退職の挨拶への返信文例と基本マナー(社外・社内別)

退職の挨拶への返信文例と基本マナー(社外・社内別)

お世話になっていた上司や取引先の方から、突然届いた「退職の挨拶メール」。

せっかく挨拶メールをいただいたのですから、やはりお世話になっていた人にはきちんと挨拶を返したいものですよね。

退職メールの返信はどのような内容を書くべきなのか、知っておきたいポイントを例文を交えてご紹介します。

退職メールが来たときどうするべき?「退職メール」へのギモン

まずは「退職の挨拶メール」が来た時に「ここはどうすればいい?」と悩んでしまうポイントに対しての疑問を解決していきましょう。

ポイントを知っておけばメールの返信における失敗もぐっと減らせるはずです!

退職メールは必ず返信するべき?

大きな会社であればあるほど、「ほとんど知らない…」という人からも退職の挨拶メールが届くこともあり、返信すべきか悩むこともあるのではないでしょうか。

退職の挨拶メールは必ずしも返信しなければならない、ということはありませんが、以下に当てはまる場合は返信したほうがいいでしょう。

  • 個人宛にメールが届いた場合
  • 同じ部署や同僚など、自分と親しい人の場合
  • 取引先など、退職者の退職後も自社と関係が続く人が退職した場合
  • 自分が返信したいと思った場合
特に退職しても関係が続く社外の方から送られてきた挨拶メールには返信しておくほうが無難と言えます。

退職メールに返信するタイミングって?

退職メールが送られてきた日によります。

仮に退職日にメールが送られてきた場合、退職メールに返信しても退職者はそれを読むことが出来ません。

メールが送られて来た日と退職日に2~3日ほど間があれば返信してもいいですが、退職日当日にメールが送られてきたのであれば、メール内に記載されている連絡先に返信することをおすすめします。

メールの返信そのものは「メールを貰ってから出来るだけ早く」返信するのがおすすめです。

やはり間が空いてしまうと相手が確認出来ないこともありますし、早い方がより感謝や見送る気持ちが伝わるからです。

退職メールに書くべきこと、書かない方がいいことは?

退職メールに書くべきことは、やはり「その人への感謝の気持ち」です。

特別凝った文章でなくとも、「お世話になりました、ありがとう」という気持ちが伝わる文章であればOKです。

逆に書くべきでないことは、

  • 退職理由について
  • 転職先について
  • その他プライベートなことについて

です。

退職理由は様々ですので「どうして退職したのでしょうか?」といった、センシティブな部分に触れるのはNG。退職するという事実に対して残念な気持ちを書いたほうがいいですね。

また、転職が理由で退職する場合、転職先の企業について聞くのもNGです。この理由も退職理由と同様ですね。

最後のプライベートなことについてですが、先方がお酒が好きでよく飲みに行っていたことに対して「また飲みに行きたい」と書く程度であれば全く問題ありませんが、あまり他人に知られたくないような事などを書くのは避けましょう。

仮に退職日以降にそんな内容の返信メールを送ってしまった場合、社内のPC管理の人がそのメールを閲覧する可能性があるからです。

退職者に迷惑がかかるのを防ぐため、深いプライベートの話は社内アドレスを使わずプライベートでやりとりし、挨拶メールでは触れないようにするのが無難です。

返信メールで気をつけるべきは「タイミング」と「内容」です。

せっかく書いた返信が読まれないと寂しいですし、内容で不快な思いをさせたりするのも避けたいですからね。

取引先など社外の方への返信メールはこう書こう!

