【退職挨拶の文例つき!】スピーチ、メール(社内・社外)の注意点

【退職挨拶の文例つき!】スピーチ、メール(社内・社外)の注意点

入社時に挨拶をするように、退職する際にも挨拶が必要です。退職時には、社内の人に加え、取引先や顧客などへの連絡もしなくてはなりません。

僕は会社や上司が嫌だから辞めるんです。挨拶なんてしたくないんですけど。
そんなことを言わないでください。

社会人として、挨拶は最低限のマナーです。それができない人、という印象を持たれるのは、コロン太さんにとって損なだけですよ。

退職の挨拶には、「退職の事実」「感謝の言葉」「今後の発展と活躍を祈る言葉」があれば十分です。

この記事では、退職挨拶について、必要なこと/不要なこと、口頭とメールそれぞれの注意点などを文例とともに紹介します。

退職挨拶のスピーチやメールに盛り込みたい内容/NGの内容

まずは、退職するときの挨拶に盛り込みたい内容と、盛り込んではいけない内容をチェックしておきましょう。

退職挨拶で盛り込みたい内容

退職の挨拶で伝えたいのは、次の内容です。

  • 退職を報告する言葉と退職理由
  • 感謝の気持ちを伝える言葉
  • 会社の発展や社員の活躍を祈る言葉

まずは、退職の報告と、簡単な退職理由を告げましょう。

次に、世話になったことに対する感謝の気持ちを述べ、最後の締めには会社の発展や社員の活躍を祈る言葉を添えるのがベストです。

別の人に仕事を引き継ぐ場合は、感謝の後でその人を紹介しておくとより親切です。

これだけ押さえておけば、退職の挨拶としては十分。長めに話す必要がある場合は、今後の決意を添えてもいいでしょう。

みんなの前で、退職理由を言わないといけないんですか?
具体的な理由を話す必要はありませんよ。

「一身上の都合により」とか「新たな方向に進むことになった」など簡単でかまいません。

退職挨拶にはNGの内容

退職の挨拶では、次のようなことは言わないのがベターです。

  • 退職理由の詳細
  • 会社に対する批判
  • マイナスに受け取れるエピソード

退職理由については、詳細を話す必要はありません。一身上の都合とするのが一般的ですので、長々と事情を語らないようにしましょう。

結婚や出産などの場合は簡単に触れても問題ありません。ですが、社内にはいろいろな事情・状況の人がいますので、事実だけを簡単に伝えるのがおすすめです。

たとえ「辞めるのがうれしくて仕方ない」という気持ちでも、残念に思う気持ちも示すようにしてくださいね。

改善すべき点について提言するのも避けた方がいいのでしょうか?

そういう意見もあると知らせることは、会社にとって必要だと思うんですけど。

それは止めた方がいいですね。

退職の挨拶をするときには、「自分 対 会社全体」という図式になります。

そこで会社の批判をしてしまうと、聞いている相手をみんな敵に回してしまいかねませんよ。

自分はそこを離れるからよいですが、他の人たちはこれからもそこで働き続けます。最後に問題提起だけして出て行くことは、相手に不快な思いをさせるだけ。

残念ですが、その発言がきっかけとなって状況が改善される、ということは考えにくいです。

退職の挨拶は、前向きに感謝と応援の気持ちを伝えるだけにとどめておきましょう。

退職の挨拶をする際は長さや伝え方、相手にも気をつけよう

挨拶をするときには、話し方など次のことに気をつけてください。

  • ゆっくり・はっきりと話す
  • 簡潔にまとめて話す
  • 社外の人への挨拶も忘れない

それぞれ説明していきます。

ゆっくり、はっきり話すことも大切

退職の挨拶を口頭で行う場合は、話し方にも気をつけなければいけません。

みんなの前に立って挨拶をするとどうしても緊張して早口になりがちなので、ゆっくり話すことを意識しましょう。

また、せっかくの挨拶が聞こえなければ意味がありません。フロアの遠くにいる人にも声が届くように意識してはっきり話すことも大切です。

長すぎる挨拶は口頭でもメールでも避けるべき

話が長いことは、挨拶でなくても嫌がられがちです。

感謝の言葉をたくさん伝えたかったとしても、挨拶は簡潔にしましょう。

自分にとっては退職という大きな出来事の日ですが、他の社員にとっては仕事が待っている貴重な時間。話が長いのは迷惑になります。

時間で言うと1~2分、文字なら300~600文字程度を目安にしてください。

メールでも同じです。他の人は仕事の合間に読むことを考えると、長文は避けるのがおすすめです。

話したいことがたくさんある人は、個人的な飲み会やメールなどで存分に伝えてくださいね。
退職のときって、必ず口頭で挨拶しないといけないんですか?
少なくとも、直属の上司や同じ部署の同僚、会社のトップには口頭で伝えたいですね。

