退職証明書とは?離職票との違いや発行義務、請求方法について

退職証明書とは?離職票との違いや発行義務、請求方法について

退職や転職には、いろんな書類や手続きが必要になります。その中の1つで、まれに必要となるのが「退職証明書」です。

転職先の企業から提出を求められる可能性がある書類ですが、必要な場合は、自分で前の会社に発行を依頼しないといけません。

この記事では、この「退職証明書」について、その意義や用途、入手方法ついて解説します。

混同しやすい離職票と退職証明書の違いについても合わせて説明するので参考にしてください。

退職証明書の基礎知識:請求すれば会社には交付の義務あり

まずは退職証明書の定義から見ていきましょう。

退職証明書は文字通り「退職を証明する」ための書類

「退職証明書」は、退職する本人が希望した場合にのみ発行されます。

「退職証明書」とは

退職の事実を証明するために、事業主が交付する文書のこと。

退職年月日のほか、在職中の契約内容についても記載されるもので、労働者からの請求により交付される。

労働基準法にも、次のように定められています。

(退職時等の証明)
第二十二条 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金または退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む)について証明書を請求した場合は、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

退職証明書は、退職時に必ず発行されるものでも、会社側の意向により交付されるものでもないのです。

記載したいことだけでOK!退職証明書の記載事項とは

退職証明書の記載事項は、基本的には次の5つの項目です。

退職証明書の法的記載事項
  • 雇用期間
  • 担当業務の種類
  • 会社での地位
  • 給与額など
  • 退職事由(退職事由が解雇の場合、その理由も含む)

ただし、労働者本人が希望しない項目については、記載してはいけないことになっています。たとえば、退職の事実だけを記載して、退職事由(理由)を書かない、ということも可能なのです。

これは、退職証明書が、退職者の再就職に対して便宜を図ったり、退職に関するトラブルを避けたりすることを目的としていることに基づきます。

似ているようで全く別物!退職証明書と離職票の違い

退職証明書と混同されやすい書類の1つに、離職票があります。

しかし、離職票と退職証明書はまったく異なる書類です。

「離職票」とは

退職した労働者が、失業手当の給付を受けるために必要な書類。

労働者から求められた場合、必ず発行しなければならない。労働者には、退職日から10日前後に渡される。

離職票は、失業手当を受けるために必要な書類で、ハローワークに提出されます。書式や記載内容はすべて決まっており、選ぶことはできません。

つまり、退職を証明する目的で転職先に提出する、そして記載内容を労働者が指定できる退職証明書とは、まったく異なるものなのです。

交付するのも、離職票が職業安定所長なのに対し、退職証明書は企業です。

また、離職票を作成する手続きの中で、これも退職証明書によく似た「離職証明書」という書類が使われます。これは離職票交付のために、会社からハローワークに提出されるものです。

離職証明書を手にするのは、手続きを行う人事や総務の担当者のみ。一般社員が使うことはありません。

必要ないケースの方が多い?退職証明書の2つの用途

前述の通り、退職証明書は退職時に必ず発行されるものではありません。必要な場合のみ用意すればよい書類です。

では、退職証明書が必要になるシチュエーションというのは、どんな場合なのでしょうか。退職証明書の用途は、大きく分けて2つあります。

  • 転職先の企業から求められた時に提出する
  • 社会保険の切り替え手続きなどに使用する

具体的に見ていきましょう。

転職先で退職証明書の提出が必要?目的は何か

退職証明書は、転職先の企業から提出を求められることがあります。

転職先の企業は、退職証明書によって退職の事実を確認し、履歴書や職務経歴書の記載事項と相違がないことなどを確認します。

国民健康保険や年金の加入切り替えの手続きに

退職証明書は、退職後に国民健康保険や国民年金に切り替える場合の手続きでも使います。

通常は資格喪失証明書などが必要ですが、扶養家族がおらず本人だけの手続きであれば、退職証明書や離職票などでも可能なのです。

ハローワークに持っていけば、離職票の代わりに失業保険の申請ができますか?

会社が離職票をくれないんです。

失業手当の申請を退職証明書で代用するのは難しいかもしれません。

退職証明書は退職者の希望項目だけを記載したものですし、発行も会社がするものですからね。

退職証明書も離職票も、基本的には労働者が会社に請求して出してもらう流れ。退職証明書はもらえるのに離職票がもらえない、というのは考えにくいです。

離職票も会社に頼んだのなら、退職後10日くらいで届くのが一般的。2週間くらい待ってみて、届かなければ会社に督促するなりハローワークで相談するなりしましょう。

退職証明書は会社の人事・総務部門に依頼して退職後に受取り

退職証明書が必要なら、退職前、あるいは退職後に会社の人事・総務部門の担当者に依頼しましょう。

ただ「退職証明書をください」とだけ伝えると、不要な情報まで記載されてしまう可能性があります。

退職証明書に記載してほしくない事項がある場合は、必ずその旨と記載してほしくない項目を伝えておいてください。

退職証明書に、発行してもらうための請求期限とかってありますか?
請求権は2年が時効です。

退職後の仕事が決まっていない場合は注意してください。

企業側には、労働者から退職証明書の請求があった場合、遅れることなく交付することが義務付けられています。

退職日より前に退職証明書を発行してもらうことは可能か

私、会社のことはもう信用できないんです。退職後に届かないと困るので、退職証明書を退職日前にもらっておきたいんですけど。
それは難しいですよ。退職後でないと「退職の証明」はできませんからね。

どうしてもというのであれば、「退職予定証明書」としてなら発行してもらえるかもしれません。でも、それでは意味がない可能性も高いです。

解雇の場合に限っては、退職日前までの間に退職証明書を発行してもらうよう請求できます。

退職証明書と離職票の違いはしっかり覚えておこう

退職証明書に離職票、離職証明書など、退職関連の書類には似たような名前のものがあってややこしいですよね。

しかしその書類の利用目的や内容を把握しておけば、まったく違う書類であることは明らかです。

退職証明書は、文字通り「退職した事実」を証明する書類。雇用された期間や仕事の内容、給与などの情報が記載されるもので、会社が発行します。

転職先から提出するように言われなければ、必要としない人の方が多いかもしれません。

基本的に、退職証明書は自分から会社に申し出ないと交付されない書類です。必要だとわかっている場合は、あらかじめ会社の人事あるいは総務部門に連絡しておきましょう。

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