例文あり:転職の面接を辞退するときの正しいメール・電話の連絡方法

例文あり:転職の面接を辞退するときの正しいメール・電話の連絡方法

転職活動をする中で、「選考に申し込んだけどやっぱり何か違う」と感じ、書類選考には通過したものの面接を受けるのは辞退したい、と思うこともあるでしょう。

しかし自分が申し込んだのに面接を辞退してもいいものなのか?辞退するとすればどのような連絡手段で、どういった内容で断りを入れるべきなのか?など、「面接の辞退」はなかなかハードルが高い行為とも言えるでしょう。

出来れば辞退はしたくありませんが、どうしても辞退したい!という方は必見!「転職活動における面接辞退のポイント」をご紹介します。

選考時の面接の辞退は許される?まず知りたい辞退の知識はコレ

面接を辞退したい…と思ってもたくさん出てくる「不安の種」。

「自分で選考を申し込んだのに面接を辞退するのってダメなことなのでは?」

「辞退するにはメールと電話、どっちがいいんだろう」…などなど、たくさんの不安に伴う疑問が出て来ると思います。

まずはその疑問を解決。不安を払拭…とまではいかなくとも、多少心が軽くなるはずです!

転職中、面接を辞退するのは許されること?

辞退において一番の疑問といいますか、不安はやっぱり「面接の辞退って許されるの?」という点ではないでしょうか。

自分から申し込んだのに辞退するなんて申し訳ない…という気持ちが出て来るのもよくわかります。

しかし、転職サイトで「企業側」に対して「面接前の辞退を経験したことはあるか?」とアンケートを取ってみたところ、なんと92%が「ある」との経験!

つまり、書類選考を通過して面接に至るまでに辞退することは特別珍しいわけではないんです。

特に新卒を採用するような時期であれば面接の辞退もそう珍しくはありません。転職においても同様で、転職活動をしている人の多くは複数社に選考申し込みをしていますから、その過程で面接を辞退することも珍しいことではないのでしょうね。

実際、転職者へ「面接前に辞退をした経験はあるか」とのアンケートでは54%と、半数以上の人が経験しておりそれらを裏付けるものとなっています。

…とはいえ、一度面接を辞退するとその会社に入れる可能性はゼロといってもいいくらい、やっぱり言うなれば「失礼」なことであることには変わりありません。

なので、本当に辞退したいのかをしっかりと決めてから辞退の連絡を入れるようにしましょうね。

面接の辞退をするならいつまでがボーダーライン?

次なる疑問は、「辞退の連絡はいつまでに入れるべき?」というもの。これもなかなか迷うところですよね。

これも常識的な考えとして、「辞退すると決めたらできるだけ早く連絡をする」ことが大切です。

予約でもなんでも、キャンセルしなければならないと決まったら、連絡をするのは早ければ早いほどいいですよね。

特に転職ですと、わざわざ担当者の方が自分のために予定を立ててくれているわけですから、気遣いとしてそのあたりも考慮したいものです。

そしてボーダーラインですが、やはりギリギリ引き伸ばしても前日(1日前)がボーダーと言えるでしょう。

中には当日辞退の連絡をする方もいるようですが、やはり当日のドタキャンは相手をいい気分にさせるものではありません。自分がされても嫌!という方も多いと思いますから、できるだけ早めに連絡するようにはしたいですね。

どうしても迷う…という方は2日、3日前くらいまで悩んだり調べたりしてしっかりと決断しましょう。

面接の辞退はメールがいい?電話がいい?

こちらも面接の辞退の中で迷うところだと思います。

実はそれぞれのメリット・デメリットがあるので一概に「どちらがいい」とは言いにくい部分もあるのですが、基本は「電話の方が丁寧」と言われています。

しかしながら転職サイトを通じてやりとりをしているといった、ネット上でのやり取りがベースになっている場合はメールでの辞退連絡でも決して失礼ということにいはなりません。

また、辞退のメールを送った後に改めて電話をする、辞退の電話をした後に改めてメールをするなど、両方の手段を併せてより丁寧に相手にお詫びの気持ちを伝える、という方法もあります。

それぞれの方法におけるメリットやデメリットは、後述のトピックにて詳しくご紹介しますね。

面接の辞退理由は必要?もしも聞かれたらどうすれば?

