最終出社日に行うこととは?退職当日の挨拶回りとマナー

最終出社日に行うこととは?退職当日の挨拶回りとマナー

退職が決まり、いよいよ最後の出社日。その日が退職日という人も多いでしょう。

転職するなど、退職を自分で希望した人には、やっと会社から離れられる「待ちに待った日」かもしれません。しかし最後の日だからこそ、確認や挨拶など、しておくべきことがあります。

退職日を過ぎてから「忘れものをした!」と取りに行くのは恥ずかしいですよね。バタバタして挨拶するのを忘れてしまっては、社会人として残念な人になってしまいます。

「立つ鳥あとを濁さず」で円満にスマートに立ち去るために、なすべきことはきっちりと押さえておきましょう。

退職日、挨拶回りのタイミングや内容はどうすべき?

退職するにあたって、最後にしっかりとしておきたいのが「挨拶」です。

どんな理由で辞めるにしろ、最後に挨拶もなしで辞めてしまうのはマナー違反。「礼儀を知らない人」で終わってしまいます。

挨拶はしたいんですけど、定時までは仕事をするんだから、朝はいつも通りでいいですよね?
そうですね、ではまず挨拶のタイミングについて見ておきましょう。

挨拶のタイミング:基本的には午後。上司には朝に一言挨拶しておくのがベター

自分にとって最終出社日あるいは退職日とはいえ、他の人たちにとっては普段通りの仕事の日。午前中は電話対応などで忙しい時間帯となる会社が多いものです。

挨拶回りを始めるなら、早くてもお昼過ぎ、もしくは15時以降の夕方にすることをおすすめします

朝から退職の話をしてしまうと、「こっちはそれどころじゃないのに」「もう頭の中は次の仕事のことでいっぱいなんだな」「すでに仕事をする気はないのか」などと思われてしまうおそれも。

同僚が仕事上の話を振りにくい状況になってしまう可能性もあります。

ただ、直属の上司に対しては、朝一番に席まで行き、軽く挨拶をしておくとよいでしょう。

何て言えばいいんですか?
「おはようございます。今日が最終出社となります。よろしくお願いします」くらいでかまいませんよ。

直接会えない人にはメールで挨拶:タイミングは午前でも午後でもOK

直接会えない距離にいる相手や、すでに退職の連絡を済ませている相手の場合、メールやチャットツールなどで挨拶をすることもあります。

メールなどであれば、業務時間を割って入るわけではないので午前でも午後でも問題ありません。

ただ、朝一番はやはり最終日のやる気を問われかねないので避けるのが無難です。

辞めることをすでに伝えてある人には、もう連絡しなくてもいいですよね?
いえ、「退職することになった」という挨拶と、「本日が最後の出社です」という挨拶とでは、意味が違います。

すでに退職の事実は知らせてあっても、やり取りの多かった人やお世話になった人には、あらためて「今日が最後なので明日以降は出社しない」ことを伝えておくのが親切ですし、マナーとしてもよいですよ。

人数が多く1人ひとりに送るのは大変、という場合は、社内のイントラネットやチャットツールなどで全社員や部署ごとで一斉に送ると、時間もかからず失礼にもなりません。

ただしよりお世話になったクライアントや上司・先輩などには、個別でメッセージを送った方が好印象です。

たくさんの人から返事をもらったら、またそれに返事をするために1日終わっちゃいそうなんですけど・・・。
返事をくれる人が多いほど、人望があったりこれまでの働きが認められていた証ですから、うれしいことですけどね。

それを避けたいなら、あえて夕方、相手が「返信しても間に合わないかな」と思うくらいの時間に送り、そのまま終業時間を迎えるのも1つの手ですよ。

退職後はもう会社に来たくない!返却物や受取物は忘れずに

最終出社日には、会社に返却したり、逆に受け取ったりするものがあります。

挨拶をして退職をしたのに、また来なければいけない羽目になるのは避けたいですよね。時間も交通費もかかってしまいます。

最終出社日に返却すべきものと、受け取っておくべきもの、どちらもチェックしておきましょう。

最終日に返却すべきものチェックリスト

当たり前のことですが、会社が所有しているものは、会社に返却します。

  • 社員証・IDカード等
  • 社章バッジ、制服(最終日には着ない場合)
  • ロッカーや出入口などの鍵、カードキー
  • 名刺(顧客も含む)
  • 会社の経費で購入したもの
  • パソコン、事務機器等
  • 通勤定期券(現物支給の場合)
  • 健康保険被保険者証

会社によっては、「秘密保持に関する誓約書」の提出が必要なこともあります。主に個人情報や機密事項を漏らさないようにとの意図で求められるものですが、中には未払いの残業代請求を禁止するような文言を含めるケースも。大きな不利益になるような条項がないか、内容を必ず読んで確認しておきましょう。

制服は最終日にも着るため、クリーニングした後に予備分とあわせて後日返却、健康保険証も退職日まで有効なので、後日返却することが多いです。

退職日に健康保険証を返還する場合、コピーを取って持っていれば、退社以降に何かあった場合も病院に提出できます。

ただし後日現物を持ってくるように言われるので、退職した旨を伝え、証明する必要があります。

退職後2年くらいまでは、会社の健康保険を継続できる制度があると聞いています。

その場合はまだ返さなくてよいですよね?

