退職の挨拶への返信文例と基本マナー【社外・社内、ケース別に紹介】
上司や取引先の人、遠くの拠点にいる同僚などから突然届くこともある「退職の挨拶メール」。
届いたメールにはきちんと返信しておきたいけど、どう書けばいいかわからない、という人も多いのではないでしょうか。
また、中には返信しなくても問題ないケースもあります。
この記事では、退職メールに返信したほうが良いケースや返信のタイミング、返信する文面などのマナーのポイントを、例文を交えて紹介します。
退職メールが来たときどうするべき？「退職メール」へのギモン
まずは「退職の挨拶メール」が来たときに「ここはどうすればいい？」と悩むポイントについて、疑問を解決していきましょう。
ポイントを知っておけば、メールの返信での失敗もぐっと減らせるはずです。
「退職メールは必ず返信すべき？」相手によってはしなくて問題ないことも
大きな会社であればあるほど、「ほとんど知らない」という人からも退職の挨拶メールが届くことがあり、返信すべきか悩むこともありますよね。
退職の挨拶メールには、必ずしも返信しなければならない、というわけではありません。
しかし、次のいずれかの場合は返信しておきましょう。
- 自分個人あてにメールが届いた場合
- 同じ部署や同僚など、自分と親しい人の場合
- 取引先など、退職者の退職後も自社と関係が続く人が退職した場合
もちろん、自分が返信したいと思えば相手が誰でも返信してあげてくださいね。
後々になって仕事上でメリットがあるかもしれませんし、人脈を作っておくことで世界も広がります。
一方、社内のイントラネットなどを使って、退職者から全社員あてに挨拶のメッセージが届くこともあれば、全社員個別にメールが届くこともありますよね。
個人向けでなく全体に向けての文面や、明らかに形だけの文面で、相手が自分のことを認識していなそうな場合は返信しなくても問題ないでしょう。
「お世話になりました」を使うのは不自然ではありません。
退職メールに返信するタイミングって？
メールの返信そのものは「メールを読んだらできるだけ早く」しましょう。
これは一般的なメールと同じマナーです。
特に「退職」というデリケートな内容なので、早ければ早いほど、感謝やねぎらい、残念な気持ちも伝わりますし、相手の印象もよくなります。
送った本人も、誰からも返信が届かないと居心地の悪さや不安を感じてしまうでしょう。
また、送られてきたのが退職日当日の場合、早く返信しないと時間的に間に合わず、せっかく返信したメールを読んでもらえない可能性も高いです。
退職メールに書くべきこと、書かない方がいいことは？
凝った文章や模範的な文章でなくても、「お世話になりました、ありがとうございました」という気持ちが伝われば十分です。
逆に、特別親しい間柄ではない場合、次のような話題は避けましょう。
- 退職理由について
- 転職先について
- その他プライベートなことについて
退職理由にはデリケートな事情もあり得るので「なぜ退職されてしまうんですか？」などダイレクトに聞いてしまうのはNGです。
理由を伝えたければ、その返信にでも相手が入れてくれるはず。自分からは聞かないのがマナーです。
退職するという事実に対して残念な気持ちを書くだけにとどめておきましょう。
また、転職が理由で退職するとわかっている場合でも、転職先の企業名などを尋ねるのはNGです。答えたくない、という人も多いので、答えに困ってしまいます。
プライベートなことについては、相手との関わり方にもよりますが、退職事情を根掘り葉掘り聞いたり、相手が人に知られたくないようなことを書くのは避けるべし。
それに会社のメールは、社内のPC管理担当者などに見られるおそれもあるのです。
プライベートの深い話は、社内アドレスを使わずプライベートでやりとりするのが無難です。
では、実際にどう書けばいいのか、次の章から例文を紹介していきます。
取引先など「社外の人が退職する場合」の返信メールはこう書こう！
もっとも難しいのは、社外の人に対するメールですよね。何より礼儀やマナーをわきまえた内容でなくてはなりません。
取引先など社外の人から退職メールが届いた場合の返信メールの例文を、ポイントとともに見ていきましょう。
「定年退職する人」への例文と、「それ以外（一般的）の人」の2パターンを用意しました。
まずは一般的な例から。
社外向け：転職など自己都合の退職でオールマイティに使える例文
目上の人や取引先の人には、次のような文面にするのがおすすめです。
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△でございます。
このたびは、お忙しい中ご丁寧なご挨拶をいただき、誠にありがとうございました。
ご退職なされるとのこと、はじめてお伺いし、大変驚いている次第です。
〇〇様にはこれまで本当にお世話になりました。
トラブルが起きたときにはいつも助けていただきましたし、ご無理を聞いてくださったことも多く、感謝の言葉もありません。
ご一緒にお仕事ができなくなるのは誠に残念ではございますが、
〇〇様の今後のさらなるご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
またお目にかかる機会がありましたらうれしく存じます。
寒い日が続きますが、どうぞご自愛ください。
———————–
署名
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仕事上の具体的なエピソードを加えると、より親しみが出て喜んでもらえますが、相手のところには多数の返信メールが届く可能性が高いです。長くなりすぎないように気をつけてください。
退職理由を聞いている場合は、「新天地でもきっとご活躍されると確信しています（転職の場合）」「しばらくはゆっくりご静養なさってください（体調不良の場合）」など、軽く触れてもよいでしょう。
もっとフランクな言葉で感謝や応援の気持ちを伝えてもかまいませんよ。
退職理由が定年の場合に使える例文
取引先の人が定年退職する場合もあります。その場合は次のような内容がおすすめです。
