退職証明書とは?離職票との違いや発行義務、請求方法について

退職証明書とは?離職票との違いや発行義務、請求方法について

退職や転職に伴っては、様々な書類と手続きが必要になります。実際に直面してみると、慣れない書類の数々に戸惑ってしまう方も多いかもしれません。

例えば、退職証明書という書類についてご存知でしょうか?

主に転職先の企業などから提出を求められる可能性がある書類なのですが、もし退職証明書の存在自体を知らなかったら、いきなり提出するように言われても、どう用意すればよいのかと困ってしまいますよね。

そこでここでは、退職時に発行される書類の1つである退職証明書について、その意義や用途、請求方法について解説していきたいと思います。

混同しやすい、離職票と退職証明書の違いについても、合わせて説明します。

どこから何のために発行される?退職証明書の基礎知識

まずは退職証明書の仕組みや意義と言った、基本的なことから確認していきましょう。

退職証明書とは…

在職中の契約内容について証明するために、退職時に企業から発行される書類のこと。
労働基準法の22条において、退職時の証明書類の1種として定められている。
労働者本人が請求した場合にのみ、発行される。

退職証明書は、退職時に必ず発行される類の書類ではありません。また、企業側の意向で発行されるわけでもありません。

退職する本人が希望した場合にのみ発行されるのが、退職証明書の特徴の1つです。

自分で選べるのが特徴!退職証明書の記載事項とは

退職証明書の記載事項は、基本的には以下の5つの項目です。

  • 雇用期間
  • 業務の種類
  • その事業においての地位
  • 賃金
  • 退職事由(解雇の場合、その理由も含む)

ただし、退職証明証にはこの項目がすべて記載されるわけではありません。

実は、退職証明書に記載されるのは労働者本人が請求する項目のみと決められています。本人が望んでいない項目を企業側が勝手に追加で記載することはできません。

例えば転職先の企業に提出する場合であれば、そちらから指定された項目のみを記載した退職証明書を発行するように要求することもできます。このように用途や要望に合わせる形で作成できるのが退職証明書という書類なのです。

なお、退職証明書には規定の書式はありません。したがって、発行された退職証明書が転職先の会社から提示された見本と違うなどと言うこともあるかもしれませんが、まったく問題はないので安心して提出してください。

似ているようで全く別物!退職証明書と離職票の違い

退職証明書と混同されやすい書類の1つに、離職票があります。

実際には、離職票と退職証明書は似ているようで全く意義の異なる書類です。

離職票とは…

失業保険の給付のために国が発行する書類で、公文書という扱いになる。
退職時には発行が必須となっており、書式は全国統一。

つまり離職票は、日本全国どこに勤めていようとも、雇用保険に加入している社員である限り、誰もが必ず同じものを手にすることになる書類です。

企業が個々に形式を定めており、なおかつ退職者の請求がなければ発行されない退職証明書とは、完全な別物なのです。

また、記載内容に関しても、離職票の方は退職理由や過去半年間の給与など、失業給付金の手続きに必要な項目しか記載されていません。

他にも退職証明書や離職票と間違えやすい書類として、離職証明書というものがあります。

離職証明書は、企業側が退職した社員を雇用保険から脱退させる手続きのために、ハローワークに提出するものなので、基本的には退職する本人の手元に来ることはありません。

持っていなくても、前の勤務先に問い合わせたりする必要はないので、注意しましょう。

退職証明書は、退職する本人が請求する場合にのみ発行される、雇用契約の内容や退職の事実を証明する書類です。記載事項を自分で選択することができるのが特徴ですよ。

退職しても必要ないかも!?退職証明書の2つの用途

上でもご説明した通り、退職証明書は退職時に必ず発行される書類というわけではありません。

任意で請求できる書類なので、基本的には必要な事態になったときのみ用意すればよいでしょう。

では、退職証明書が必要になるシチュエーションというのは、どのようなものなのでしょうか?退職証明書の用途は、大きく分けて2つあります。

  • 転職先の企業から求められた時に提出する
  • ハローワークや役所での手続き時に離職票の代わりに提示する

以下に詳しく説明していきましょう。

転職先で退職証明書の提出が必要…目的は何?

退職証明書が必要になるケースとして最も多いのが、転職先の企業から提出を求められるというパターンです。

転職先の企業が退職証明書の提出を求める目的は、主に履歴書や職務経歴書の記載事項と事実との相違がないことを確認するためです。

例えば雇用期間のずれがないか、職種や役職に間違いはないか、退職理由は本当のことか…というように、本人申告の情報に誤りがないかを客観的にチェックするには、退職証明書を確認するのが最も確実なのです。

とは言え、退職証明書の提出を求められる=経歴を疑われているということではなく、あくまで形式的な確認であることがほとんどなので、不安になる必要はありません。

ちなみに、退職証明書はわざわざ前の勤務先に発行してもらわなければならない書類なので、手元にある離職票で代用することができないかと考える人もいるかもしれません。

それに関しては、絶対に不可能というわけではありませんが、企業によって対応が全く異なるので注意が必要です。

そもそも退職証明書と離職票では記載事項が異なる部分があるので、離職票にはない情報を転職先の企業が知りたい場合、代用は難しいでしょう。

また、退職証明書を用意できないのは、前の勤務先と何らかのトラブルがあって請求できない状況になっているからでは?と邪推されてしまうリスクもあります。

面倒でも、退職証明書を提出するように言われたら、やむを得ない場合を除いてはきちんと退職証明書を用意するようにしましょう。

ハローワークで役所で…離職票の代わりに使えるってホント?

