退職挨拶の文例を紹介!朝礼、スピーチ、メール(社内・社外)

退職挨拶の文例を紹介!朝礼、スピーチ、メール(社内・社外)

退職する際には、様々な人に向けて挨拶をする必要があります。社内に向けての挨拶はもちろん、取引先に業務上の迷惑をかけないためにも、退職の際にはその旨を伝え、挨拶をしてから去るようにしたいものです。

では、挨拶にはどのような内容を入れればよいのでしょうか。逆に、入れてはいけない内容はあるのでしょうか。

そこで今回の記事では、退職挨拶をどのように行えばよいのか、口頭での挨拶・メールでの挨拶といったケース別に、文例を交えながらポイントをご紹介します!

退職挨拶のスピーチやメールに盛り込みたい内容とNGの内容まとめ

文例を確認する前に、まずは退職挨拶に盛り込みたい内容と盛り込んではいけない内容をチェックしましょう。

退職挨拶で盛り込みたい内容

退職挨拶で盛り込みたいのは、以下の内容です。

  • 退職を報告する言葉と退職理由
  • 感謝の気持ちを伝える言葉
  • 会社の発展や社員の活躍を祈る言葉

まずは、退職を報告する言葉と退職理由を入れます。次に、お世話になったことに対する感謝の気持ちを述べ、最後に締めとして会社の発展や社員の活躍を祈る言葉を添えましょう。仕事を別の人に引き継ぐ場合は、その人を紹介する言葉を感謝の気持ちの後に入れるとより親切です。

意外にシンプルだと思われたかもしれませんが、これだけ押さえておけば退職の挨拶としては十分です。長めに話す必要がある場合は、今後の決意を添えてもいいでしょう。

退職挨拶ではNGの内容

退職挨拶で言ってはいけないのは、以下のようなことです。

  • 退職理由の詳細
  • 批判的な意見
  • マイナスに受け取れるエピソード

退職理由については、詳細を話す必要はありません。一身上の都合とするのが一般的ですので、長々と事情を語らないようにしましょう。

ただし、結婚や出産などの場合は簡単に触れても問題ありません。ですが、これも個人的な理由なので、辞めることに対して幸せな雰囲気しか出さないのではなく、残念だという気持ちも同時に表現するようにしましょう。

また、これまでお世話になった会社であることには変わりがありませんので、心の中には不満があるとしても、批判的な意見を言葉にするのはやめましょう。こんなことが嫌だったなどの、マイナスに受け取れるエピソードも避けるべきです。

悪い印象を残して会社を去るのは、残される方にも去っていく方にもいいことではありません。退職の挨拶は、感謝を込めつつ、明るくなるように心がけたいものですね。

ゆっくり、はっきり話すことも大切です

退職の挨拶を口頭で行う場合は、話し方にも気をつけなければいけません。みんなの前に立って挨拶をするとどうしても緊張して早口になりがちですので、ゆっくり話すことを意識しましょう。

また、せっかくの挨拶が聞こえなければ意味がありませんので、遠くに居る人にも声が届くよう意識してはっきり話すことも大切です。

長すぎる話やメールも避けるべき!

口頭での挨拶では、長すぎる話は避けたいところです。退職挨拶をするのは朝礼や終礼になるかと思うのですが、退職者以外の人にとっては通常の業務の日です。そのため、話が長いと迷惑な場合がありますので、1~2分でおさまるようにまとめましょう。文字数にすると、300~600字程度のイメージです。

また、メールで連絡する場合も、長々と書くよりも必要な内容に絞って簡潔に伝えた方がわかりやすくなります。

挨拶の仕方は口頭?メール?方法は慣例に従って!

退職挨拶は口頭でする場合もありますし、メールですることも考えられます。また、社外であれば丁重に手紙やはがきを送ることもあります。

どのような方法で挨拶をしたら良いのかについては、会社ごとに判断が違うのが実情ですので、自分での判断は避けたいところです。

そこで、職場の上司・先輩などに相談し、その職場の慣例に合わせるのが最もお勧めの方法です。

退職挨拶をすべき人をチェックしよう

退職挨拶をする場合、社内で関わりがあった人全てに挨拶をするのはもちろんなのですが、忘れてはいけないのが社外の人です。取引先などであれば今後の業務も関係してきますので、後任の紹介も兼ねて、お世話になった人全てに退職挨拶をするようにしましょう。

