【ケース別に6つの例文付!】面接の日程調整メールのマナーを解説

【ケース別に6つの例文付!】面接の日程調整メールのマナーを解説

書類選考に無事通ったら、いよいよ面接ですね。まずは面接の日時を決めなくてはいけません。

面接の日程調整は、現在ではメールでのやり取りが主流。マナーに則ったメールを作成する必要があります。

転職ともなれば、ビジネスマナーは身についていて当たり前のこと。メールのやり取りに失礼があれば、印象は大きくダウンしてしまうでしょう。

この記事では、面接の日程調整メールの書き方を、6つのケース別で紹介します。基本の内容と、自分が選ぶ場合や提案する場合などのケースごとの例文を見ていきましょう。

まずは基本を押さえる!面接の日程調整メールの記載内容とは

企業へのメールは、ビジネスマナーに則って書くのが基本です。

ビジネスマナーとは、簡単に言えば相手に失礼のないようにすること、そして相手の手を煩わせることのないようにすることです。

まずはプライベートなメールではおざなりになりがちなメールの「件名」。ビジネスでは、件名1つで読んでもらえるかどうかが決まるほど重要なものです。

【件名】返信なら変更せずそのままでOK、自分から送るときはわかりやすく

たいていの場合、日程調整メールを送る際は、相手(企業)からのメールに返信する形で行います。

その際は件名を変更せず、返信ボタンを使って本文を記入して送信すればOKです。

「そのままは失礼かも」と件名を変更すると、相手がメールの管理をしにくくなる可能性があります。

ただ、送信者が誰かすぐにわかるようにしておくのも親切です。

件名に続けても違和感がなければ、自分の氏名を入れておくのがおすすめです。

また、返信でのやり取りの回数が増えるにつれ、件名の前につく「Re:」の数も増えて件名の最後が見えなくなります。その場合は「Re」を1つか2つ残して消す配慮もするとよいでしょう。

過去のメールを「引用」する形でやり取りし、送られてきたメール文もそのまま残しておくとそれまで経緯が見やすく、探す手間が省けます。

ただし、面接後にお礼のメールを送る場合は、日程調整とは関係がなくなるので引用でなく新規でメールを作成してください。

件名はたとえば「採用面接の御礼 〇〇 〇〇(氏名)」などとします。

【本文】必要事項は省かず、それでいて簡潔にわかりやすく

ビジネスメールは、書くべき内容と順番が次のようにほぼ決まっています。

これは面接の日程調整で送るメールも同じです。

メール本文の内容
1、宛先
2、挨拶
3、自分の名前
4、本題
5、結びの言葉
6、署名

会社名や部署名は省略せず、担当者の名前を含め1文字の間違いもないように気をつけましょう。

挨拶といっても、「〇〇の候、貴社におかれましては~」のような長い文章は不要です。結びの文も同じく、この段階では単なる連絡事項のやり取りですから、「ますますのご発展をお祈り~」のような挨拶文を入れる必要はありません。

具体的な例文は次の章で紹介します。

署名は、入れ忘れることのないよう、あらかじめ次の内容で署名が付与される設定にしておくと安心です。

  • 氏名
  • 住所(郵便番号も)
  • 電話番号(携帯の番号、固定電話は書いても書かなくてもよい)
  • メールアドレス

署名と本文の境目に区切り線(模様)を付けるのが一般的ですが、ビジネスシーンではシンプルな記号(-や*など)を使いましょう。「☆」「★」「♪」などでは、不真面目な印象を持たれる可能性が高いです。

面接の日程調整メールのやり取りで注意すべきこと

メールでのやり取りには、記載内容だけでなく気をつけるべき暗黙の常識が存在しています。知らずに損をすることのないよう、しっかり押さえておきましょう。

面接の日程調整のメールが届いたら、企業への返信はなるべく早く!

ビジネスではスピード感も重要なポイント。もらったメールになるべく早く返すのが礼儀なのは、日程調節でも同じことです。

来るとわかっているメールですから、逐一チェックして対応しないと印象がよくありません。

すぐに返信することで、あなたがその面接を重要と考え、優先順位を高くしていることを暗に伝えることができます。

採用担当者のところには、複数の応募者から連絡が入ります。他にもなすべき仕事はたくさんあるので、スケジュール調整は早くできるに越したことはないのです。

自分にとっても、早く返信すればそれだけ自分の希望の時間に面接してもらえる可能性が高まります。

いつまでにすればいいんですか?仕事中はプライベートなメールを見る時間がとれません。
相手企業の営業時間内がベストですが、無理ならその日の夜まで、遅くとも24時間以内にはしてください。