退職証明書のもう1つの用途は、ハローワークで失業保険の給付手続きをしたり、役所で国民健康保険の加入手続きをする際に、離職票の代わりに使うというケースです。

基本的には失業保険の給付手続きには離職票が必須となっています。それもあって、離職票は原則として退職後10日以内には発行されることになっているのですが、何らかの事情で発行が遅れて手続きに間に合わないということもあり得ないとは言えません。

そんな時、退職証明書を一時的に代用として、失業保険給付の手続きをするという方法が認められる場合があるのです。

万が一、企業側の問題などで離職票を発行すること自体が難しくなってしまう場合には、退職証明書をそのまま代用とし続けるということもあります。

また、次の転職先が決まっておらず、一時的に国民健康保険に加入する場合にも、退職していることを証明する書類として退職証明書を離職票の代わりに使うことができます。

こちらのケースに関しては、後から離職票を提示する必要はありません。

もしかしたら、会社が退職証明書に事実と違うことを書く可能性もあるかもしれませんよね?その場合、転職先からは私がウソをついたように扱われてしまうのでしょうか?
退職証明書に事実とは異なる虚偽の記載をすることは、労働基準法に違反する可能性があります。会社に訂正を求めるか、労働局の相談窓口に相談するなどして対処しましょう。

退職証明書、どうやって手に入れる?気になる請求方法

退職証明書の用途がわかったところで、気になるのはどうやって手に入れたらよいかということですよね。

退職証明書の請求方法や発行の流れに関しては、書式同様、特に規定があるわけではないので、企業ごとに異なります。

退職証明書が必要になったら、まずは前の勤務先に電話で確認してみるようにしましょう。

なお、その際に注意してほしいことが1つあります。退職証明書に記載してほしい事項、逆に記載してほしくない事項は、必ず明確に伝えておくようにしましょう。

ただ『退職証明書を発行してください』とだけ伝えると、きちんと希望の記載事項を確認してもらえず、不要な情報まで記載されてしまう可能性があります。

また、すぐに転職先に提出したいなど、急ぎの場合には発行にかかる日数も気になるところだと思います。

退職証明書は離職票とは違って、他の機関や役所を経由する必要がないので、理論上は即日の発行も可能なはずです。とはいえ、企業側の手続きとの兼ね合いで、場合によっては数日程度かかってしまうこともないとは言えません。

もし退職後すぐに退職証明書が必要になることがわかっているのであれば、スムーズに発行してもらえるように、退職する前にあらかじめ申請だけしておくことをおすすめします。

なお、労働基準法において、退職証明書の発行を求められた場合には遅滞なく発行するべきであることが定められています。したがって、故意に退職証明書の発行を遅らせたり、発行を拒否するのは違法にあたります。

万が一そのような対応を受けた場合には、労働相談窓口に相談するなど、しかるべき対処をとりましょう。

退職日より前に退職証明書を発行してもらうことは可能?

場合によっては、退職日よりも前に退職証明書を発行してもらいたいということもあるかもしれません。

原則として、退職証明書の請求は退職日以降に行うべきとされています。

解雇の場合には、解雇を予告した日以降であれば退職証明書の請求が可能となりますが、それ以外の場合には退職日よりも前に退職証明書を請求することは基本的に難しいでしょう。

企業によっては、退職日よりも前に『退職予定証明書』という形式で退職することを証明する書類を発行してもらえる場合もあります。ただしこれに関しては、退職証明書のように法律で義務付けられたものではないので、発行可能かどうかは会社次第の部分があることは否めません。

必要であれば、一度、勤務先に確認してみましょう。

人によっては、退職から次の勤務先が決まるまでに期間が空いてしまうこともありますよね。その場合、例えば半年後などでも退職証明書の請求をすることはできるのでしょうか?
退職証明書は、基本的には退職後いつでも何度でも発行してもらうことができますよ。ただし、退職から2年が経過すると退職証明書の請求権が時効となり消滅するので、それ以降は発行できなくなります。

紛らわしいので要注意!知っておきたい退職関連書類の正しい用途

退職証明書に離職票、離職証明書など、退職関連の書類には様々なものがあるので混同してしまいがちです。

しかし実際には、それぞれの書類が少しずつ異なる役割を持っており、代用できる部分もあれば、できない部分もあります。

退職証明書が必要な状況であれば、他の書類で代用することを考えるよりも、多少手間がかかっても退職証明書を用意した方がスムーズに進められる可能性が高いのです。

退職、そして転職というバタバタしがちな時だからこそ、それぞれの書類の役割や用途を正しく理解して、必要なタイミングで使うことができるように準備をしておくことが大切です。