社内の人への退職挨拶は退職日に行い、社外の人への挨拶は引き継ぎなどのことも考えて社内への周知後退職する2~3週間前に行うのが一般的なのですが、これも会社によって挨拶をするタイミングに慣例がある場合もありますので、上司や先輩に相談することをお勧めします。

退職挨拶は、在職中にお世話になった方全員にするというイメージでいいんですね。感謝の気持ちなど、入れるべき内容についてはわかりましたが、挨拶をするタイミングは会社によってそんなに違うものなのでしょうか。
職場には暗黙の決まり事がありますよね。退職挨拶も同じで、退職当日にするところもあれば、1週間前には済ませておくのが慣例の職場もあるというように違うんですよ。だからこそ、言いにくいと思わず、上司や先輩に相談することが大切です。

社内向けの退職挨拶、口頭・メールそれぞれの文例やポイントをご紹介

社内向けの退職挨拶の場合、口頭でスピーチをする可能性もありますし、また慣例によってメールで済ませる場合もあるかと思います。そこで、それぞれの場合について、文例とポイントをご紹介します。

1~2分の長めの退職挨拶例

まずは、時間に余裕がある時向けの、1~2分程度の長めの文例をご紹介します。

本日は、お忙しい中お時間をいただきまして、ありがとうございます。

私は、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。入社して8年間、至らぬ点も多くあった私ですが、皆様にはたくさんのあたたかいご指導をいただき、心より感謝しております。お陰さまで、多くのことを学ばせていただきました。ここまで仕事を続けて来られたのも、上司や先輩の皆様をはじめ、同僚の皆様のおかげです。ここでの経験は、私にとっての貴重な財産だと思っております。

(私の業務は、今後○○さんに引き継いでいただくことになっておりますので、よろしくお願いいたします。)

歩む道は変わりますが、こちらで経験したことを糧として、今後とも頑張る所存でおります。

最後になりましたが、皆様方の今後のご活躍とご健康をお祈りして、挨拶とさせていただきます。本当に、ありがとうございました。

まず、入れるべき退職の報告・感謝の気持ち・今後の活躍を祈る気持ちがきちんと入っているかどうかをチェックしましょう。そのうえで、時間を取って集まってもらっているので、そのことについての感謝も最初に入れることで、さらに丁寧になります。

業務の引き継ぎについて話しておいた方がいい場合は、( )のように入れましょう。

この文例では、話の幅を広げるために、言わなければいけないことのほかに今後の決意を付け加えています。

30秒程度の短めの退職挨拶例

次に、あまり時間に余裕が無い時の、30秒程度で言える短めな退職挨拶の文例をご紹介します。

本日は、お忙しい中お時間をいただきまして、ありがとうございます。

私は、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。皆様にはたくさんのご指導をいただき、心より感謝しております。ここまで仕事を続けて来られたのも、上司や先輩の皆様をはじめ、同僚の皆様のおかげです。

(私の業務は、今後○○さんに引き継いでいただくことになっておりますので、よろしくお願いいたします。)

最後になりましたが、皆様方のご活躍とご健康をお祈りして、挨拶とさせていただきます。本当に、ありがとうございました。

どんなに短い挨拶でも、退職の報告・感謝の気持ち・今後の活躍を祈る気持ちを忘れないように入れましょう。

時間的な余裕が無い場合は必要最小限のことを言えば良いため、今後の決意については触れていません。

社内向けのメールでの退職挨拶例

次に、メールで退職の挨拶をする場合です。

件名は一目見て用件がわかるよう『退職のご挨拶』とし、自分の名前を記載します。

件名:退職のご挨拶(○○ ○○)

□□課の○○です。一身上の都合により、本日をもって退職することになりました。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところなのですが、メールでのご挨拶にて失礼いたしします。

在職中はたくさんのご指導をいただき、また支えていただきましたことを、心より感謝しております。ここまで仕事を続けて来られたのも、上司や先輩の皆様をはじめ、同僚の皆様のおかげです。

(今後の連絡先は下記の通りですので、何かありましたらご連絡いただければと思います。

携帯電話:番号を記載
メールアドレス:アドレスを記載)

末筆ながら、皆様方の今後のご活躍とご健康をお祈りしております。本当にありがとうございました。

【署名】

メールであっても、盛り込むべき内容に抜けが無いよう気をつけましょう。社内向けの場合、何かあった時に備えて連絡先を記載してもいいですが、必須ではありませんので状況に応じて判断しましょう。