メールとはいえ、真夜中すぎに返信するのはおすすめできません。

もし何らかの理由で24時間を過ぎてしまった場合は、返信が遅れたことを最初に謝罪しないと「マナーのなっていない人」だと思われます。

企業とのやり取りに使うメールアドレスについて

日程調整の時点ではすでにできていることと思いますが、念のためここでもお伝えします。

企業とのやり取りに使うメールアドレスは、プライベートなものとは分けましょう。

その方が受信メールを見落とすことなく安心なほか、送り間違いなどのリスクも減らせます。

また、アドレスは採用担当者の目に止まることを考え、遊びを入れず、真面目な印象のアドレスにするのが無難です。

自分から時間を提案するときは、幅をもたせた複数の選択肢を用意しよう

面接の日程調整では、相手から日時を打診されて回答するほか、自分の都合のいい日時を提示するよう求められることがあります。

その場合は、失礼のないよう、相手の都合を最大限優先する姿勢を見せるのがポイントです。

「◯月◯日の◯時」とがっちり指定するのではなく、2~3の選択肢を用意し、時間にも2~3時間の幅をもたせておくのが親切。何度もやり取りする手間も省くことができます。

【例文】具体的ケース別、面接の日程調整メールの例文を紹介

では実際にどのようなやり取りでどのようなメールを送ればいいのか、ケース別に例文を見てみましょう。

ケース別例文もくじ

ケース1:企業が提示した面接日時で了承する

企業から「◯月◯日の◯時に面接を行います」という通知のようなメールが来た場合は、極力その日時はスケジュールを調整し、空けるのがベターです。

次のような文章で、承知した旨を伝えましょう。

株式会社〇〇〇〇
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇職の採用面接を受けさせていただく、〇〇(自分の名前)です。

このたびはご連絡をいただきありがとうございました。
ご面接の日時につきまして、◯月◯日(◯曜日)の ◯時からということで承知いたしました。

お忙しいところご調整をいただきありがとうございます。
ではどうぞよろしくお願い申し上げます。

*********************
◯◯ ◯◯(氏名)
〒●●●-●●●●
◯◯県◯◯市◯◯(住所、省略NG)
電話番号:(日中に連絡が取れる番号)
メールアドレス:
*********************

ケース2:複数提示された面接日程の中から、自分で選ぶ

面接の日時について、企業からいくつかの候補を出されることがあります。その場合の返信は次のようにするとよいでしょう。

株式会社〇〇〇〇
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇職に応募いたしました、〇〇(自分の名前)です。

このたびは、ご面接のお時間をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。
いただいた候補のうち、次の日時でお願いできればと存じますがいかがでしょうか。

面接希望日時:◯月◯日(◯曜日) 午前◯時から 

ご確認のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

*********************
◯◯ ◯◯(氏名)
〒●●●-●●●●
◯◯県◯◯市〇〇(住所、省略NG)
電話番号:(日中に連絡が取れる番号)
メールアドレス:
*********************

日程を複数提示されたなら、その中からどの日時を希望するかを明確に伝えることが大切です。

ケース3:企業からの要請により、自分の都合のいい日時を企業側に提案する

面接日程候補を提案するよう企業側から求められた場合は、次のような形でお伺いを立てましょう。

株式会社◯◯◯◯
人事部採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
〇〇職に応募した〇〇〇〇と申します。

この度はご面接のお時間をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。

つきましては、次のいずれかの日時にてお願いできればと存じますがいかがでしょうか。

◯月◯日(◯曜日) ◯時~◯時
◯月◯日(◯曜日) ◯時~◯時
◯月◯日(◯曜日) ◯時~◯時

ご調整がいずれも難しい場合には、再度別の日時でご提案させていただきます。
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

*********************
◯◯ ◯◯(氏名)
〒●●●-●●●●
◯◯県◯◯市〇〇(住所、省略NG)
電話番号:(日中に連絡が取れる番号)
メールアドレス:
*********************

ここでポイントとなるのは、日時は1つでなく「複数を提案すること」、「時間に幅をもたせること」、「提案した時間で難しければ対応する旨を伝えること」の3つです。これで、自分本位でなく相手の都合を優先する姿勢が伝わります。

ケース4:企業側から面接日程が確定した旨のメールが届き、それに返信する

面接日程の調整後、確定日時を知らせるメールへの返信には次のような文章が考えられます。

株式会社◯◯〇〇
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇〇〇です。

ご連絡をいただき誠にありがとうございました。
では、ご指示通り次の日時にお伺いいたします。

日時:◯月◯日(◯曜日) ◯時 

お忙しいところお時間をいただき恐縮でございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

*********************
◯◯ ◯◯(氏名)
〒●●●-●●●●
◯◯県◯◯市〇〇(住所、省略NG)
電話番号:(日中に連絡が取れる番号)
メールアドレス:
*********************

決定日時は、相互の確認のために必ず入れておきましょう。

ケース5:企業側からの提示日程に都合が合わず、別の日程を提案する

企業からの指定日時には、できるだけ応じるのが礼儀です。入社意欲や優先順位が低いと疑われかねません。

しかしどうしても都合が合わない場合は、次のような文章で日時の変更をお願いしてみましょう。

株式会社〇〇〇〇
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
このたび〇〇職へのご応募をさせていただきました、〇〇でございます。

