【例文あり】転職の面接をメールや電話で辞退する方法を紹介します!

【例文あり】転職の面接をメールや電話で辞退する方法を紹介します!

面接を辞退したいのに「面接辞退を連絡する際、メールと電話のどちらがいいのかな」や「面接を辞退するには、何と言えば良いんだろう」と悩んでいませんか。

前日や当日に面接を辞退すると決めたら、できるだけ早く人事担当者に電話で連絡をしましょう。

電話が繋がらない場合や営業時間外の場合は、メールで連絡しても構いませんよ。

またこの記事では、面接を辞退する時に人事担当者に対して失礼にならない「伝えるべき理由」や「連絡する時間」を紹介します。

面接辞退を伝える際の「電話での受け答え」と「メール例文」も紹介しますので、参考にしてくださいね。

面接の辞退は、珍しいことではありません。ビジネスマナーを守り、面接の辞退を伝えましょう。

面接の辞退は電話で連絡しよう!メールで連絡をしたほうがいい場合も

「他社から内定をもらった」や「突然、体調が悪くなった」など、やむをえない理由で前日や当日に面接を辞退することがありますよね。

当日や前日に面接を辞退する場合は、電話で人事担当者に連絡しましょう。

メールだとすぐには見てもらえない可能性がありますから、電話で直接伝えたほうが確実です。

ただし、メールで連絡をしたほうがいい場合もあります。

面接辞退を伝える際にメールのほうが良い場面
  • 電話をかけてもつながらない
  • 営業時間外に連絡したい

営業時間内に電話をして繋がらない場合、メールで面接辞退を伝えましょう。

前日の営業時間外に連絡したい場合は、ひとまず先に辞退のメールを送っておきます。営業時間内になったら電話をかけて、再度連絡しましょう。

面接辞退の電話・メール例は「【人事担当者監修】面接辞退における電話での受け答え例・メール例」の章で詳しく説明しています。

また直前の辞退を連絡しにくいからといって、「面接の無断欠席」は絶対にNG。

連絡をせずに面接辞退することは、マナー違反です。会社側にも迷惑がかかりますから、面接を辞退する際は必ず連絡してください。

面接を辞退するときの「伝える理由」と「連絡する時間」を紹介!

この章では、人事担当者に伝える「辞退理由」と「連絡をする時間」を紹介します。

面接先企業に連絡するときの注意点は、次の2つです。

面接を辞退する際の注意点

では、それぞれ詳しく見ていきましょう。

面接を辞退するときは、相手を不快にさせない理由を言おう

面接辞退の理由を具体的に答える必要はないので、「諸事情」や「一身上の都合」と言っても問題ありません。

もしも具体的に面接の辞退理由を聞かれたら、どうすればいいですか?
正直に辞退する理由を答えればいいですよ。

ただし「給与が希望額と合わなかった」とか「社内の雰囲気が合わなかった」など、会社の批判だと受け取られる理由は避け、「自分の都合で辞退する」というニュアンスで伝えましょう。

面接を辞退するときの理由例は、次のとおり。

面接を辞退する理由例
  • 他社から内定をもらった
  • 自分の適性と合わないと感じた
  • 今の仕事を続けることにした

「他社から内定をもらって転職活動を終了する」のは、面接を辞退する際のよくある理由です。正直に答えても問題ありません。

「前回の面接時に、人事担当者の印象が良くなかった」「ネット上で評判が悪い」「再考したら、自分のやりたい仕事でなかった」ということもありますよね。

そんな場合はそのまま言うのではなく、「自分のスキルを考慮したところ、力不足であると感じた」など、面接先企業を批判しない言い方にしましょう。

今の仕事を続けると決めたなら、「現職を続けることにした」とそのまま伝えてください。

面接先企業の営業時間内でも、忙しい時間帯の辞退連絡は避ける

電話での連絡は、企業の営業時間内にするのが基本です。

ただし営業時間内であっても、できるだけ避けてほしい時間帯があります。

電話する時にできるだけ避けたい時間帯
  • 始業後すぐ
  • 昼休み
  • 終業時間直前

始業直後、朝礼やミーティングを行う企業は多いです。人事担当者が電話に出られない可能性もあるため、始業後30分~1時間程度は電話を控えましょう。

昼休み中の電話も、できるだけ避けたほうが良いです。人事担当者が社内に不在の場合、休憩後に折り返してもらうのは手間ですよね。

多くの会社は、主に12:00~13:00を昼休みとしています。

交代で昼休みをとっている会社もあるため、幅を持って11:30~14:00までは昼休みの可能性があると見込んでおきましょう。

また終業間際の電話は、人事担当者に残業をさせてしまう恐れも。時間に余裕を持って、連絡してくださいね。

【人事担当者監修】面接辞退における電話での受け答え例・メール例

この章では、面接を辞退する際の「電話の受け答え例」と「メールの例文」を紹介します。

どちらの場合でも、選考に手間と時間をかけたことへの「謝罪と感謝の気持ち」を丁寧に伝えましょう。

電話で辞退するのって緊張します・・・。
次のような受け答え例を参考に、言うことを準備しておくといいですよ!

お礼や謝罪をきちんと言葉にするなど、マナーを守ってくださいね。

電話での受け答え例は次のとおりです。

面接辞退の電話例(人事担当者監修)
(自分)お世話になっております。◯月◯日に面接予定の◯◯◯と申します。人事担当者の◯◯◯様はいらっしゃいますか?