任意継続制度のことですね。その場合も、健康保険証は返却する必要がありますよ。

任意継続する場合は、それまで使っていた保険証とは別に、任意継続であることと2年後の資格喪失予定日が記載された、任意継続用の保険証が発行されます。

名刺って、自分の分だけ返せばいいのでは?転職先でも使うかもしれないし。
いえ、名刺は、クライアントなどの分もあわせて会社に返却してください。

もともと個人ではなく会社の一員として受け渡ししているものですし、個人情報でもあります。秘密保持契約違反などのトラブルになる可能性もありますよ。

通勤に使っていた定期券は、会社側が定期券を購入し、実物を支給されていた場合に返還が必要です。給料と同時に交通費としてお金が振り込まれるケースなら、退職日までに精算処理をします。

受け取るべきものチェックリスト

退職にあたって、会社から受け取るべきものもあるので見ておきましょう。

  • 雇用保険被保険者証
  • 年金手帳(会社が預かっている場合)
  • 離職票
  • 源泉徴収票

このうち、退職日当日に必ず会社から受け取るものは「雇用保険被保険者証」と「年金手帳」の2つです。

離職票は、退職日後に会社が手続きを取るため、後日郵送などで受け取ります。会社が社会保険事務所に手続きするのが退職後10日以内と決められているので、少なくとも10日前後は待ちましょう。

会社によっては、総務部署からあらかじめ離職票の要・不要を確認されるケースもあります。

すぐに転職先に入社するなど、失業保険をもらうつもりがなければ、離職票はいらないと断ることもできます。

ただ、まれに転職先から離職票の提示を求められるケースもあるので、もらっておいても損はありません。ちなみに転職先への提出義務はありませんので、「受け取っていないから」と断ることも可能です。

源泉徴収票は、最後の給与額が決まってから発行されるため、退職日や給料日によって退職当日にもらえることもあればそうでないことも。

手続き上、会社は退職1カ月以内に源泉徴収票を作ることになっているため、手元に届くのも1カ月以内を目安にしてください。

源泉徴収票がもらえない、という声も聞きますが、退職者への発行は会社の義務です。

届かない場合は会社に督促してくださいね。

事実上の退職日よりも前に最終出社日を迎える場合(有給消化など)は、必要なものは全て、退職日を迎えた後に会社から郵送されてくるはずです。

最後に確認!退職日当日のおおまかな流れ

これまでのポイントを踏まえて、退職日当日の流れを簡単にですが追ってみましょう。

午前中:出社・仕事

フレックス勤務の人も、最終出社日・退職日は一般の始業時間までに出社しましょう。

朝一番に直属の上司に声をかけた後、通常業務がある人は業務を行いつつ、引き継ぎの最終確認などを行います。

菓子折りを持っていこうと思うんですけど、誰にいつ渡せばいいんでしょうか?
朝一番に上司に声をかけにいった際に、「休憩室にお菓子を置いておくので皆さんで召し上がってください」と伝えておくのも1つの方法ですね。
なるほど。
ただ、職場の慣習もあるので、以前に辞めた人の真似をしておくのがおすすめですよ。

小さな会社であれば、総務の人に渡して配ってもらうこともありますし、自分で一人ひとりに挨拶しながら配ることもあります。

忙しい時間帯を避け、総務に渡す・休憩室に置くなら朝一番か昼休憩前、自分で配るなら終業時刻の1~2時間前あたりなど、周りの状況を見て仕事を邪魔しないようにしましょう。

午後:事務手続きや挨拶回り

午後からは、業務を終え、会社に返却すべきものを総務担当者に返したり、逆に受け取ったりといった事務的な手続きをします。

15時近くになれば自分のデスク周りをきれいにし、不要になった書類などは処分しはじめても大丈夫ですが、大々的にして目立つことのないよう、なるべく静かに行ってください。

夕方、終業時刻の1~2時間前には、社内の人たちへの個別の挨拶回りをしておきましょう。個別にお菓子などを渡す場合も、このタイミングがベストです。

これもなるべく静かに行うのがおすすめですよ。役職者など立場が上の人を先にしてくださいね。

終業時(定時):挨拶

定時5分前などに夕礼のある会社もありますよね。そこにいる社員みんなの前で挨拶を求められるので、話す内容を決めておくのがおすすめです。

夕礼があってもなくても、オフィスを出る直前にはそのオフィスの一番上の役職者(社長や所長、支店長など)に個別に挨拶に行き、退社します。

最終日って、何もすることがなかったらどうすればいいんですか?

デスクでボーっとしているのは他の人に悪い気が・・・

何か手伝えることがないか、積極的に聞いてみてください。

退職日とはいえ、終業時刻まではきっちり仕事をすべきです。仲間のことも最後まで気遣える人でありたいですね。

円満退職に重要なのは「挨拶」と「事務手続き」

「出社するのはこれで最後」となると、やり残したことや忘れ物のないようにしたいもの。

上司や同僚への退職の挨拶はもちろん、会社に返すべき名刺や社員証などの貸与品、受け取るべき雇用保険被保険者証や年金手帳を忘れないようにしましょう。

当日は、すでに仕事の気分でないかもしれませんが、他の人にとっては通常通りの仕事の日。

「辞める人はいいよね」などと思われないよう、業務は最後まで全うし、暇なら手伝うなどしましょう。

一人ひとりへの挨拶は小さめの声で、周りの人の集中力をなるべく切らせない配慮も必要。

辞めてしまう会社であっても、最後まで社会人としてのマナーを忘れず過ごしてくださいね。

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