ご面接の機会をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。

ただ、大変申し訳ございませんが、現職の業務の都合上、
どうしてもご指定の日時にお伺いすることができません。

つきましては、次のいずれかの日程で再度ご調整いただくわけにはいきませんでしょうか。

◯月◯日(◯曜日) ◯時~◯時
◯月◯日(◯曜日) ◯時~◯時
◯月◯日(◯曜日) ◯時~◯時

こちらの都合で勝手を申し上げており、大変恐縮ではございますが、
ぜひともご面接の機会をいただきたく存じます。

ご検討をいただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

*********************
◯◯ ◯◯(氏名)
〒●●●-●●●●
◯◯県◯◯市〇〇(住所、省略NG)
電話番号:(日中に連絡が取れる番号)
メールアドレス:
*********************

この場合は、都合の悪い理由と面接に行きたい気持ちとを伝えたうえで、複数の日程を用意することがポイントです。

もちろん、提案する時間はもう変更できないので、確実に行ける時間にしてください。

休日で、別の企業との面接と重なってしまった場合には、理由をどう言えばいいですか?
面接が重なったとは言えませんから、「家庭の事情でどうしても」というしかないでしょうね。

ケース6:一度決まった日程を、自分の都合で変更してもらうように頼む

本来は、よほどの理由がない限り、決めた日時に後から予定を入れることは避けるべきです。

相手に迷惑をかけますし、社会人としての信頼性や入社意欲にも問題があると受け取られかねません。

その面接が今後の自分の生活、将来をも左右する可能性を考えると、他のことを優先すべきかどうかはよく考える必要があります。

どうしても変更してもらわなくてはならない場合は、次のような文章で依頼しましょう。

株式会社〇〇〇〇
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日、面接日時についてご連絡をいただきました〇〇でございます。

誠に申し訳ございませんが、お約束いただいていた◯月◯日につきまして、
現職の業務の都合上、お伺いすることがどうしても困難となってしまいました。

せっかくご調整いただきましたところ、当方の勝手な都合で大変申し訳ないのですが
再度日程のご調整をいただくことは可能でしょうか。

お忙しいところ、たびたびお手数をおかけすることとなり誠に恐縮ではございますが、
ぜひともご面接の機会をいただきたく、ご検討のほどどうぞよろしくお願い申し上げます。

*********************
◯◯ ◯◯(氏名)
〒●●●-●●●●
◯◯県◯◯市〇〇(住所、省略NG)
電話番号:(日中に連絡が取れる番号)
メールアドレス:
*********************

まずは謝罪の気持ちと、約束の日時はいつだったかを明記しましょう。こちら側に非があるとわきまえた上で、より丁寧にお詫びとお願いをしなくてはいけません。

この場合は、日時が近い可能性もあり、メールだけでは失礼だと相手が気分を害すおそれもあります。メールを送った上で、すぐに電話もすることをおすすめします。

件名はどうすればいいですか?
用件がすぐにわかるように、「面接日程ご変更のお願い ◯◯(名前)」と具体的にするのがベストでしょう。

日程の変更を受け入れてもらえた場合には、その後に届いたメールへの送信にはもちろん、面接当日の受付時にも「このたびは、何度もスケジュールをご調整いただきありがとうございました」「申し訳ございませんでした」と、お礼または謝罪の気持ちを述べておくとよいでしょう。

転職エージェントなら、面接の日程調整も条件交渉もお任せ

ここまでは、自分で企業との日程調整をする場合について説明してきました。

でも、転職エージェントを通じて応募していれば、日程の調整もキャリアアドバイザーが行ってくれるんですよ。

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面接の日程調整メールはマナーを守って失礼のないように

面接を行う前に日時を決めるやり取り。そのメールの作成には気を使いますよね。

面接は転職活動の最難関ですから、その前にメールでボロを出したくはないものです。

しかし、あまり難しく考える必要はありません。ビジネスメールには基本の型があるので、日程調整でもお願い文でも謝罪文でも、その型どおりにすればよいのです。

あとは「面接をしていただく」という謙虚な姿勢でいれば、上から目線で失礼な文章を書くリスクも防げるでしょう。

自分が送信するときには「件名からわかりやすくする」、返信メールは「できるだけ早く返す」など、やり取りのマナーにも気をつけてください。

 

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