基本的には一斉送信で構いませんが、特にお世話になった人には個別に送信することをお勧めします。その場合は、その人との個別のエピソードを入れて送るようにしましょう。

挨拶をする際に必要な内容はよくわかったのですが、職場の改善した方が良さそうな点などを退職の話に盛り込むのはやはり避けた方がいいのでしょうか?そういう意見もあると知っていることで、会社の役に立つこともあると思うのですが。
思うことがいろいろある場合でも、今後何らかの形でまたその職場の人たちと関わることが絶対にないとも言えませんし、会社に残る人に不快な思いをさせるのもいいことではありません。だから、感謝の気持ちなどの前向きな思いだけを伝える方がいいんですよ。

社内の情報は漏らせない!社外向けの挨拶では記載内容に特に注意!

次に、社外向けの退職挨拶について見ていきましょう。

社外向けの挨拶では、これまで働いた職場の情報を漏らせない、業務上必要な情報の記入を忘れてはいけないなどの理由で、特に記載する内容に注意が必要です。

引き継ぎをするためには時間が必要ですので、退職が決まって社内への周知が終わったら早めに退職する旨をメールで連絡し、その後新たな担当者と共に直接出向いて挨拶をするのが基本です。

ただし、関係性によってはメールのみで済ませることもあるかと思いますので、両方の場合について文例をもとにポイントを確認しましょう。

社外向けのメールでの退職挨拶例

まずは、後日担当者と出向く場合についてです。社外向けのメールでも、件名で何を伝えたいのかがはっきりわかるようにしておきます。

件名:退職のご挨拶(株式会社●● ○○ ○○)

株式会社■■ □□様
いつもお世話になっております。株式会社●●の○○です。 

私事で恐縮ではございますが、一身上の都合により、(退職日を明記)をもちまして退職することとなりました。在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。

同じ部署の△△が、今後の業務を担当させていただきます。後日、あらためまして△△と共にご挨拶に伺いますので、よろしくお願いいたします。

まずはメールでご連絡させていただきましたことを、お詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と□□様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

【署名】

社外への連絡の場合、引き継ぎの関係があるので退職日と後任を明記することが必要です。逆に記載してはいけないのが、自分の連絡先です。それ以外に盛り込むべき内容は、社内向けの退職挨拶と同じです。

個別にメールを送る場合はいいのですが、一斉メールを送る場合、宛先に気を付ける必要があります。なぜかというと、全てのアドレスを宛先に入れて送ると、アドレスが他の人の目に触れ情報漏洩と判断される場合もあるからです。

そのため、一斉メールを送る時には宛先に自分のアドレスを入れ、Bccにメールを送りたい相手のアドレスを入れて送信することを忘れないようにしましょう。

以前お世話になった人など、直接挨拶に行く予定が無い場合

以前お世話になったけれど、今は関わりを持っておらず、直接挨拶に行く予定が無い場合であれば、以下のような文例が考えられます。

件名:退職のご挨拶(株式会社●● ○○ ○○)

株式会社■■ □□様
いつもお世話になっております。株式会社●●の○○です。 

私事で恐縮ではございますが、一身上の都合により、(退職日を明記)をもちまして退職することとなりました。在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。

同じ部署の△△が、今後の業務を担当させていただきます。後日、あらためまして△△がご挨拶に伺いますので、よろしくお願いいたします。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところなのですが、メールでのご挨拶にて失礼いたしします。

末筆ながら、貴社のご発展と□□様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

【署名】

この場合も、注意点は同じです。

社外向けのメールの場合、情報漏洩に当たらないようにするために宛先に相手のアドレスを入れないなど、意外なことに気をつけなければいけないことがわかりました。他にも注意点はありますか?
社内向けの場合も同じですが、退職前の会社の悪口や転職先の話などを入れると、これも情報漏洩と判断されることがあるので気を付けた方がいいですね。退職挨拶は、どうしても盛り込まなければいけない内容のみに絞って伝える方が安心です。

伝えたいのは感謝の気持ち!気持ちの良い退職挨拶を心がけよう

退職する理由は人それぞれですので、退職したくはないけれどやむをえない事情で退職しなければいけない人もいれば、正直なところ職場が合わずに転職するために退職する人もいるのが事実です。

とはいえ、どのような理由で退職する場合であっても、今後絶対に関係を持たないとは限らないことと、また後に残る人に不快な思いをさせる意味もないこととから、退職の際にはきちんと感謝の気持ちを伝え、社員の活躍を祈る形で気持ち良く締めたいものですね。