会社の夕礼などで挨拶の場がもらえるとしても、その人たちには個人的に席まで言って挨拶するのがマナーです。

休暇などでその日に会えない人や、遠くの拠点などで会えない人にはメールで挨拶しておきましょう。

退職挨拶をすべき人は社内の人だけじゃない

退職の挨拶は、社内で関わりがあった人すべてのほか、社外の人にもしておくのがマナーです。

取引先などであれば、挨拶は退職日にします。その2週間~3週間前には退職予定だと伝えておきましょう。後任が誰になるかも忘れずに伝えてください。

取引先すべての人に挨拶する必要はなく、頻繁にやり取りのあった相手、一社につき1人でもかまいません。

より重要な相手、親しかった相手には、後日はがきでも改めて挨拶すると、その後の人間関係や仕事もスムーズにいく可能性が高くなります。

社内向けの退職挨拶、口頭・メールそれぞれの文例やポイント

社内向けの退職挨拶は、会社によって夕礼などの時間をもらって口頭ですることもありますし、メールで済ませることもあります。そこで、それぞれの場合について、文例とポイントを見ていきましょう。

口頭で1~2分の長めの退職挨拶例

まずは、時間に余裕がある場合の、1~2分程度の長さの文例です。

お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございます。

私事(わたくしごと)ではございますが、一身上の都合により、本日をもって退職させていただくこととなりました。

入社して8年間、至らぬ点も多かったと思いますが、あたたかくご指導いただき、また随所で助けていただき、ありがとうございました。ここまで仕事を続けて来られたのも、皆様のおかげだと感謝しています。ここでの経験は、私にとっての貴重な財産です。

(私の業務は、今後○○さんに引き継いでいただくことになっておりますので、よろしくお願いいたします。)

今後は全く違う道に進むこととなりますが、ここで学んだことを生かして頑張っていく所存です。

最後になりましたが、〇〇(会社名)の今後ますますの発展と皆様のご活躍とご健康をお祈りして、退職の挨拶とさせていただきます。本当に、ありがとうございました。

入れるべき「退職の報告」「感謝」「今後の活躍を祈る気持ち」があれば体裁としてはOKです。また、前向きさを表すために、今後の決意を付け加えるのもおすすめです。

さらにこの例のように、「自分のために時間を取ってもらった」ことについての感謝も入れるとより礼儀正しい挨拶になります。

社内のいろんな人が関わる仕事であれば、( )で書いたように業務の引き継ぎについても話しておくとよいでしょう。

30秒程度の短めの退職挨拶例

次に、あまり時間がない場合の、30秒程度で言える短めな退職挨拶の文例です。

お忙しい中お時間をいただきありがとうございます。

私事ですが、一身上の都合により、本日をもって退職することになりました。皆様にはいろいろとお世話になり、感謝の気持ちでいっぱいです。

まったく別の業界へ進みますが、ここでの経験を生かしてがんばります。皆様もお身体に気をつけて、これからもがんばってください。本当にありがとうございました。

どんなに短い挨拶でも、退職の報告・感謝の気持ち・今後の活躍を祈る気持ちを忘れないように入れましょう。

スピーチの長さに関わらず、語りかける相手は社内全体なので、敬語はあまり堅苦しくない程度でOKです。

丁寧すぎるとよそよそしくなってしまいますからね。

社内向けのメールでの退職挨拶例

では、メールではどう退職の挨拶をすべきか見ていきましょう。相手は「同じオフィスだが不在の人」「遠い他拠点の同僚」と仮定します。

まず件名は、一目で用件がわかるように「退職のご挨拶」とし、自分の名前も記載します。

件名:退職のご挨拶(部署名/氏名)

おつかれさまです。
〇〇部〇〇課 〇〇です。

私事ですが、一身上の都合により、本日をもって退職させていただくこととなりました。直接お会いしてご挨拶すべきところ、メールでの失礼をお許しください。

今日までたくさんのご指導をいただき、また支えていただき、本当にありがとうございました。いろいろとご迷惑もおかけしたかと思います。申し訳ありませんでした。

今後は全く別の道に進みますが、陰ながら〇〇さんのますますのご活躍をお祈りしています。お身体にはくれぐれもお気をつけください。

〇〇部〇〇課 〇〇(氏名)