辞退の連絡を入れる際に一番「どうしよう」と思うのが「辞退する理由」かもしれません。

…とはいえ、辞退の理由は入れたほうがいいですが、詳細を語る必要はありません。「一身上の都合により」であったり「諸事情のため」など濁した言い方で全く問題ないので安心してください。

むしろ「○○社への内定が決まりましたので」なんてあっけらかんに書かれるほうが相手側も驚いてしまうかもしれません。

また、理由を聞かれるケースもあるようですが、その際もぼかした感じで問題ありません。

ただ、同業種の別会社に転職が決まった場合などは引き止めを受けることもあるようですので、他の会社に内定が決まったとしても業種は別のものにしたほうがいいかもしれません。

しつこく、または突っ込んで聞いてくるようでしたら、当たり障りなく「実家に帰らなければならなくなった」「留学することにした」など転職に全く関係ない理由を言ってもいいでしょう。

辞退となると色々不安が出てきますよね。特にメールか電話か、どちらで辞退の連絡をすればいいのかはとっても気になってたんです!

電話の方がいいと言われていますが、メールでも問題ないでしょうか?

メールのみで済ますのでしたら、できるだけ早い時期のほうがいいですね。

直近であればあるほど担当者の方がメールに目を通す機会が少なくなります。3日前くらいからは電話か、両方併せたほうがいいですね。

「電話」で面接辞退を連絡する際のポイント・例文を学ぼう!

電話で選考・面接の辞退を連絡する場合に気をつけたいポイント、どんな内容を伝えたらいいのかをこのトピックでは解説していきます。

電話をするのは緊張する、という方も多いと思いますが、直接お詫びの言葉を伝えられる点、相手に丁寧な印象を与える点はメールよりも優れている部分だと言えるでしょう。

電話で辞退連絡を入れるメリット・デメリット

辞退の連絡を電話で入れる際のメリット及びデメリットを簡単にですがまとめてみました。

項目 内容
メリット ・メールに比べて丁寧度が高く感じられる
・相手に伝えるので「届いているかわからない」
 という不安がない
デメリット ・環境を整えないといけない
・うまく伝わらないことがある

電話はやはりメールに比べると丁寧という印象が今でも強いですし、そう受け取る担当者も少なくないでしょう。また、必ず相手(担当者)と話しますので、「メールを送ったけどきちんと届いているかな…」と心配することがないのもいいところです。

しかしながら、辞退の電話はどこでかけてもいいというわけではありません。やはり人混みなど環境音がうるさいところですと聞き取りにくいですし、電波が悪いところでかけると途中で切れてしまい、失礼にあたります。

さらに、その状態でぼそぼそと喋るようなことがあれば相手は何がいいたいのかわからず、うまく辞退の意が伝わらないこともあります。

静かな環境ではっきりと話すことによって、大きなメリットを享受できる方法だと言えるでしょう。

電話は何時ごろにかけるのがベスト?

電話をかけるタイミングですが、当然ながらいつかけてもいいということはありません。

ですが、「この時間は避けておいた方がいいだろう」という時間を避ければ、あとは特別気をつけるべきことは(時間に関しては)ないと言えます。

避けるべきタイミング・時間帯はこちらです。

  • 始業後すぐ(朝礼時間など)
  • 昼休憩前後
  • 終業後

当然ながら、出社してメールチェックをしたり、その日の予定を確認したり、社内で情報を共有するなどの朝礼付近の時間は忙しく、あまり電話をかけるのには向きません。

昼休憩時は席を外していることも多いため、つかまりにくくわざわざそのタイミングでかけなくても…という時間帯ですね。

最後の終業後も、終業時間が過ぎても社内に残っている可能性はゼロではありませんが、いざ帰るぞ、という時に連絡がくるといい印象にはなりませんし失礼になりますので、避けるべき時間と言えるでしょう。

それ以外の時間であれば特別失礼ということもなく、仮に連絡を取ることが出来なくても折り返しをお願いするなり、改めてかけ直すなりすればOKかと思います。

電話で辞退を伝えるときはこの内容は必ず入れよう

さて、いよいよ電話で辞退を伝えるとなったとき、どうしても緊張してしまうと思いますが、「的確に用件を伝え」つつ、「謝罪の意もしっかりと」表さなければいけません。

ちょっとハードルが高い…と思ってしまいますよね。

しかし、きちんと「入れるべきポイント」を知っていれば大丈夫です!

文面 解説
自分の氏名 当然ながら、誰から電話がかかってきたか
わからないと怪しいです!
面接の日時・段階 いつ面接の予定が入っているのかをしっかり伝えることで、
担当者の方も「あの人か」と思い出しやすくなります。
面接辞退について 当然ながら一番コアとなる案件なので、しっかりと伝えましょう。
謝罪の意 面接をセッティングしてくれたことに対して
しっかりとお詫びの気持ちを表しましょう。

とはいえ、長くする必要はなく、シンプルながらしっかりと。

基本、この4つのポイントを守っていれば大丈夫です。

逆に言えば、このポイントが守れていないものは情報不足であったり、相手に失礼な印象を与えてしまいますので気をつけましょう!