取引先などの、社外の方から退職メールを頂いた際の返信メールの例文を、ポイントとともに見ていきましょう。

「定年退職される方」への例文と、「それ以外(一般的)」の2種類をご用意しました。

転職・退職などオールマイティに使える例文

一般的に誰相手でも使える例文はこちらとなります。

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△でございます。

お忙しい中、退職のご挨拶を頂きまして、誠にありがとうございます。

お知らせいただきまして、正直驚いております。
○○様には長期に渡りお世話になりました。

○○様と仕事をご一緒させていただいた経験は、私にとってかけがえのない財産となりました。
何も恩返しすることが出来ず、心苦しいばかりです。

○○様のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。

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署名
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上記例文に仕事上のエピソードを加えてもいいでしょう。

「この仕事の時は特にお世話になった」という印象深いものがあればぜひ付け加えたいですね。

退職理由が定年の場合に使える例文

定年退職される場合の例文はこちらです。

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△でございます。

お忙しい中、定年退職のご挨拶を頂きまして、誠にありがとうございます。

以前からお噂は聞いておりましたが、もう退職の日を迎えてしまうのかと思うと
非常に寂しい気持ちでございます。

○○様に沢山の事を教えていただき、本当に感謝しております。

退職された後も、充実した第二の人生を送られることを心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。

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署名
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こちらも「この知識が役立った、勉強になった」と思えるものやお世話になったエピソードがあれば加えていきましょう。

退職後も元気に過ごしてください、と退職後を気遣う文章を入れるのもポイントです。

寂しいけど次のステージでも頑張って、という内容がよさそうですね。

他に入れたほうがいい文面はありますか?

退職者の後任を紹介されているなら、「後任の○○様と頑張ってまいります」など、後任の人とも良好な関係を築けるようにします、という文を入れるのもいいですね。

社内の方が送った退職メールへの返信はこう書こう!

続いて、社内での退職メールへの返信の例文を見ていきます。

基本的には社外の方への返信と大きく変わる部分はありませんが、社外向けよりも多少くだけた文章でも問題ないでしょう。

退職理由が転職・結婚など一般的に使える返信

オールマイティに使える例文です。出産や結婚が退職理由であれば、それを踏まえた内容を加えるといいでしょう。

○○さんには新入社員の頃からずっと面倒を見ていただき、
今日まで勤めてくることが出来ました。

またぜひご一緒できたらと思っていたのですが、退職されると聞き非常に残念です。

新しい環境でも○○さんの素晴らしいご活躍をお祈りしております。
今まで大変お世話になりました。ありがとうございました。

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署名
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近しい人だった場合、「寂しいです」や「残念です」といった言葉を盛り込んでもOKです。

同僚であればもう少し砕けた言い方でも問題ありません。

一緒に仕事をしたときの思い出などを入れるのもいいでしょう。

退職理由が定年の場合に送るべき返信とは?

続いて定年退職される方に送る例文です。

○○さんには長期に渡り様々なアドバイスをしていただき、
私が仕事で悩んでいる時も優しくアドバイスを下さいました。

○○さんが定年退職されるというお話は以前から伺っておりましたが、
いざその日を迎えると寂しい気持ちでいっぱいです。

また、機会があれば是非とも一緒に飲みに行きたいです。

退職されてもお体にはお気をつけてお過ごしください。
本当に今までありがとうございました。

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署名
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親しい間柄だった場合、「また○○のお話もおきかせ下さい」といった、会話でのエピソードに加えて退職後もお付き合いしましょう、といった感じの文を入れてもいいでしょう。

社内の場合、部署が違うと全然知らないこともありますよね。

返信しなくてもいいのかもしれませんが、失礼な気がしますし…どうしましょう?

そういった時はさらりと「退職するなんて驚いた」「これからも頑張って」といった、さらりとした文面でOKですよ。

例文を参考に、気持ちが伝わる文面が一番!

今回ご紹介しました例文はほんの一例です。

退職メールに対する返信は「その人が辞めてしまって残念な気持ち」「お世話になったことへのお礼」「新しいステージに向かう退職者への応援」の3つで構成されているといっても過言ではありません。

しかし、その内容はやはり気持ちがこもっていることが一番。多少拙いものであっても、よく気持ちが伝わればそのほうが嬉しいものです。

例文を参考に、「そういえばこの人とはこんな思い出があったな」と思い出しながら、退職者へのエールとなる返信メールを送りたいですね。