退職願や退職届の正しい書き方とは?違いやマナーをわかりやすく解説!

会社を退職するうえで避けて通れないのが、退職届や退職願の提出です。ずっと会社を辞めたくて、提出できる日を楽しみにしていたという人もいるかもしれません。

しかし、実際に作成する機会がほとんどない書類だけに、いざ書くとなると、そもそも退職届と退職願、どちらが適切なのか、はたまた辞表という形式にするものなのか?そして書き上げたものはいつ提出するべきなのか?など、わからないことは多いでしょう。

そこでここでは、退職届と退職願の違いやそれぞれの書類の正しい書き方、そして提出のタイミングなど、基本的なマナーについて、詳しく解説していきたいと思います。

退職届・退職願・辞表の違いと正しい使い分け方

退職届と退職願は字面が似ているので混同されてしまいがちですが、実際には全く意義が異なります。

また、辞表と退職届が同一視されているケースもありますが、こちらも全くの別物です。

まずは退職届と退職願、そして辞表の3つの退職関連の書式の違いを説明しましょう。

退職届

労働者が一方的に雇用契約を解除する『自主退職』の意思表示をするための書式。会社の合意の有無にかかわらず退職するという通告になる。原則として、提出後の撤回は不可。

退職願

労働者と企業が合意のうえで雇用契約を解除する『合意解約』の形での退職を願い出るための書式。会社との合意が成立するまでは、原則として撤回可能。

辞表

経営者、あるいは執行役員など一定以上の役職にあり一般社員とは雇用の形式が異なる立場の人が退職の意思表示をするための書式。
ただし公務員の場合は、一般職員でも退職届の代わりに辞表を提出する。

以上のような違いがあることから、一般的には自分から会社を辞めるという意思表示をする際には、退職届か退職願のいずれかを提出することになります。

退職届よりも退職願の方が、お互いの合意の上に成立するものなので円満退社に至りやすいですが、『誰が何と言おうとこの日に絶対辞めてやる』という強い意志があるのであれば、より効力のある退職届の方が適切です。

ただし会社によっては、手続き上、解雇や退職勧奨など会社都合での退職の場合でも退職届の提出を求められるケースも少なからずあります。

退職願なら会社が合意するまでは撤回もできるんですね。それなら、退職に少し迷いがあるときは退職願を出せばいいんですね。
確かに理屈としてはそうですが、一度は退職の意思表示をしておいて、それを撤回して職場に残るというのは容易なことではありませんよ。できれば、退職届にせよ退職願にせよ、撤回はしないことが望ましいですね。

退職届と退職願、どう書き分ける?正しい書き方のマナー

退職届と退職願は、いずれも手書きで作成するのが基本です。用紙のサイズの決まりは特にないので、一般的なA4もしくはB5の白紙(罫線ありでも可)を選べばよいでしょう。

書式は原則として縦書きですが、横書きでも問題ありません。書き方や記入するべき文言はほぼ決まっています。ここでは横書きの場合のそれぞれの例文を紹介しましょう。

退職届
                 平成○○年〇月○日

株式会社○○
代表取締役社長○○殿

                              ○○部○○課
                               名前(印)
                          
                                    私事

このたび、一身上の都合により、来る平成○○年〇月○日を持ちまして退職いたします。

                                   以上

退職願
                 平成○○年〇月○日

株式会社○○
代表取締役社長○○殿

                              ○○部○○課
                               名前(印)
                          
                                    私事

このたび、一身上の都合により、来る平成○○年〇月○日を持ちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

                                   以上

なお、縦書きの場合には、日付、宛名、自分の名前が本文の後になります。

退職届と退職願、いずれの場合にも、退職理由を細かく記載する必要は基本的にはありません。特に完全なる自己都合の場合は、基本的にすべて『一身上の都合』で済ませることができます。

会社によっては、すでにフォーマットが用意されているところもあるので、その場合はそれに従って作成すればよいでしょう。

本来は不必要?会社都合の退職届の注意点

上の方で、会社都合での退職の場合にも退職届の提出を求められることがあるとお伝えしましたが、この場合、退職届の書き方には注意が必要です。

というのは、会社都合の退職でも退職理由を『一身上の都合』としてしまうと、自己都合での退職として扱われてしまう可能性が高くなるからです。

自己都合扱いでの退職になると、退職金の額などに影響が出る恐れがありますし、退職届の退職理由がそのまま離職票などに反映されてしまって、失業給付金の受給までに3か月の待機期間を設けなければならなくなることもあり得ます。