先程のポイントを守った例文をご紹介!

それでは、先程の4つのポイントを守った、電話で面接を断る際の例文をご紹介します。

○月○日の○時から面接の時間を頂いております、○○です。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。

貴重な機会を頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

このように面接の日時と氏名をまず伝えて、相手にどのような人物なのかを思い出してもらいます。

その後伝えたいことの本丸である面接辞退についての一文を挟み、謝罪の言葉を続かせます。

一身上の~の前の「大変申し訳ございません」を省略しても問題はありませんが、そのあたりはお好みで。

電話は自分の言葉でしっかりと気持ちを伝えられるから、メールよりも心がこもっている印象になりますね。

避けたい時間帯を除けばいつ電話をかけても大丈夫、とのことですが、よりいい時間帯はありますか?

そうですね、午前中でしたら10時半~11時あたり、午後でしたら14時~16時くらいがいいと言われています。

また、折り返しをお願いして連絡がない場合、次の日に改めて連絡しても問題ありませんよ。

「メール」で面接辞退の連絡を入れる際のポイント・例文

続いては、「メール」で面接の辞退の連絡を入れる際のポイント等をご紹介します。

電話はどうしても緊張してしまうのでメールの方がいい…という方も多いと思います。

先方に送るメールの内容は基本的に電話と変わりませんが、文面として残るのでよりしっかりとしたものを書くことが大事だと言えるでしょう。

メールで面接辞退をする際のメリット・デメリットはコレ!

電話と比較した場合の、メールにて辞退の連絡を入れるメリットとデメリットをまとめてみました。

項目 内容
メリット ・時間に関係なく送ることが出来る
・文面として残るので伝達ミスが少ない
・送る前にしっかりと推敲することが出来る
デメリット ・メールを見られない可能性がある
・失礼に取られる可能性がある

このような感じでしょうか。

電話ですとうまく内容が伝わらず、最悪「辞退の電話をしたのに辞退扱いになっていない」なんてこともあるかもしれません。

その点、メールは文章ですのでしっかりと伝えたい内容、今回で言えば辞退したいということが伝わります。

しかしながら電話と違い「確実に相手が目を通した」という確証を得られにくいデメリットがあります。

中には相手がメールを開封したらお知らせしてくれるようなものもありますが、自分では辞退メールを送って一息ついていたところ、先方はメールチェックをせず面接を受けるものと思っていた…なんてこともあるかもしれません。

とはいえ、しっかりこちらから連絡しているのであれば、そのようなケースではこちらに非はないと言えるのですが…。

ひと目でわかることが重要!メールの「件名」に気をつけて

さて、それでは辞退メールを送る際のポイントをリストアップしてみましょう。

文面 解説
件名 ひと目で面接辞退の内容だとわかるようにしましょう!
面接の日時・段階 電話と同様に、「いつ面接を受ける人間なのか」は
明記しましょう。
面接辞退について こちらも電話と同様、コアとなる部分なので
丁寧に書きたいですね。

あわせて理由も添えておきましょう。
ぼやかしたもので問題ありません。

謝罪の意 しっかりと謝罪の意を込めた一文を入れておきましょう。
電話の時より多少長くても文章なので問題ありません。
署名 自身の住所や氏名をまとめたものを入れておきましょう。

当然ながら内容が同じなので、電話で辞退の連絡を入れる時と大きく変わることはありません。

しかしメールにあって電話にないものである「件名」。

一番最初に目に入る部分ですので、ここでしっかりと「面接辞退」という単語を入れて、本文の内容を想像出来るものにしておく必要があります。

また、署名もビジネスメールでは基本と言えますので、自分の氏名・住所・連絡先(携帯電話番号及びメールアドレス)をまとめて署名をひとつ作っておくようにしましょう。

これで安心!面接辞退のメールの例文を見てみよう

それでは、先程のポイントを踏まえて面接辞退のメールの例文をご紹介します。

件名:面接辞退のご連絡 ○○(氏名)

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。

○月○日○○時より、面接のお時間を頂いております○○です。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。

貴重な機会を頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————-
署名
————-

件名にも自身の名前を入れ、すぐに視認出来るようにしましょう。

内容は電話と同様で問題ありませんが、締めの文章などビジネスメールの形式としてきちんと作ることが大切です。

好きなタイミングで送れて、先方も自分のタイミングで目を通すことが出来るのはメールのいいところですよね。

しかし、メールを送って返信がない場合はどうすればいいのでしょう?

心配であればメールに「念のため」と添えて1日~2日後に再送してもいいでしょう。

確実なのは電話で確認の上、改めてお詫びをすることです。メールだけよりも丁寧な印象になりますよ。

「転職エージェント」なら辞退の連絡もしてくれる!?

