぐためにメールを送るのと合わせて、電話でも謝罪することをお勧めします。

また、件名にも注意したいところです。『面接日程の変更のお願い』など、面接日程を変えてもらいたいことが件名を見るだけでわかるように工夫する必要があります。

単純に『お願い』などの言葉で書くと、緊急性があるのかがわからず後回しにされたり、採用担当者の目に留まらなかったりすることがあるので、注意したいところです。

面接日程に関するメールでも、いろいろなケースがあるから、それに合わせて文章の内容を書かなければいけないということですね。難しい気がしたんですけど、例文があると僕でも書けそうに思えてきました。
企業が面接日程の候補を提示するのか、自分の側から提示するのかなど、面接日程の決め方にもいろいろありますから、求められていることに的確に答えられるように考えて返信を送る必要があるということですね。

面接の日程調整をする自信が無い場合転職エージェントの利用も考えて

ここまでの内容を読まれて、この通りに書ける自信が無いという方や、そもそも面接の日程をどう設定していいのかわからないなど、不安に思われた方もいらっしゃることと思います。そこで、そのような時の対策を考えてみましょう。

転職エージェントに登録すれば面接の日程調整もしてもらえます

転職活動をする時には、転職先の企業を探したり志望動機を考えたりと、することが多くあります。そのため、面接の日程調整などの細かいことまで頭が回らないことも十分考えられます。

その場合、転職エージェントに登録しておくことで、その悩みが解決できることもあります。転職前に登録しておけば、アドバイザーが求人を提案してくれたり、職務経歴書を添削してくれたりなどのサービスを受けることができます。

その一つとして、企業とのやり取りもアドバイザーが代行してくれますので、面接日程の調整を自分でするのが難しいと感じる場合、転職エージェントに登録する方法で乗り切ることも可能です。

転職活動の仕方によっては、自分で面接日程を決めるメールのやり取りをしなくてもいい場合があるんですね!これはすごく助かりますが、そのためには転職エージェントに事前に登録している必要があるんですか?
そうですね、転職エージェントを利用しようと考えている場合、転職活動を始める前に登録しておく必要があり、面談を受けることになります。そうすれば、サービスの一環として企業とやり取りを代行してもらうことも可能なんですよ。

ケースごとに返信の内容を変える必要有り!例文を元にルールを知ろう

同じ面接の日程調整のメールではあっても、どのような内容の返信を求められているのか、ケースごとに記載する内容を変えなければいけません。そこで、例文をもとにして、どのような返信をすればよいのか、ルールを確認しておきましょう。

合わせて、ビジネスメールの形式でメールを送る、返信はできるだけ早くするなど、基本的なマナーも忘れないようにしたいものです。