職務経歴書に適切な枚数は2枚！まとめるときはクリップがおすすめ
転職活動を始める上で必要な「職務経歴書」。
職務経歴書とは、応募先の企業に必要な人材だと思ってもらえるよう、自分をアピールするための書類です。これまでの職務経験や得意なスキル、志望動機などを詳細に書いて、履歴書と一緒に企業へ提出します。
履歴書だけではわからない詳細な内容が記載される職務経歴書は、書類選考においても大きな比重を担っているのです。
しかし、それだけ重要な書類だからこそ「枚数はどれくらいが適切なのか」「どういった状態で提出すればいいのか」と頭を悩ませる人も。
職務経歴書として望ましい枚数は2枚です。A4用紙で準備し、クリップで留めて提出しましょう。
この記事では、職務経歴書に枚数ごとのメリットやデメリット、2枚でまとめるためのポイントと注意点、そしてクリップでまとめるのがオススメな理由について紹介します。
職務経歴書の枚数は2枚がベスト！多くても3枚までがオススメな理由
職務経歴書の枚数に制限はありません。しかし「何枚でもいい」と言われると、枚数を決められず、困ってしまいますよね。
職務経歴書は2枚が最適です。
しかし書くことがないのに枚数を増やすくらいなら、1枚に。逆に無理矢理2枚に収めて折角のアピールポイントを書き損ねるくらいなら、3枚にしたほうがいいです。
ただ職務経歴書を1枚～3枚で書くなら、まずはそれぞれの注意点を知っておくべき。
次の項目から、それぞれの枚数のメリットとデメリットを見ていきましょう。
職務経歴書の枚数を無理に増やすなら1枚に！しかしPR不足には注意
職務経歴書を1枚にするメリットは、簡潔にまとめられること。
転職回数や前職までの経験が少ない場合、職務経歴書2枚分の内容が書けないことも。そういった人の場合、職務経歴書が1枚になる可能性があります。
だからといって、自分の転職回数や経験を振り返って「職務経歴書は1枚でいいも大丈夫」と安心するのはまだ早いです。職務経歴書を1枚で提出することのデメリットも。
ボリュームが少なくなることで、志望動機や自己PRを十分に伝えることができず、「熱意が足りない」という印象を与えかねないのです。
職務経歴書が1枚になってしまう場合は、自分の業務や詳細など、できるだけ詳しく書きましょう。相手の興味をひくような書き方や、印象に残るような書き方をするのもひとつの手です。
職務経歴書の枚数は2枚が最適！無理矢理引き延ばして書くのはNG
書類選考が行われる場合は特に、職務経歴書の枚数が多くなると採用担当者の負担も大きくなってしまいます。
そのため職務経歴書の枚数は、多すぎず少なすぎない2枚がベスト。
「わかりやすく簡潔にまとめられていて、ビジネススキルや志望動機が伝わってくるか」を見て、「まとめる力」をチェックする採用担当者も多いんですよ。
これほど極端ではなくても、2枚目の半分近くかそれ以上は書いておいてほしいものです。
職務経歴書は、「内容が足りないから」と無理にだらだら書くのもNG。
なぜなら「まとめる力」と同様に、「文章力」も見られているから。もちろんそれが全てではありませんが、書類選考においては、「文章力」や「まとめる力」で差をつけられてしまうこともあるんですよ。
職務経歴書の枚数は3枚以上になると多すぎる！専門職なら3枚まで
応募人数が多くなれば、採用担当者が職務経歴書に目を通す時間も減ります。そのうえ職務経歴書の枚数が多くなると、せっかくの内容が記憶に残らないことも。
そのため職務経歴書の枚数が3枚以上、特に奇数になるのは得策ではありません。
採用担当者の負担になるだけでなく、企業側が応募書類の保管がしづらいという理由もあります。職務経歴書は複数になる場合、2枚を1枚の用紙に縮小印刷して保管する企業も多いんです。
しかしSE（システムエンジニア）などの専門職の場合は、職務経歴書2枚以下では業務内容や経験を書ききれないことも。
プロジェクトの主導や開発内容など、専門職特有の実績の詳細を記載する場合はどうしても枚数が多くなってしまいます。
そのためSEなど専門職の求人に応募するなら、職務経歴書は3枚までが許容範囲です。
職務経歴書を上手く2枚でまとめるために気を付ける3つのポイント
職務経歴書の枚数は、2枚が最適な理由は先ほど説明しました。職務経歴書にまとめる主な内容は次のとおり。
- 職務概要
- 職務経歴
- 資格
- パソコンスキル
- 自己PR
- 志望動機
これらを2枚にまとめるためには、どのようなことを意識すると良いのでしょうか。職務経歴書の枚数を2枚で収めるために気を付けるポイントは、次のとおりです。