面接を辞退したいけれど、正直自分で言うのは嫌だな…と思う方、多い…といいますか、ほとんどの方がそうではないでしょうか。

「転職したい、けど面接とか面倒な手続きは嫌だな…」という方であれば、「転職エージェント」を利用してみてはいかがでしょう。

なんと、面接辞退の連絡もしてくれるんですよ!

転職エージェントは企業との間に入ってくれる頼もしい存在

具体的な解説は省きますが、転職エージェントとはあなたと企業の間に入り、転職の相談に乗ってくれたり、あなたが希望するような条件に合った企業を仲介してくれるだけでなく、面接などのセッティングや給与の交渉などもしてくれます。

転職活動は初めてという方や、忙しくてなかなか情報をチェックすることが出来ないという方でもスムーズに転職活動を行えるようにサポートしてくれる、頼もしい存在と言えるでしょう。

面接辞退のしすぎは信頼関係を壊す原因に!?

とはいえ、勘違いしないでいただきたいのは「転職エージェントがいれば面接辞退をいくらしてもオッケー!」というわけではないところです。

なぜかと言いますと、転職エージェントはクライアント企業と信頼関係を築いており、その中でも「書類選考通過後に行われる選考面接の辞退は不可」とうちうちで決められていることが多いからです。

これはクライアント企業が転職エージェントに対して、年収の3分の1程度(30%)の成功報酬を支払うというシステムにも関係しています。それだけの投資を行うのですから、面接を辞退されたら困る、というわけです。

なので「とりあえずいっぱい選考に応募しておいて、面接で嫌になったら辞退すればいいや」といった甘い考えは出来ないんですね…。

とはいえ、一次面接は絶対に受けなければいけないけれど、二次面接以降であれば辞退が可能、というケースもありますので、必ず面接の辞退が出来ないというわけではないようです。

また、面接を辞退するとなると信頼関係に様々な影響が出てしまいます。

クライアント企業と転職エージェントの間では、仮に面接辞退の話を通したとすると、企業側は「またこの人に頼んでも面接辞退させられるかもしれない。だからこの人の紹介には応えないでおこう」と考える可能性があります。

それは自分にも影響してきます。転職エージェントも企業から悪い印象を持たれてしまうため、確実に面接に行ってくれそうな人にしかいい案件のものを紹介しなくなるかもしれません。

自分で辞退の連絡を入れる必要はないものの、その後の転職活動に影響を与える可能性があるのが「転職エージェントを通じた面接辞退」だと覚えておきましょう。

辞退を考えるときはまず相談を!自分勝手に行わない

とはいえ、どうしても辞退したい…というケースもあるでしょう。

やはり気の進まない企業の面接を受けるよりは、少しでも興味のある企業を探したいなど別のところに時間を割きたい、という考えも十分理解できます。

「辞退したい」と思ったら、まずは転職エージェントに伝えましょう。メールでもいいですが、相談という形で電話か直接会って話す方がいいですね。

そして辞退したい理由をしっかりと話すことです。例えば「給与がちょっと自分の条件と合わないから」という理由でしたらエージェントが交渉し、自分の希望の給与額まで引き上げられるかもしれません。

他の理由であってもエージェントが辞退したいという理由を理解することで企業側に伝える時に先方も納得してもらえるような説明をしやすいからです。

逆に絶対にしてはいけないのは「ドタキャン」や「簡単な断りの連絡を入れるだけで無視」といった、お互いの信頼関係を損なう行為です。

こういった無責任なことは今後の紹介にも大きな影響を及ぼしますので絶対に避けましょう。

面接を辞退することで転職が不利になるのはちょっと厳しくないですか?

まあ確かに応募したのに断るのは…ってのはありますけど、それなら転職エージェントを使わないほうがいいんじゃ…くらいまで思っちゃいます。

それぞれの立場があるし難しいところではありますね。

書類選考に通る確率は1~2割くらいと言われていますから、応募は多くしておいたほうがいいとも言われていますし…。

自分一人で行動せず、信頼関係を築きながら断れるようにするのが理想ですね。

どの方法でも、大切なのは「しっかりとお詫びの気持ちを伝える」こと

面接を辞退することは、決して珍しいことではありません。

だからといって、面接を辞退してもいい…というわけでもありません。やはり辞退することは面接をセッティングしてくれた企業側に対しては失礼に当たりますので、きちんとお詫びをすることが大切です。

大切なことは「面接を辞退する」こととあわせて「謝罪の気持ち」を伝えることであって、きちんとそれが伝われば電話であれメールであれ問題はないと言えます。

ただ、本当にその面接を辞退していいのかどうか考えることも大切です。「辞退」ありきで選考に応募するようなことは避けたいですね。