会社都合の退職の場合は、退職理由は『退職勧奨により』『希望退職に応じて』などと言うように、具体的な退職理由を簡潔に明記するようにしましょう。

もし会社側から、『一身上の都合により』『自己都合により』などと書くように指示されても、それに従ってはいけません。

そもそも、本来であれば退職届が必要になるのは自主退職の場合のみであり、会社都合の退職で退職届の提出を求めること自体がルールに反していると言えます。

場合によっては、安易に言われた通り退職届を提出するのではなく、逆に会社の方に、解雇通知書などの会社都合の退職であると証明できる書類を要求した方が良いケースもあります。

会社が指示通りに書くようにと圧力をかけてきたりして、どう対応すればよいのかわからなくなってしまったときには、書類を提出する前に一度、最寄りの労働相談窓口に問い合わせてみましょう。

セクハラやパワハラが原因の退職、『一身上の都合』でいいの?

結果として自主退職という形になるケースの中でも、セクハラやパワハラなどの辞めざるを得ない理由がある場合、会社都合退職の扱いになることも少なからずあります。

ただ、この場合でも自主退職だからと退職届や退職願に『一身上の都合』と退職理由を描いてしまうと、ハローワークでは自己都合扱いの退職になってしまう可能性が高いのです。

したがって、このようなケースでも、基本の例文通りに、あるいは会社の指示通りに退職届や退職願を作成するべきではありません。その前に、自分が受けたハラスメント行為について労働相談窓口に一度問い合わせ、判断を仰ぐようにしてください。

労働者側の立場にたって、適切な退職理由の書き方や会社への対応を教えてくれるはずです。

会社都合の退職なのに、一身上の都合と書くと離職票まで自己都合扱いになってしまうんですね。後からハローワークで退職理由を訂正することはできないんでしょうか?
残念ながら、一度確定した離職理由を覆すことはとても難しいのです。最終的には会社側が退職理由の間違いと訂正を認める必要があるのですが、おそらくほとんどの場合は認められないでしょうね。

退職届や退職願はいつ渡すべき?適切なタイミングとは

退職届や退職願の書き方が分かったところで、気になるのは職場で渡すタイミングですよね。このような退職の意思表示をする書類は、退職したい日のどのくらい前に提出するべきなのでしょうか?

基本的には、会社によって退職をどのくらいの時期に知らせるべきかという、いわゆる予告期間に関しては、個々の取り決めがある可能性が高いので、まずは就業規則を確認しましょう。

特に予告期間の取り決めがない場合は、民法において予告期間の定めがあるので、それに従えばよいでしょう。

民法上、正社員のような雇用期間の期限がない雇用契約の場合、退職の意思表示をした日から2週間たてば、会社側の合意の有無にかかわらず退職が可能になるとされています。

ただし、月給制や年俸制など期間によって報酬が取り決められている場合、その前の期の前半(月給制なら前月の前半)には退職の意思表示をしなければならないので、注意しましょう。

なお、ある日いきなり退職届や退職願を提出するのではなく、事前に口頭で退職の意思を伝えたうえで手続きを進めていくのがマナーです。

退職することをギリギリまで公にしたくないのですが、退職届や退職願を所定の予告期間ぴったりになる日数計算で提出しても問題ありませんか?
基本的には、所定の予告期間を設ければ問題ありませんが、やはり直属の上司など退職に直接かかわる人には事前に口頭で伝えておく必要があるでしょう。また、退職願の場合、会社の合意がなければ成立しないものなので、多少は期間に余裕をみて渡す方が安心ですね。

退職届の間違いはトラブルのもと!正しい知識を身に着けよう

退職届と退職願は似ているようで全く違う意思表示をする書類ですし、会社都合の退職と自己都合の退職でもルールはかなり異なります。

退職届などの退職の手続きに関しては、正しい知識がないと思わぬ損をしてしまったり、会社とのトラブルになってしまうこともあるのです。

円満退社のため、そして自分自身の権利や立場を守るために、必要な知識はしっかり身に着けて退職に臨むようにしましょう。