次の項目から、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
職務履歴書を2枚に収めるポイント1、職務経歴はシンプルにまとめる
「異動が定期的にあった」「転職回数が多い」という人は、職務経歴が長くなりやすいです。
職務経歴が長くなればその分読みづらくなりますし、印象が悪くなってしまう可能性もあります。
そのため職務経歴は、自己PRに繋がるような異動や転職など重要なものだけを抜粋し、簡潔にまとめるのがオススメです。
職務経歴書を2枚に収めるポイント2、自己PR・志望動機に注力する
転職が初めてで職歴が短い人は特に、職務経歴書が1枚で終わってしまうというケースも。
しかし採用担当者は職務経歴書を見て、応募者が「どんな人で」「何ができて」「何をしたいと思っているのか」を判断し、書類選考を行います。
その人が自分の会社で働けるかどうかが判断されるわけですから、職務経歴書では自己PRや志望動機が重要な項目です。
「その企業にどのように貢献できるのか」「その企業でどのようなことをしたいのか」など、自分を最大限アピールしましょう。
やりたいことがその会社になければ、自己PRや志望動機の書きようがありません。そのため、応募先がどのような会社なのか、しっかりと研究しておきましょう。
自己PRの書き方について詳しくは、次の記事で解説しています。
また志望動機といえば、履歴書にも書く欄がありますよね。次の記事で正しい書き分けや書き方を解説していますので、ぜひ読んでみてください。
職務経歴書を2枚に収めるポイント3、行間や文字は見やすさを重視
職務経歴書の枚数をどうにか2枚にするために、文字を大きくしたり余白や行間を余分に空けたりしたくなる人もいますよね。
反対に、長い職務経歴書をなんとか2枚に収めるために、文字や行間を小さくしようと考える人もいるのではないでしょうか。
しかし文字のサイズや行間・余白などを変えることで、読みづらくなることも。
文字サイズや余白などは、職務経歴書に最適なものにしましょう。次の表のとおりに設定すると、読みやすいですよ。
| 設定項目 | 適切な設定内容 |
|---|---|
| 文字数×行数 | 40文字×40行程度 |
| 余白 | 上：20㎜～35㎜程度 下：20㎜～30㎜程度 左右：20㎜～30㎜程度 |
| 文字の大きさ | タイトル：14pt～18pt 本文：10pt～12pt |
| 文字のフォント | MS明朝／MSゴシック |
上の表の範囲内で調整して、2枚になるようにしましょう。
こういった書式の設定もあわせて、職務経歴書はパソコンで作るのがオススメです。詳しくは次の記事を読んでみてくださいね。
職務経歴書をまとめる時はクリップで！ホッチキスがダメな理由とは
職務経歴書が2枚以上になったら、それをまとめる作業が必要です。紙をまとめる文具にはホッチキスやクリップがありますが、職務経歴書の場合、ホッチキスはNG。
職務経歴書をまとめる時は、クリップがおすすめです。
ホッチキスは一度留めたら紙が破れない限り、なかなか外れません。職務経歴書では、それがデメリットとなってしまうんです。
そのまま保管するにしても、ホッチキス部分だけが分厚くなってしまうため、ファイリングしづらくなってしまいます。
これらの理由から、職務経歴書を留める場合はクリップが良いとされています。
クリップで留めておけば、コピーや保管の際にも簡単に外すことができますし、必要があれば付けることもできます。
うっかりホッチキスを使ってしまったら、企業には悪い印象を持たれてしまうんですか？
こちらは応募書類一通でも、受け取る側は同じ作業を何十回もしなければならないことがあるというのは、頭に入れておきましょう。
職務経歴書はA4で2枚にまとめて、クリップで留めるのがオススメ！
履歴書では学歴や職歴など概要しか書かれませんが、職務経歴書には自分の経歴や志望動機、自己PRなど、採用の可否を分ける重要な内容が記載されます。
応募者が多い企業は、書類選考を行います。書類選考を通過するには、内容はもちろん、長さや読みやすさも大切です。
過不足なく情報ややる気を伝えるためには、A4用紙に2枚が最適。文字や余白も大きすぎず小さすぎず、適切なサイズでA4・2枚に収めましょう。
そうして完成した職務経歴書は、ホッチキスではなく取り扱いやすいクリップで綴じて送付すれば完璧です。このような小さな配慮がアピールになることもありますから、ぜひ覚えておいてくださいね。
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