一人ひとりに違ったメールを送る場合は、その人との個別エピソードなどを入れるとより温かみのある挨拶になります。

一斉メールの場合は、相手が誰でも失礼のない敬語の使い方を心がけてください。

これからもコンタクトを取りたい場合は、自分の個人的な連絡先を入れて、「いつでもご連絡ください」「またお会いしましょう」などの一言を加えましょう。

個人個人に送るのと、一斉に送るのとではやっぱり1人ずつ別で送るのがいいですよね?でも結構な人数になるんですけど・・・。
人数が多ければ一斉送信でかまいませんよ。

ただし、特にお世話になった人だけでも、個別のメッセージを入れた挨拶をするのがおすすめです。

社内の情報は漏らさない!社外向けの挨拶は記載内容に要注意

次に、社外向けの退職挨拶について見ていきましょう。

取引先やクライアントには、あらかじめ退職予定は伝えた上で、退職日にメールで「今日まで」だと知らせる形にしましょう。

正式な挨拶はその日までに後任を連れて行くなどして済ませておくのがベストです。

社外向けのメールでの退職挨拶例(告知済みの場合)

すでに退職の予定は知らせてあり、退職日に「明日からは不在」ということを伝えるための挨拶の文例です。

件名:退職のご挨拶(株式会社〇〇 部署名/氏名)

◯◯株式会社 ◯◯様

いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 

ご多忙のところ私事で恐縮ではございますが、先日もお伝えしましたとおり、本日をもちまして退職させていただくこととなりました。

力不足でご迷惑をかけたことも多々ございましたが、叱咤激励をいただいたり助けていただいたりと大変お世話になりましたこと、心より感謝しております。

今後のお仕事につきましては、△△(後任担当者名)が責任を持って担当させていただきます。何なりとお申し付けいただければと存じます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展と、〇〇様のより一層のご活躍をお祈り申し上げます。

(署名)

社外へのメールに、退職理由を書く必要はありません。転職先についての情報も書く必要はありません。「退職する事実」と「いつ退職するのか」「これまでのお礼」が入っていればOKです。

急な退職などで後任の紹介ができていない場合は後任の名前も、後任が決まっていない場合は「決まり次第連絡させる旨」を伝えておきましょう。

個別にメールを送るのがベストですが、次のような点に気をつければ一斉メールを送ってもよいでしょう。

退職挨拶を複数社に一斉送信するときの注意点
  • 他社のメールアドレスを表示させない
  • 特定の人向けでなく共通の内容だけに留める

一斉メールを送る時には、宛先には自分のアドレス、Bccに相手のアドレスを入れるなどして、別の会社のメールアドレスが見られないようにしてください。

間違えてCCやTOに入れないように気をつけましょう。

個人情報の漏えいになる可能性があります。

また、記載内容には、一部の人しかわからない内容はNGです。受け取った誰もがわかる内容にとどめておきましょう。

一斉メールで送るときって、最初の宛名は何と書けばいいんですか?
宛名は「お客様各位」や「取引先各位」などにしましょう。単に「各位」だけでも問題はありません。

より親しかった場合には、「お世話になった皆様へ」でもいいと思います。

社外向けのメールでの退職挨拶例(告知なしの場合)

何らかの事情で、退職の挨拶が突然のメールのみとなってしまうケースもあるかもしれません。

その場合は、失礼を詫びることも忘れないようにしましょう。

件名:退職のご挨拶 (自分の社名 部署・氏名)

株式会社◯◯ 〇〇部 〇〇様

平素より大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。 

私事で恐縮ではございますが、このたび一身上の都合により、本日をもちまして退職することとなりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、突然のお知らせ、しかもメールでのご挨拶になってしまったことをお詫び申し上げます。

◯◯様にはこれまで多大なるご厚情をいただき、誠にありがとうございました。

今後のお仕事につきましては、同じく〇〇部の〇〇(後任者名)が担当を引き継がせていただきます。後日、改めまして〇〇よりご挨拶をさせていただきますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と◯◯様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

(署名)

まずは用件(退職)を伝えた上で、あらかじめ伝えておかなかった非礼を詫びるようにしましょう。

社内向け・社外向けいずれの場合にも、会社の批判や愚痴、転職先の企業名などを入れるのは避けるのが無難です。

会社のメールでは、管理者から閲覧される可能性もあることを意識しましょう。

退職挨拶では感謝を伝え、気分良く去ろう

退職の挨拶、「苦手」という人も多いのではないでしょうか。

中には、「職場が嫌いだから挨拶なんて必要ない、失礼でも構わない」という人もいるかもしれませんね。しかしここで礼を欠いてしまっては、マナーがなっていない人として自分が悪く見られてしまうだけです。

上司が嫌いでも、職場全体が嫌いでも、最後はきちんと挨拶をして退職しましょう。

挨拶で伝えるのは、感謝の気持ち。恨み言や嫌味などを言いたくなるかも知れませんが、それも自分の印象を悪くするだけです。ぐっと我慢してくださいね。

退職理由が何であれ、最後は挨拶で潔く美しい去り際にして、新たなスタートを踏み出しましょう。

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