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の△△でございます。
この度は無事ご定年の日を迎えられましたこと、心よりお慶び申し上げます。
お忙しい中、私にまでご挨拶を頂きありがとうございました。
〇〇様には仕事に対する考え方や人との接し方など沢山の事を教えていただきました。
他社の人間である私にまでご厚情を賜りましたこと、
いくら感謝してもしきれない程でございます。
ご退職は大変寂しくもございますが、今後も充実した日々をお過ごしになることと存じます。
ますますのご健勝をお祈りいたしております。
まだ寒い日が続きそうですので、くれぐれもご自愛くださいませ。
ありがとうございました。
———————–
署名
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こちらも「この知識が役立った」「勉強になった」「お世話になった」などの具体的なエピソードがあれば加えていきましょう。
退職後の健康を気づかう文章を入れることは大切なポイントですが、「年寄り扱い」と受け取られることのないように気をつけてください。
「ご苦労さまでした」「頑張ってください」なども、年下や目下からでは失礼に受け取られますので避けましょう。
定年を迎える年齢の人には、これまでの功績を称えるような内容と感謝の気持ちを伝えるのがおすすめ。プライドを傷つけるような文言は厳禁です。
同僚など「社内の人が退職する場合」の返信メールはこう書こう！
続いて、社内での退職メールへの返信の例文を見ていきましょう。
基本的には社外の方への返信と大きく変わる部分はありませんが、同じ会社の人間ということで、やや「身内」のような感覚もあるでしょう。
ですから、社外向けよりは少しくだけた文章でも問題ありません。
退職理由が転職・結婚など一般的に使える返信メール例文
社内で上司から部下に退職挨拶メールを送るケースはあまりないと思うので、ここではより具体的に、離れた部署にいる先輩社員に返すメールの例文を載せておきます。
退職理由は転職と仮定します。
〇〇さま
メール、ありがとうございました。
以前から伺ってはいましたが、今日でご退職とのこと、なんだかあっという間だった気がします。
これまで本当におつかれさまでした。
直接お会いする機会はなくて残念でしたが、電話ではいつもお世話になりました。
お忙しいときでも丁寧に対応してくださって、とてもありがたかったです。
新しい会社に行かれても、どうかお元気で、ますますご活躍ください。
本当にありがとうございました。
———————–
署名
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仲のよかった人なら、「とうとうこの日が来てしまったんですね」「寂しいです」「残念です」となどの言葉を盛り込んでもOKです。
退職を知らされていなかった場合は、「退職されるなんて今日まで知らなくて、正直まだ実感が湧きません・・・。」など正直に書いてもかまいません。ただ「責める」ことにならないよう気をつけましょう。
もし、退職の理由が出産や結婚などおめでたいことであれば、それも内容に加えてください。
知っているのに触れないのは不自然で、祝う気持ちがないとも受け取られかねません。
結婚する女性がすべて出産を望んでいる、または可能なわけではありませんし、妊婦さんでも出産への不安などから神経質になってしまう人がいるからです。
結婚で退職する人に「早く赤ちゃんを」と言うのは、言われる本人にとって精神的な苦痛や大きなプレッシャーとなることも。
妊娠中の人にも「健康な赤ちゃんを」ではなく「元気な赤ちゃんを」としたり、「がんばって」を避けたりといった配慮をしてください。
退職理由が定年退職の人に送る返信メール例文
続いては、社内で定年退職となった人に送るメールの例文です。
目上の人なので敬語など丁寧に書くことは必須ですが、「お仲間」としての親しみも込めるのがおすすめ。
相手によっては、馴れ馴れしい＝失礼と感じる人もいるので、普段の関係性に合わせた文面にしましょう。
ここでは、より親しみのある相手への例を挙げておきます。
〇〇さん、この度ご定年を迎えられたこと、心よりお祝い申し上げます。
長い間、本当におつかれさまでした。
〇〇さんが今年で定年退職されるということは知ってはいたものの、
いざその日が来てしまうと、やはり寂しい気持ちでいっぱいです。
いつも親切にしていただき、またたくさんのことを教えていただき、感謝しています。
飲みの席にもよく連れて行ってくださって、楽しかったですし、仕事以外のこともいろいろと勉強にもなりました。
ご退職後は旅行など趣味を楽しむ時間も持てそうでしょうか？
〇〇さんのことですから、新たなご活躍の場もいくらでもありそうです。
よろしければ、またオフィスへも遊びにきてください。
寒い日が続きますが、お身体にはくれぐれも気をつけて。
ありがとうございました。
———————–
署名
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親しい間柄なら、プライベートな話題を出したり、退職後の付き合いについて触れたりするのもよいでしょう。
気をつけるべき言い回しや、退職する人に贈るメッセージについては、こちらの記事もせひ参考にしてください。
退職メールがきたらなるべくすぐに返信を！例文を参考に気持ちを伝えましょう
相手がどんな人・シチュエーションであれ、「その人が辞めることへの残念な気持ち」「お世話になったことへのお礼」「新しいステージに向かう退職者への応援」の3つで構成すればOKです。
失敗した過去など嫌な思い出を蒸し返したり、退職理由を根掘り葉掘り聞いたりするのは厳禁です。
「この人とはどんな思い出があったかな」と振り返りながら、退職する人へのエールとなる返信メールを送ってくださいね。
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