→人事担当者に替わる。

(自分)お世話になっております。◯月◯日◯時に面接予定の◯◯◯と申します。
ただいま、お時間よろしいでしょうか?

(人事担当者)はい。どうされましたか?

(自分)お話する時間をとっていただき、ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、連絡を差し上げました。

(人事担当者)ご連絡ありがとうございます。差し支えなければ、ご辞退の理由を教えていただけますか?

(自分)他の会社から内定をいただきましたので、転職活動を終了することが理由です。面接のお時間を取っていただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。

(人事担当者)それはおめでとうございます。それでは面接辞退の件、承知しました。

(自分)お手数おかけします。お忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。

実際に「メールよりも電話のほうが好印象だった」という、人事担当者の声もあります。

やはりメールよりも電話のほうが、謝罪や感謝の気持ちが伝わりやすいようです。

人事担当者が電話口にいない場合は、どうしたらいいんですか?
人事担当者が席を外している場合は、電話口の人に伝言をお願いしましょう。

面接を辞退すると伝え、「大変申し訳ございませんが、伝言をお願いできますか」と頼んでくださいね。

ただし状況によっては、面接辞退をメールで連絡することもありますよね。

メールで面接辞退を連絡する際は、次の例文を参考にしてください。

面接辞退のメール例文(人事担当者監修)

面接辞退のメール例文

「会社の事情を考慮していない」「謝罪の言葉がない」といったメール文は、人事担当者を不快な気分にさせてしまう場合も多いです。

面接を辞退するにしても、最低限のビジネスマナーを守ることは大切ですよ。

早朝や深夜に急ぎでメールを送る場合は、本文の始めに「営業時間外に申し訳ございません」などの一言を添えてくださいね。

人事担当者の名前が分からない場合はどうすればいいですか?
名前がわからない場合は、「人事担当者様」と書いておきましょう。
私は携帯のメールアドレスとパソコンのフリーメールアドレスどちらも持っているんですが、どちらを使用したほうがいいですか?
どちらのアドレスを使用しても構いませんよ。

ただし、企業に提出した応募書類にアドレスを記載している場合は、同じアドレスからメールしてくださいね。

本当に面接を辞退するべきかよく考えよう!考え直すべき場合もある

インターネットの情報を見ると、僕とは合わない気がするので、次の面接を辞退しようか悩んでいます・・・。
私は他社から内定をもらったので、面接を辞退しようと思います。面接を受ける企業に興味はあるんですが、早く転職活動を終えたいので・・・。
ちょっと待ってください!本当にその面接を辞退して、後悔しませんか?

「やっぱり面接を受けたい」と思っても、辞退した会社の採用試験は基本的に受けられませんよ。

応募した企業に面接辞退を伝える前に、もう一度「本当にこの企業の面接を辞退するべきか」を考えましょう。

とくに面接を辞退する理由が次のような場合は、考え直してください。

考え直すべき面接辞退の理由
  • インターネットの情報などを見て、自分に合わないなと感じた
  • 他社から内定をもらった
  • 面接予定日の都合が悪くなった

実際に職場の様子を見たり人事担当者と話したりすると、インターネットで調べた情報と印象が異なる可能性があります。

インターネットの情報を信じ込まないで、自分で実際に見聞きすることが大切です。

面接に行ってみて、「社内の雰囲気が良かった」「詳しく話を聞いたら、面白そうな仕事内容だった」ということもあります。

また他社から内定をもらい、「転職活動を早く終わらせたいから」と面接を辞退する場合も要注意。

内定をもらった企業より、面接を辞退した企業の方が自分に合いそうだったと後悔する可能性があります。

「体調を崩した」「現在の仕事を休めなくなった」などが理由で辞退する場合は、面接の日程変更ができないか尋ねてみましょう。

欠席をきちんと謝罪したら、日程を変更してもらえる可能性がありますよ。

面接の日程変更を認められたら、面接の日程調整をしましょう。

面接の日程調整は、メールで行うことが多いです。日程調整を行うときの「メールの例文」や「送り方のマナー」は、次の記事を参考にしてください。

面接の辞退をしたいけれど、「企業に連絡する時間がない」など悩みを抱えていませんか。

今後も継続して転職活動をするのであれば、あなたと企業の間に入ってやりとりをしてくれる「転職エージェント」の利用をおすすめします。

やむをえない理由で面接を辞退する場合、キャリアアドバイザーがあなたの代わりに応募先企業へ連絡してくれますよ。

転職エージェントについて詳しく知りたい人は、次の記事を見てくださいね。

ビジネスマナーを守って誠実に、面接を辞退すると伝えましょう

当記事では、面接の辞退方法を紹介しました。

面接を辞退するときの連絡手段は、基本的に電話でもメールでも構いません。状況や時間によって使い分けてください。

ただし面接の前日や当日に辞退する場合は、必ず電話で連絡しましょう。

気まずいからと、連絡もせずに面接を欠席するのは絶対にNGです。

面接辞退の連絡をするときの注意点は、「人事担当者を不快にしない辞退理由にすること」と「相手企業の営業時間内に連絡すること」の2つ。ビジネスマナーを守ることで、人事担当者に好印象を与えますよ。

また面接辞退を連絡する前に、本当に辞退するべきかよく考えることは大切です。

ビジネスマナーを守り、失礼のないように面接を辞退すると伝えましょう。

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